Reglamento 404.04-1

11 de septiembre de 2019

SERVICIOS DE APOYO

Cierre de escuelas debido a condiciones peligrosas

 

I.                 Propósito

 

A.     El propósito de este reglamento es establecer procedimientos para las operaciones de las Escuelas Públicas del Condado de Prince William (PWCS) cuando se presentan condiciones climáticas peligrosas o mal tiempo. Este incluye procedimientos para el personal y designa qué empleados son necesarios para desempeñar trabajo imprescindible para la división escolar.

 

B.     Cuando, a juicio del superintendente general (superintendente), existan condiciones que sean peligrosas para la salud y seguridad de los estudiantes y empleados, el superintendente deberá tomar las medidas apropiadas que incluyen retrasar la hora para reportarse a trabajar para todos los grupos de empleados o:

1.       Retrasar el inicio de clases (dos horas más tarde para los estudiantes);

2.       Dejar salir a los empleados y/o estudiantes temprano de la escuela (cierre temprano);

3.       Cerrar la escuela todo el día (Código verde o Código rojo); o

4.       Tomar otra medida necesaria para salvaguardar la salud y bienestar de los estudiantes y empleados.

C.     En caso de que se tome alguna de las medidas antes mencionadas, el superintendente deberá hacer los ajustes apropiados en lo que respecta al sistema de transporte estudiantil y comunicar la información necesaria a los empleados, estudiantes, a sus padres y a la comunidad en general.


D.     En caso de que surjan condiciones peligrosas dentro de una escuela, los directores deberán tomar las medidas necesarias para salvaguardar la salud y bienestar de los estudiantes y empleados.


E.      La información sobre cierres de escuelas, aperturas demoradas o cierres antes de la hora de salida puede encontrarse en Twitter @PWCSNews, Facebook, la página web de PWCS, el canal PWCS TV, así como a través de correos electrónicos y mensajes de texto que se envían a los padres/tutores a los correos y números que hayan puesto en su información de contacto de emergencia. Se informará a los medios de comunicación tan pronto se tome la decisión. Los directores y el personal escolar son responsables de enterarse de la decisión a través de estas fuentes.

 

II.               Definiciones

 

A.     Permiso para tomarse el día feriado: Los empleados pueden solicitar aprobación para tomarse el día feriado en caso de alguna inclemencia del tiempo o emergencia similar que les impide reportarse a trabajar de manera segura o quedarse en el trabajo su horario completo cuando se declara Código verde, apertura demorada o salida antes de la hora. A los empleados se les cobrará vacaciones pagadas (es decir, tiempo de vacaciones anuales no pagadas, permiso compensatorio o personal) o tendrán vacaciones sin goce de haber. A los empleados que no sean elegibles para tener vacaciones anuales se les podría aprobar usar sus ausencias por enfermedad cuando entre en vigor el permiso para tomarse el día feriado (Ver Reglamento 542-9 Permiso para tomarse el día feriado).


B.     Empleado no exento: Empleado que no sea elegible para hacer horas extras o tiempo compensatorio por horas trabajadas físicamente sobre las 40 horas en una semana de trabajo, de conformidad con la Ley de Normas Laborables Justas (FLSA). En PWCS, los empleados no exentos son identificados como personal «clasificado» y están en el escalafón de pago del 1 al 11. Además, el personal temporal que trabaja por hora son empleados no exentos.


C.     Empleados que tienen que reportarse a trabajar a pesar del mal tiempo: Personal designado como crítico o esencial para las operaciones de la división escolar y que se requiere que trabajen independientemente de la existencia de una situación de emergencia o cierre de la división escolar.

 

D.     Pago durante el Código rojo: Los días que se declaran Código rojo y cuando se trabaja después de que se ha dejado salir a todo el personal por clima inclemente, un empleado no exento que tiene que trabajar o que se ha aprobado que trabaje deberá ganar tiempo y medio de la tarifa que el empleado gana regularmente por hora. Este pago es adicional al salario regular del empleado. La tarifa de tiempo y medio aplica a los días de Código rojo, independientemente de las horas trabajadas durante la semana de trabajo, al igual que a cualquier tiempo trabajado durante el evento climático (días no laborables que son una continuación del período de tiempo de Código rojo, según lo apruebe el superintendente o su delegado).

