Quy định 790-3

HỌC SINH
Ngày 22 tháng 8 năm  2018
Trang 1 

HỌC SINH

Phát hành Thông tin Thư mục

A. Thông tin Thư mục

Trừ khi một phụ huynh hoặc học sinh chọn không tham gia vào việc tiết lộ như vậy bằng cách sử dụng Đính kèm I thuộc Quy định này, một số thông tin có trong hồ sơ giáo dục của học sinh đã được chỉ định làm thông tin thư mục có thể được phát hành mà không có phép của phụ huynh, như được có trong quy định này. Theo luật liên bang, thông tin thư mục có nghĩa là thông tin có trong hồ sơ giáo dục của một học sinh mà thông thường sẽ không được xem là có hại hoặc xâm phạm quyền riêng tư nếu được tiết lộ. Nó bao gồm, nhưng không giới hạn, các mục sau đây:

1. Tên học sinh (bao gồm tên trước đó);
2. Ngày và nơi sinh;
3. Ngày tham gia;
4. Tham gia vào các hoạt động và thể thao được công nhận chính thức;
5. Chiều cao và cân nặng, nếu là thành viên của đội thể thao trường;
6. Bằng cấp, danh dự, và giải thưởng nhận được;
7. Cấp lớp; và
8. (Những) hình ảnh và phim quay của các học sinh, dù là bản cứng hay điện tử.

Theo luật của liên bang, thông tin thư mục không bao gồm số An sinh Xã hội (SSN) của học sinh hoặc số nhận dạng học sinh (Student ID).

B. Đồng ý Phát hành Thông tin Liên lạc Học sinh

Theo luật Virginia, các trường không được tiết lộ số điện thoại hoặc địa chỉ nhà hoặc địa chỉ thư điện tử của học sinh mà không có sự đồng ý bằng văn bản của phụ huynh/học sinh đủ điều kiện. Hiệu trưởng PWCS thường được yêu cầu cung cấp thông tin liên lạc như vậy cho các bên thứ ba có nhu cầu hợp pháp để liên lạc với học sinh, chẳng hạn như các nhóm phụ huynh được nhà trường bảo trợ, các câu lạc bộ trợ giúp, các công ty được chọn để cung cấp ảnh chụp trường học, trang phục tốt nghiệp, hoặc các bên thứ ba khác cần thông tin cho các hoạt động liên quan đến trường học. Phụ huynh/học sinh đủ điều kiện sẽ được thông báo về phương pháp mà họ có thể chọn không tham gia tiết lộ thông tin liên lạc học sinh hoặc có thể liên lạc với hiệu trưởng để biết thông tin đó.

C. Yêu cầu Phát hành Thông tin Thư mục 

Yêu cầu cho phát hành thông tin thư mục cho bên thứ ba phải được đệ trình lên hiệu trưởng (hoặc người được uỷ quyền), viên Phó Tổng Giám đốc phù hợp (hoặc người được uỷ quyền), Chủ nhiệm Dịch vụ Phục vụ Học sinh (hoặc người được uỷ nhiệm), hoặc Phó Tổng Giám đốc Điều hành Dịch vụ Công nghệ và Truyền thông (hoặc người được uỷ quyền). Trong khi hồ sơ của học sinh và thông tin xác định cá nhân (tiếng Anh: Personally Identifiable Information, viết tắt: PII) trong hồ sơ như thế được bảo mật, thông tin thư mục có thể được tiết lộ, mà không có phép bằng văn bản của phụ huynh cho viên chức trường với mục đích giáo dục hợp pháp trong hồ sơ như thế hoặc PII, với các cơ quan thực thi pháp luật để giúp nhân viên nhà trường trong các vấn đề kỷ luật của học sinh, cũng như các trường cao đẳng/đại học, các nhà cung cấp học bổng, các chủ có tiềm năng tuyển dụng nhân viên, các ấn bản cựu học sinh, tình nguyện viên phụ huynh, các tổ chức của phụ huynh được PWCS phê duyệt, các viên chức công được bầu, các nhà tuyển dụng quân sự, các viên chức nhà trường có mục đích giáo dục hợp pháp, và các tin tức truyền thông. Ngoài ra, thông tin về thư mục có thể được sử dụng trong các ấn bản của Hệ Trường (cả bản in và kỹ thuật số) nhằm mục đích, bao gồm nhưng không giới hạn, công khai các hoạt động của trường và/hoặc sự tham gia của học sinh trong học tập, ngoại khóa, hoặc thể thao.