 

III.            Códigos para el personal 

Los siguientes códigos se usan para informar a los empleados si tienen que reportarse a trabajar cuando se presentan condiciones climáticas peligrosas o mal tiempo. La notificación se hace a los medios de comunicación, al mismo tiempo que se anuncia el cierre de escuelas. 

 

Código rojo

Las escuelas están cerradas para los estudiantes. Los empleados no se reportan a trabajar, a menos que se anuncie que los empleados que tienen que reportarse a trabajar a pesar del mal tiempo tienen que ir a trabajar.

Código verde

Las escuelas están cerradas para los estudiantes. Los empleados que tienen que trabajar a pesar del mal tiempo se reportan a trabajar a tiempo. Algunos empleados se reportan a trabajar una hora más tarde o a una hora específica, según lo indique el superintendente (Ver Anexo I). Entra en vigor el permiso para tomarse el día feriado

Apertura demorada de dos horas

Las escuelas abrirán dos horas más tarde. Los empleados que tienen que reportarse a trabajar a pesar del mal tiempo tienen que presentarse a trabajar a tiempo. Los maestros (escalafón de pago 12) y los empleados no exentos con contrato de menos de 250 días se reportan a trabajar dos horas más tarde. Los administradores y los empleados no exentos con contrato de 250 días se reportan a trabajar una hora más tarde. Algunos empleados de los servicios de Transporte deberán reportarse a trabajar una hora más tarde (ver detalles en la página 4). Entra el vigor el permiso para tomarse el día feriado.


A.    
Código rojo:

1.       Las escuelas están cerradas y se cancelan todas las actividades (diurnas y vespertinas). Los autobuses escolares no funcionarán. El Programa de Cuidado de Niños en Edad Escolar (SACC) no abrirá.


2.       Los empleados no deberán reportarse a trabajar. Algunos administradores y empleados, los específicamente designados como personal que tiene que reportarse a trabajar a pesar del mal tiempo, deberán reportase a trabajar a determinadas horas para desempeñar obligaciones esenciales, según lo dicte el evento.


3.       Todas las actividades no escolares (diurnas y vespertinas) se cancelan, lo que incluye el programa de Educación para Adultos, las clases de escuela nocturna y los programas recreacionales programados en los edificios escolares. El anuncio de la cancelación de las clases de Northern Virginia Community College (NVCC) es responsabilidad de la universidad.

 

4.          El Centro Acuático no necesariamente tiene que cerrar cuando hay Código rojo. La decisión de alternar el horario deberá publicarse en el sitio web del Centro Acuático.


B.     Código verde:

1.       Las escuelas están cerradas para los estudiantes y todas las actividades escolares (diurnas y vespertinas) están canceladas. El programa SACC no abrirá. Los autobuses escolares no funcionarán. Pueden hacerse raras excepciones para algunas actividades que no pueden reprogramarse cuando mejore el clima. Dichas excepciones deben ser aprobadas por el superintendente o el superintendente del nivel correspondiente.


2.       El personal que tiene que reportarse a trabajar a pesar del mal tiempo debe presentarse a trabajar a tiempo para desempeñar trabajo esencial, tal como la remoción de nieve.
 

3.       Todos los administradores (escalafón de pago 13 y más) y los empleados no exentos con contrato de 250 días deberán reportarse a trabajar una hora más tarde o a la hora específica que el superintendente haya indicado, o deberán comunicarse con su supervisor para solicitar el permiso apropiado para no ir a trabajar si no pueden reportarse a trabajar (Reglamento 542-9 Permiso para tomarse el día feriado).

 

4.       Todos los empleados que están en el escalafón de pago de maestros (escala de pago 12) y los empleados no exentos con contrato de menos de 250 días no deberán reportarse a trabajar.

 

5.       Todas las actividades no escolares (diurnas y vespertinas) están canceladas, lo que incluye las clases de Educación para Adultos, la escuela nocturna y los programas recreacionales en los edificios escolares. El anuncio de la cancelación de las clases de NVCC es responsabilidad de la universidad.

 

6.       El horario de funcionamiento del Centro Acuático deberá publicarse en el sitio web del centro.

 

C.     Apertura demorada de dos horas

1. El personal que tiene que reportarse a trabajar a pesar del mal tiempo (por ejemplo: personal de conserjería, trabajadores de instalaciones específicas y personal de mantenimiento de los autobuses) deberá presentarse a trabajar a la hora normal.

2. Los empleados de Servicios de Alimentos y Nutrición deberán reportarse a trabajar a tiempo. 

3. Todos los administradores (escalafón de pago 13 y superior) y los empleados no exentos con contrato de 250 días (escalafón de pago 11 e inferior) deberán reportarse a trabajar una hora más tarde o a la hora específica que el superintendente haya determinado o deberán comunicarse con su supervisor para solicitar el permiso correspondiente para ausentarse si no pueden presentarse a trabajar.

4. Los conductores de autobús, los asistentes de autobús, los encargados de rutas y los despachadores deberán presentarse a trabajar una hora más tarde.

5. Todos los demás empleados deberán presentarse a trabajar dos horas más tarde.

6. Se deberá ofrecer un desayuno simple. Se cancelan los paseos escolares. Los viajes de equipos deportivos pueden ser aprobados por el superintendente asociado del nivel correspondiente y por el director de servicios de transporte individualmente dependiendo de las condiciones de las carreteras.

7. Deberá servirse almuerzo.

8. Los padres/tutores no deben llevar a sus hijos a la escuela temprano cuando las escuelas abren más tarde porque es posible que los miembros del personal también lleguen tarde a la escuela.

9. Los centros SACC abrirán dos horas más tarde.\

10. El horario de funcionamiento del Centro Acuático deberá publicarse en el sitio web del centro.

11. Cuando el clima está muy malo, algunos padres/tutores pueden decidir si las carreteras y aceras en su área no son seguras para que sus hijos vayan a la escuela. En esos casos, los padres/tutores tienen la opción de no enviar a sus hijos a la escuela. Sin embargo, se espera que el estudiante se ponga al día en sus deberes. Además, el estudiante no recibirá penalidad académica y al estudiante se le anotará ausencia justificada.

 

D.     Salida antes de la hora

 1. Cierre una hora antes

a.  Los autobuses funcionan de manera regular. No habrá cambio en el horario para el programa preescolar de medio día.

b.  Se servirá almuerzo.

c.   Se cancelan los paseos escolares y los viajes de los equipos deportivos.

d.  El programa después de clases SACC no abrirá.

e.  Los maestros, los asistentes de maestros y los asistentes del centro de difusión de la biblioteca (empleados que tienen la principal responsabilidad de trabajar con los alumnos) pueden recibir permiso del director después de que los alumnos hayan salido de manera segura del edificio y terrenos escolares.

f.  El personal administrativo y todos los empleados no exentos deberán trabajar el horario normal de trabajo, a menos que el superintendente específicamente justifique que pueden salir.

g.  Se cancelan todas las actividades diurnas y vespertinas. El anuncio de la cancelación de las clases de NVCC es responsabilidad de la universidad.

h.  El superintendente se reserva el derecho de determinar la hora de cierre de la división escolar.

 

2. Cierre dos horas antes

a.  Los autobuses funcionan de manera regular. Si el anuncio de cierre se hace antes de la hora que los autobuses recogen a los alumnos del program preescolar de la tarde, la sesión de la tarde se cancela.

b.  El programa preescolar de la mañana y los alumnos del programa preescolar de día completo saldrán dos horas antes de su horario regular. No habrá programa preescolar de la tarde.

c.  Se cancelan los paseos escolares, a menos que ya hayan partido. Tiene que hacerse todo lo posible para que regresen. Las actividades de la tarde y el transporte en autobús de los deportistas se cancelan.

d.  El programa después de clases SACC no abrirá.

e.  Tiene que servirse almuerzo (en horario alterno, de ser necesario).

f.  Los maestros, los asistentes de maestros y los asistentes del centro de difusión de la biblioteca (empleados que tienen la principal responsabilidad de trabajar con los alumnos) pueden recibir permiso del director después de que los alumnos hayan salido de manera segura del edificio y terrenos escolares.

g.  El personal administrativo y todos los empleados no exentos deberán trabajar el horario normal de trabajo, a menos que el superintendente específicamente justifique que pueden salir.

h.  Todas las actividades no escolares (diurnas y vespertinas) se cancelan. El anuncio de la cancelación de las clases de NVCC es responsabilidad de la universidad.

i.  El superintendente se reserva el derecho de determinar la hora de cierre de la división escolar.