Chú ý: Các viên chức nhà trường với  sự quan tâm chính đáng về học vấn cũng có thể được cấp phép truy cập hồ sơ giáo dục

của học sinh mà không có sự chấp thuận của phụ huynh trong một số trường hợp nhất định chiếu theo luật liên bang cung cấp. Một viên chức trường học với sự quan tâm chính đáng về học vấn là người làm việc hoặc có hợp đồng với Hệ Trường với chức vị là quản lý viên, giám sát viên, hướng dẫn giảng dạy, hoặc nhân viên hỗ trợ cung cấp dịch vụ thường được phục vụ bởi Hệ Trường (bao gồm nhưng không giới hạn đối với nhân viên y tế hoặc y khoa hoặc hợp đồng viên, chuyên gia trị liệu , luật sư, nhân viên của đội thực thi pháp luật), hoặc một người trợ giúp một viên chức trường khác trong sự thực hiện trách nhiệm nghề nghiệp của họ. Một viên chức trường có mục đích giáo dục hợp pháp chính đáng nếu viên chức cần xem xét lại một hồ sơ giáo dục hoặc dữ liệu có thông tin PII để hoàn thành trách nhiệm nghề nghiệp của viên chức đó.

D. Nhân viên giảng dạy tại trường có thể sử dụng thông tin thư mục trong các ứng dụng mạng được chấp thuận (theo Quy

định 295-1, "Hệ thống Máy Vi tính và Dịch vụ Mạng nối  - Chính sách về Trách nhiệm Sử dụng và An toàn trên Mạng của PWCS") khi chia sẻ thông tin lớp học, bao gồm nhưng không giới hạn về những báo cáo lớp học, tương tác trong lớp học, thảo luận, bình luận trong lớp, hoặc phim ảnh/ hình ảnh liên quan được chia sẻ với phụ huynh/giám hộ của lớp học khi sử dụng các ứng dụng. 

E. Việc phát hành thông tin thư mục chỉ được thực hiện theo các điều kiện sau: 

1. Phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện đã không nêu yêu cầu không tiết lộ dữ liệu đó, bằng cách thi hành Phần A của Đính kèm I cho quy định này. Nếu phụ huynh/người giám hộ hoặc học sinh hội đủ điều kiện không muốn tiết lộ thông tin về thư mục của học sinh cho các nhóm/cá nhân được liệt kê trong Phần B của quy định này (không phải là nhà tuyển dụng quân sự), thì đó là trách nhiệm của học sinh hoặc phụ huynh/người giám hộ để thực hiện Phần A của Bản Đính kèm I cho quy định này và nộp cho trường hiện tại của học sinh.

2. Viên Tổng Giám Đốc (hoặc người được ủy quyền), hoặc viên hiệu trưởng (hoặc người được uỷ quyền) tin rằng việc tiết lộ thông tin thư mục là điều tốt nhất cho (các) em học sinh, mỗi trường, và/hoặc Hệ Trường.

3. Đối với các nhà tuyển dụng quân đội, khi yêu cầu truy cập vào thông tin thư mục bằng với các nhóm nghề nghiệp và giáo dục khác mà nhằm mục đích làm cho học sinh nhận thức được các lựa chọn nghề nghiệp hoặc giáo dục. 
 Nếu phụ huynh/người giám hộ hoặc học sinh đủ điều kiện mà  không muốn có thông tin thư mục của học sinh được tiết lộ cho các nhà tuyển dụng quân sự, thì phụ huynh/ người giám hộ hoặc em học sinh hội đủ điều kiện có trách nhiệm phải thi hành Phần C của Đính kèm I của Quy định này và nộp cho trường hiện tại của học sinh.

4. Thông tin về thư mục sẽ không được sử dụng để (i) ủng hộ việc bầu cử hoặc làm thất bại của bất kỳ ứng cử viên nào cho văn phòng bầu cử, (ii) ủng hộ việc thông qua hoặc làm thất bại của bất kỳ vấn đề trưng cầu dân ý nào, hoặc (iii) ủng hộ việc thông qua hoặc đánh bại bất kỳ vấn đề nào đang chờ đợi Hội Đồng Trường Quận Prince William, Hội Đồng Giám Sát viên Quận Prince William, Đại Hội đồng Tổng hội Virginia, hoặc Quốc Hội Hoa Kỳ.