 

E.      Se cancelan las actividades después de clases y los programas vespertinos.

1. Algunas condiciones climáticas u otras situaciones pueden ocurrir después de que los alumnos hayan salido, pero por motivos de seguridad, todas las actividades después de clases y vespertinas pueden cancelarse. Cuando sucede esto, el programa SACC cerrará a las 5 p.m.

 

IV.           Teletrabajo

A.     Durante todas las situaciones de cierre por Código rojo y por Código verde, el personal docente puede de manera voluntaria decidir, pero no tiene obligación, usar el método de «teletrabajo» u otras estrategias de trabajo desde casa para ingresar datos, calificar trabajos de los alumnos o de otro modo complementar sus esfuerzos normales de trabajo (por el Reglamento 561-1 Teletrabajo). El tiempo que se pase trabajando desde casa es estrictamente voluntario y no deberá contar contra las horas contractuales de trabajo o de otra manera tiempo compensado.

 

B.     Como el personal no exento debe ser compensado por todo trabajo realizado a nombre de la división escolar, dicho personal tiene prohibido usar el método de «teletrabajo» u otras estrategias de trabajo desde casa sin la aprobación expresa de antemano de su supervisor. Ver Reglamento 561-1, Teletrabajo. A continuación, se enumeran más instrucciones especiales relacionadas con los cierres no programados o aperturas demoradas.

 

V.              Empleados que tienen que reportarse a trabajar a pesar del mal tiempo

A.     Los empleados que tienen que reportarse a trabajar a pesar del mal tiempo son miembros del personal que han sido declarados empleados importantes o esenciales para las operaciones de la división escolar y cuya presencia es indispensable independientemente de la existencia de una condición de emergencia o de un cierre de la división escolar, y cuya ausencia de su puesto de trabajo podría poner en peligro la seguridad o bienestar de la división escolar y/o de las instalaciones.

 

Los cargos comunes que garantizan la seguridad de nuestros estudiantes, empleados y de la división escolar incluyen: (el asterisco (*) denota “según sea necesario”)

 

1.          Personal de la Oficina de la Superintendencia*

2.          Administradores de escuelas/oficina central*

3.          Conserjes de escuelas/oficina central*

4.          Empleados de las instalaciones

5.          Personal de la Oficina de Servicios de Alimentos y Nutrición (cuando las escuelas abren tarde)

6.          Ciertos empleados de los Servicios de Transporte*

7.          Ciertos empleados de almacenes*

8.          Patrullero de seguridad escolar

9.          Policía de seguridad escolar*

10.      Policía de seguridad de la comunidad*

 

B.     Los administradores escolares y los directores de departamentos serán responsables de garantizar que dichas personas sepan, de antemano y antes de cualquier condición climática inclemente, que han sido identificadas como empleados que tienen que reportarse a trabajar a pesar del mal tiempo para que la división escolar tenga un buen funcionamiento.

 

C.     Aunque este reglamento proporciona las pautas para la identificación de los empleados que tienen que reportarse a trabajar a pesar del mal tiempo, el superintendente, los superintendentes asociados y los directores tienen la última palabra para añadir o retirar a personal de esta lista debido a necesidades operativas extenuantes, circunstancias no previsibles u otros asuntos de importancia que ameritan justificación.


D.     Los empleados que tienen que reportarse a trabajar a pesar del mal tiempo y no se presentan a trabajar en situaciones de clima inclemente (a menos que se le haya aprobado su permiso para ausentarse) pueden estar sujetos a una medida disciplinaria.

 

E.      Todos los empleados asignados a la Oficina de Servicio de Instalaciones pueden ser declarados personal que tiene que reportarse a trabajar a pesar del mal tiempo. Se decide y se aprueba quiénes son los empleados que tienen que reportarse a trabajar a pesar del mal tiempo basándose en una lista de empleados capacitados para desempeñar funciones de emergencia en toda la división escolar. La lista se determina antes del inicio de cada año fiscal y se notifica al personal por escrito.