5. Đối với viên chức thực thi pháp luật hoặc cơ quan đáp ứng khẩn cấp, khi yêu cầu cung cấp thông tin liên quan đến nhiệm vụ được giao của họ.

6. Đối với viên chức công, ngoài viên chức thực thi pháp luật hoặc nhân viên đáp ứng khẩn cấp, khi chỉ yêu cầu cho tên học sinh, địa chỉ, ảnh/phim ảnh, và danh dự hoặc giải thưởng.

7. Đối với các tổ chức thể thao hoặc tổ chức liên quan đến chương trình học được ủy quyền có sự chấp thuận của PWCS, các nhóm tình nguyện viên phụ huynh, hoặc các nhóm phụ huynh được chấp thuận, khi chỉ yêu cầu cho tên học sinh, thành viên hoạt động ngoại khóa, hình ảnh/phim quay, và danh dự hoặc giải thưởng.

8. Đối với phương tiện thông tin đại chúng, khi chỉ yêu cầu chỉ nhằm mục đích công khai các hoạt động của trường và/hoặc học tập học sinh, ngoại khóa hoặc tham gia thể thao, khi chỉ yêu cầu cho tên học sinh, ảnh/phim quay và danh dự hoặc giải thưởng.

9. Các tổ chức công ty hoặc phi lợi nhuận được chấp thuận bởi Phó Tổng Giám đốc Dịch vụ Truyền thông và Công nghệ và Giám sát viên Thu mua để cung cấp dịch vụ cụ thể cho học sinh hoặc nhân viên (chẳng hạn như thế nhưng không giới hạn mua áo choàng tốt nghiệp, nhẫn, và thông cáo). Chỉ cần cung cấp thông tin cần thiết cho việc cung cấp dịch vụ được thoả thuận, và chỉ khi nhận được bản thỏa thuận không tiết lộ đã được ký kết xác định các điều khoản sử dụng và đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu. Trong những trường hợp như vậy, Phó Tổng Giám đốc Dịch vụ Truyền thông và Công nghệ  (hoặc người được chỉ định) sẽ đảm bảo việc lựa chọn và điều chuyển thông tin thư mục phù hợp.

F. Phát (những) hình hành hoặc Phim quay Miêu tả Học sinh

Những hình ảnh và phim quay được cung cấp thường xuyên cho các truyền thông báo chí nhằm mục đích công nhận học sinh cho các thành tích học tập, thể thao, hoặc ngoại khóa. Mọi yêu cầu phát hành hoặc sử dụng (các) hình ảnh hoặc phim quay sẽ được gửi đến viên hiệu trưởng (hoặc người được uỷ nhiệm) hoặc Viên Phó Tổng giám đốc về Dịch vụ Truyền thông và Công nghệ (hoặc người được uỷ quyền). Việc phát hành (những) hình ảnh hoặc phim quay miêu tả học sinh chỉ được cung cấp cho các đối tượng được nhân viên Hệ Trường chấp thuận là người nhận và xem xét yêu cầu, và chỉ tuân theo các điều kiện sau đây:

1. Phụ huynh/người giám hộ hoặc học sinh đủ điều kiện đã không yêu cầu việc không tiết lộ dữ liệu đó, bằng cách thi hành Phần B của Đính kèm I cho quy định này. Nếu phụ huynh hoặc học sinh hội đủ điều kiện không muốn có thông tin hình ảnh hoặc phim quay học sinh được tiết lộ, thì học sinh đủ điều kiện và/hoặc phụ huynh phải có trách nhiệm thực hiện Phần B của Đính kèm I cho quy định này.

Chú ý: Ngay cả khi phụ huynh/người giám hộ hoặc học sinh hội đủ điều kiện thực hiện Phần B của Đính kèm I của Quy định này, Hệ Trường có thể sử dụng hình ảnh và/hoặc phim quay học sinh cho các mục đích liên quan đến trường học, chẳng hạn như nhưng không có giới hạn đến các triển lãm, trưng bày công cộng và các ấn bản của trường (bản in hoặc điện tử).

2. Viên hiệu trưởng (hoặc người được uỷ nhiệm) hoặc viên Phó Tổng Giám đốc Dịch vụ Truyền thông và Công nghệ (hoặc người được uỷ nhiệm)  tin rằng việc tiết lộ hình ảnh và/hoặc phim quay là theo điều tốt nhất cho em (các) học sinh, riêng trường, và/hoặc Hệ Trường.