 

VI.              Empleados del segundo turno

 

Las siguientes instrucciones corresponde a conserjes y otros empleados del segundo turno que se quedan en los edificios escolares en la noche después de un día lectivo regular:


1.       Cuando el clima comienza a empeorar después de un día lectivo regular, y para la seguridad del empleado, el superintendente puede autorizar que los conserjes y cualquier otro empleado de segundo turno salgan temprano debido a las condiciones climáticas peligrosas e inclementes. A una hora específica de cierre, el superintendente o su delegado deberá especificar a qué hora se dará la salida temprana.

 

2.       La escuela y el personal de conserjería, antes de salir, deberán hacer todo lo posible para estar preparados para la apertura del edificio al día siguiente.

 

3.       Las horas deberán acreditarse en el sistema de horas y asistencia de la división escolar para completar el turno del empleado por el cierre temprano.


4.       Los empleados no exentos que tienen que reportarse a trabajar a pesar del mal tiempo, que trabajan después de un cierre por mal tiempo, deberán ser compensados por su día regular de trabajo (independientemente de las horas trabajadas) y deberán recibir una tarifa igual a tiempo y medio de su tarifa regular de pago por las horas trabajadas después del horario de cierre designado.

 

VII.         Sistema de horas y asistencia de la división escolar

La división escolar, a su discreción, tiene la autoridad para determinar cómo fijar tiempo cuando el sistema escolar cierra o abre tarde debido a condiciones climáticas inclementes. Se usarán las siguientes pautas:

 

A.     Los empleados (no exentos) que trabajan por hora, que han sido designados como empleados que tienen que reportarse a trabajar a pesar del mal tiempo, y que trabajan durante los cierres de escuelas por mal tiempo deben marcar hora de ingreso y de salida en el sistema de horas y asistencia de la división escolar. Las horas trabajadas durante los cierres por Código rojo deberán ser pagadas a una tarifa igual a la de tiempo y medio de la tarifa de pago regular. Las horas trabajadas cuando se declara Código verde se pagan a la tarifa regular del empleado, sin compensación adicional por reportarse a trabajar.


B.     Un empleado que no ha completado su horario de trabajo programado cuando la división escolar cierra deberá recibir crédito por el resto del día debido a que la división escolar estuvo cerrada cuando el empleado tenía que trabajar.

 

C.     Si a un empleado se le ha aprobado tiempo para ausentarse y la división escolar cierra debido a una emergencia (Código rojo o Código verde), el empleado deberá recibir crédito desde las horas que le fueron otorgadas por el cierre de emergencia hasta el día laborable del empleado, según se define en el registro de planilla de pago, con el ajuste correspondiente al balance de las vacaciones del empleado.


D.     Cuando un empleado tiene programado asistir a una conferencia (por ejemplo: presentar o asistir a una capacitación) en un día que se declara Código rojo o Código verde, la asistencia queda a discreción del empleado y del supervisor del empleado. No deberá pagarse compensación adicional sobre la tarifa regular de pago.

 

VIII.       Reunión de la Junta Escolar

A.     En caso de que haya mal tiempo u otra circunstancia de emergencia, que resulte en que el superintendente declare cierre antes de la hora o cierre de escuelas, el actuario de la Junta Escolar deberá iniciar una votación de los miembros de la Junta Escolar para determinar si se debe cancelar la reunión o posponer de conformidad con los procedimientos establecidos en la Normativa 137, Votación de la Junta Escolar del Condado de Prince William.


B.      Si la Junta Escolar decide llevar a cabo la reunión cuando se declara Código rojo o después de una salida antes de la hora, el superintendente deberá determinar qué empleados se reportarán, teniendo en cuenta la seguridad de los empleados.

 

IX.              Toma de decisiones y comunicación

 

A.     La decisión de abrir las escuelas más tarde, cerrar las escuelas cuando se declara Código verde o Código rojo, o de dejar salir a los estudiantes antes de la hora la tiene el superintendente o en su ausencia su delegado.


B.     La decisión de cerrar las escuelas cuando se declara Código verde o Código rojo todo el día debido a las condiciones adversas de las carreteras deberá basarse en la recomendación del director de Servicios de Transporte y del superintendente asociado de Servicios de Apoyo.


C.     Los directores o administradores que tienen motivos para querer que se cierre una o más escuelas debido a condiciones adversas deben presentar la recomendación al superintendente asociado del nivel correspondiente. El superintendente asociado del nivel correspondiente deberá hacer la recomendación al superintendente (o a su delegado) en consulta con el superintendente asociado de Servicios de Apoyo y el superintendente asociado de Recursos Humanos. El superintendente (o su delegado) deberán tomar la decisión final.

 

D.   A pesar de que los directores y los supervisores correspondientes son responsables por la salud y bienestar del personal y por la protección de la propiedad durante emergencias, el uso de tiempo extra/tiempo compensatorio para empleados clasificados debería restringirse a una cantidad mínima requerida para encargarse de situaciones de emergencia.


E.   La decisión de cerrar las escuelas todo el día bajo el Código verde y Código rojo o para retrasar el inicio de clases deberá hacerse con la mayor anticipación posible. Excepto en circunstancias inusuales que demandan tomar medidas de emergencia, la decisión deberá hacerse la noche anterior, o a más tardar a las 4:30 a.m. la mañana del cierre o apertura demorada. Esto permitirá que superintendente asociado de Comunicaciones (o su delegado) notifique con anticipación a los padres/tutores, personal y estudiantes.

 

F. El cierre antes de la hora de las escuelas que están en sesión deberá anunciarla el superintendente asociado de Comunicaciones y Servicios Tecnológicos o su delegado a los medios de comunicación. El mensaje deberá también ser transmitido por los empleados de la oficina central a las escuelas y al personal de los departamentos a través de la red telefónica y correos electrónicos.


G. Cuando las escuelas tengan que cerrar antes de la hora por motivos que no son evidentes para el público en general, por ejemplo, fallas de fluido eléctrico o cortes de agua en una escuela específica, es responsabilidad de los directores tener un sistema de alerta, tal como una llamada automatizada/correo electrónico preparado para notificar a los padres y proveedores de cuidado de niños. Este proceso es particularmente importante para los estudiantes de primaria.

 

IX. Excepciones 

El superintendente se reserva el derecho de hacer excepciones a este reglamento según lo considere apropiado. 



El superintendente asociado de Servicios de Apoyo, el superintendente asociado de Recursos Humanos, los superintendentes asociados del nivel correspondiente y el superintendente asociado de Comunicaciones y Servicios Tecnológicos (o sus delegados) tienen la obligación de implementar y supervisar este reglamento.

Este reglamento y la normativa correspondiente deberán revisarse por lo menos cada cinco años y modificarse según sea necesario.

 

ESCUELAS PÚBLICAS DEL CONDADO DE PRINCE WILLIAM

 

EMPLEADOS QUE SE REPORTAN A TRABAJAR

CÓDIGO ROJO

CÓDIGO VERDE*

Personal que tiene que reportarse a trabajar a pesar del mal tiempo

Personal que tiene que reportarse a trabajar a pesar del mal tiempo

 

Administradores en las escuelas/oficina central (una hora más tarde)

 

Empleados no exentos con contrato de 250 días (una hora más tarde)

  

HORA PARA REPORTARSE A TRABAJAR CUANDO SE DECLARA APERTURA DEMORADA DE DOS HORAS 

A TIEMPO

UNA HORA MÁS TARDE

DOS HORAS MÁS TARDE

Personal que tiene que reportarse a trabajar a pesar del mal tiempo

Administradores en las escuelas/oficina central

Maestros (todos los empleados en el escalafón de pago 12)

Personal de los Servicios de Alimentos y Nutrición

 

Empleados no exentos con contrato de 250 días

Todos los demás empleados no exentos

 

Conductores de autobús, asistentes de autobús, encargados de rutas y despachadores

 

SACC

 

*El superintendente general tiene la autoridad de retrasar la hora para reportarse a trabajar de todos los empleados de la división escolar (p. ej. todos los empleados se reportan a trabajar dos horas más tarde).