3. Các ảnh và/hoặc phim quay sẽ không được sử dụng cho các mục đích thương mại (trừ trường hợp được ủy quyền trong E.8 ở trên) và cũng không cho quảng cáo thương mại hoặc tư nhân.

4. Ngoài sự tôn trọng đối với các gia đình, Hệ Trường sẽ không cung cấp hoặc tạo thuận lợi cho phương tiện truyền thông truy cập vào hình ảnh hoặc phim quay của học sinh đã chết hoặc bị thương nặng, trừ khi được phụ huynh/giám hộ hoặc học sinh đủ điều kiện chấp thuận hoặc yêu cầu.

G. Thông tin thư mục sẽ không được tiết lộ cho một cá nhân không hoạt động chính thức cho cơ quan hoặc trường học đã được chấp

thuận hoặc tổ chức khác (ví dụ như các phương tiện thông tin đại chúng) mà quy định này cho phép phát hành hoặc sử dụng thông tin đó.

H. Thông báo về khả năng của phụ huynh/người giám hộ hoặc học sinh hội đủ điều kiện để chọn không tham gia vào việc tiết lộ thông tin

thư mục của học sinh như được nêu ra trong Phần A, B, và C của Đính kèm I trong quy định này cũng sẽ được bao gồm trong văn bản "Bộ Quy tắc Ứng xử” trên mạng được xuất bản hàng năm trên trang mạng của PWCS tại www.pwcs.edu.

I. Thông báo về khả năng phụ huynh / người giám hộ hoặc học sinh đủ điều kiện chọn tham gia (đồng ý) tiết lộ thông tin liên lạc của học

sinh (số điện thoại và địa chỉ nhà và email) cho những người mà quy định này cho phép tiết lộ hoặc sử dụng thông tin về thư mục sẽ được cung cấp cho phụ huynh/người giám hộ hoặc học sinh đủ điều kiện ít nhất một lần mỗi năm thông qua hệ thống nhắn tin PWCS, là cách sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho điện tử hóa việc tham gia gắn với số nhận diện học sinh. Khả năng truy cập hệ thống này cũng sẽ được cung cấp cho phụ huynh/người giám hộ mới và học sinh mới hội đủ điều kiện.

J. Như được sử dụng trong quy định này, thuật ngữ "phụ huynh" có ý nghĩa như định trong Quy định 794-1, "Giải quyết những Mâu thuẫn

Giữa các Phụ huynh Đối với các Vấn đề Trường học"

Mỗi hiệu trưởng (hoặc người được ủy nhiệm), Chuyên viên Quản lý Hồ sơ (hoặc người được uỷ nhiệm), và viên Phó Tổng Giám đốc Dịch vụ Truyền thông và Công nghệ (hoặc người được uỷ nhiệm) có trách nhiệm thực hiện và giám sát quy định nầy.

Viên Phó Tổng Giám đốc Dịch vụ Truyền thông và Công nghệ (hoặc người được uỷ nhiệm) chịu trách nhiệm xem xét bản quy định này và các chính sách liên quan ít nhất một lần mỗi 5 năm và sửa đổi khi có cần.

 

HỆ TRƯỜNG CÔNG QUẬN PRINCE WILLIAM

Đính kèm I 
Quy định  790-3

Chọn Không Tham gia Tiết lộ Thông tin Thư mục ra Công chúng

Theo luật của liên bang, một số thông tin nhất định trong hồ sơ học bạ của học sinh được phân loại là thông tin thư mục. Các mục được định ra là thông tin thư mục được nêu ra trong Quy định 790-3, "Phát hành Thông tin Thư mục," và được xuất bản hàng năm trong "Bộ Quy tắc Ứng xử." Bạn, với tư cách là phụ huynh/người giám hộ hoặc học sinh hội đủ điều kiện, có quyền chọn xem thông tin thư mục của học sinh có thể được tiết lộ cho công chúng hay không. Chọn để không tham gia vào bất kỳ phát thông tin thư mục nào của bạn trong Phần A (tiết lộ cho tất cả các nhóm được chỉ định trừ ra các nhà tuyển dụng quân sự), B (tiết lộ những hình ảnh hoặc phim quay) và/hoặc C (tiết lộ cho các nhà tuyển dụng quân sự) dưới đây sẽ chỉ dành cho niên học mà Mẫu Không Tham gia này được ký và nộp cho trường của học sinh bạn. Tuy nhiên, nếu học sinh của bạn tốt nghiệp hoặc rút lui trong năm học mà trong đó có Mẫu Không Tham gia được ký, Hệ Trường sẽ tiếp tục tôn trọng sự lựa chọn không tham gia gần đây khi bạn thực hiện trong khi học sinh vẫn còn ghi danh vào Hệ Trường trừ khi bạn thông báo cho Hệ Trường rằng quyết định không tham gia của bạn bị hủy bỏ.

Phụ huynh/người giám hộ hoặc học sinh hội đủ điều kiện mong muốn ngăn ngừa tiết lộ thông tin về thư mục có thể hướng dẫn trường của học sinh bạn bằng văn bản không tiết lộ các loại thông tin thư mục được liệt kê trong Quy định 790-3 cho các đối tượng được xác định trong Phần B của quy định, bằng cách hoàn thành và gửi lại cho trường của học sinh trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận. 

 

A. Sự không tham gia phát hành thông tin thư mục như được nêu ra trong các đoạn 1-9 của Phần E trong Quy định 790-3. 

Xin chỉ ký dưới đây nếu bạn không muốn thông tin thư mục của học sinh bạn được tiết lộ cho các tổ chức giáo dục, nhà cung cấp học bổng, các chủ có tiềm năng tuyển việc, các ấn bản của cựu học viên, các tình nguyện viên phụ huynh và các nhóm phụ huynh được PWCS chấp thuận, các viên chức trường học được bầu, các nhà tuyển dụng quân sự, các phương tiện thông tin đại chúng, hoặc để sử dụng trong các ấn bản của Hệ Trường (cả bản in và điện tử) hoặc các ứng dụng mạng.

Khi nhận được yêu cầu này, xin không phát hành thông tin về thư mục như thế về:

_____________________________________________________________________________________________________ 
(Viết in tên học sinh)   Tên Họ    Tên gọi           Tên lót                                                              Cấp lớp


_____________________________________________________________________________________________________   
Chữ ký Phụ huynh/Giám hộ Ngày

Nếu bạn muốn đưa ra một ngoại lệ cho sự lựa chọn không tham gia ở trên, vui lòng liệt kê (các) tổ chức mà trường học hoặc Hệ Trường có thể tiết lộ thông tin thư mục của học sinh bạn:  


B. Không tham gia cho phát hành hình ảnh hoặc phim quay miêu tả học sinh, như đã được chỉ định trong các Phần A.8 và F của Quy định 790-3. 

Vui lòng ký dưới đây nếu bạn không muốn bất kỳ hình ảnh hoặc phim quay nào của học sinh bạn được phát hành cho các tổ chức bên ngoài. Xin lưu ý rằng Hệ Trường vẫn có thể sử dụng hình ảnh và/hoặc phim quay của học sinh cho các mục đích liên quan đến trường học, chẳng hạn như triển lãm, trưng bày công cộng, và các ấn phẩm của trường (in hoặc điện tử).

Khi nhận được yêu cầu này, xin không phát hành hoặc sử dụng bất kỳ hình ảnh hoặc phim quay nào miêu tả:


___________________________________________________________________________________________________  
(Viết in tên học sinh)     Tên Họ                    Tên gọi                          Tên lót                                         Cấp lớp


___________________________________________________________________________________________________   
Chữ ký Phụ huynh/Người Giám hộ                                                   Ngày

Nếu bạn muốn đưa ra một ngoại lệ cho lựa chọn không tham gia ở trên, vui lòng liệt kê (các) tổ chức mà trường học hoặc Hệ Trường có thể phát hành bất kỳ (các) hình ảnh hoặc phim quay nào của học sinh:

___________________________________________________________________________________________________


C. Không  tham gia phát hành thông tin thư mục cho các nhà tuyển dụng quân sự.

Vui lòng ký tên dưới đây chỉ khi bạn không muốn tên, địa chỉ, và danh sách điện thoại của học sinh bạn được tiết lộ cho các nhà tuyển dụng quân sự.

 

___________________________________________________________________________________________________  
(Viết in tên học sinh)     Tên Họ                    Tên gọi                          Tên lót                                         Cấp lớp

___________________________________________________________________________________________________  
Chữ ký Phụ huynh/Người Giám hộ                                                   Ngày


Chữ ký của bạn có nghĩa là thông tin của học sinh sẽ không được tiết lộ cho bất kỳ nhà tuyển dụng quân sự nào mà không có văn bản đồng ý của phụ huynh trước.

 

Quy định 790-3 Đính kèm I (cho In Ấn)