Regulation 292-1 in Arabic

السياسات واللوائح
200- إدارة المدارس العامة
المحاسبية و المسؤولية اتجاه السجلات
1-292
تاريخ الاعتماد: 26 يونيو 2019



إدارة المدارس العامة

اللائحة 1-292

المحاسبية و المسؤولية اتجاه السجلات 

الهدف من هذه اللائحة هو وصف وتحديد المسؤولية اتجاه حفظ وتعديل السجلات العامة للإدارة العامة لمدارس المقاطعة وتوفير الاحتياجات اللازمة لنقل السجلات.

إن قانون السجلات العامة في ولاية فيرجينيا يعرف السجل العام على أنه المعلومات التي توثّق أي عملية أو نشاط يجريه أي مكتب عام أو وكالة أو موظف في اية جهة. وبغض النظر عن نموذج الفحص الطبي، فإن المعلومات الموثّقة تعتبر سجلاً عاماً حالما تدون أو تجمع أو يتم استلامها او الاحتفاظ بها، وذلك وفقاً للقانون أو تبعاً للإجراءات السارية في الشركات العامة. والوسيلة التي يتم بوساطتها توثيق المعلومات لا تؤثر على إقرار إذا ما كان التوثيق سجلاً عاماً، انظر قانون ولاية فيرجينيا رقم 77-42.1.

وتقوم مكتبة ولاية فيرجينيا نشر وتعميم الجداول العامة لحفظ السجلات وتنظيمها. والجداول التالية هي أكثر الجداول تطبيقاً في مدارس برينس ويليام العامة ويمكن الاطلاع عليها في هذا الرابط.

http://www.lva.virginia.gov/agencies/records/sched_local/index.htm

GS-02 السجلات المالية

GS-03 السجلات الشخصية

GS-16 الخدمات العامة

GS-19 السجلات الإدارية

GS-21 المدارس العامة (سياسة سجلات الطلاب 790 واللائحة رقم 4-790)

GS-33 تقنية المعلومات

ويتحمل كل مكتب أو كل مدرسة مسؤولية وضع نظام لحفظ السجلات بما يتوافق مع هذه الجداول. وتقع مسؤولية تنظيم السجلات على مركز السجلات في مدارس برينس ويليام العامة. ويقوم المنسق الإداري المسؤول عن السجلات وعن تنفيذ قانون الخصوصية والحقوق التعليمية الأسرية FERPA بالاطلاع على تطبيق هذه الجداول، بما في ذلك مراقبة إجراءات حفظ السجلات وإدارة تنظيم تلك السجلات والوصول إلى السجلات المؤرشفة. وتشمل هذه المراقبة أيضاً مسؤولية الإبلاغ عن عملية تنظيم جميع سجلات الإدارة العامة للمدارس إلى مكتبة ولاية فيرجينيا.

وتقع مسؤولية أرشفة السجلات المطلوب تخزينها والاحتفاظ بها بشكل دائم على مركز السجلات عند اللزوم.


الإجراءات الرئيسية لأرشفة السجلات

السجلات المحولة إلى مركز السجلات للأرشفة او للاحتفاظ الدائم يجد إعدادها بتطبيق التعليمات التالية قبل أن يتم تحويلها إلى مركز السجلات.

  1. يقوم المكتب الذي يحول السجلات بإرسال إرشادات خطية عن التنظيم و/أو الاحتفاظ باستخدام نموذج تحويل الملفات وتنظيمها.
  2. ويجب ان تكون جميع الملفات والمجلدات مرتبة حسب الترتيب الأبجدي و/أو الرقمي و/أو الزمني لسهولة الرجوع إليها.
  3. يجب أن تحمل جميع الوثائق المعبأة في صندوق تخزين/احتفاظ واحد نفس الجدول المخصص للاحتفاظ.
  4. يجب أن توضع لواصق عنونة واضحة على الصناديق ويجب أن تحتوي الصناديق أيضا على طلب التحويل.
  5. يجب إزالة جميع الدباسات ودبابيس الورق والمواد الأخرى.
  6. يجب إزالة أية مواد غريبة وغير ضرورية.
  7. يجب ان تكون السجلات بحالة جيدة.
  8. يجب أن تحزم الملفات في صندوق متين تتم إعادته إو إتلافه بعد أن تتم أرشفة الملفات إذا ما طلب ذلك.

طلبات السجلات المؤرشفة

يمكن للموظفين المخولين أن يصلوا إلى السجلات المؤرشفة في مركز السجلات. يمكن رفع طلب للسجلات إلى مركز السجلات عبر البريد الالكتروني أو بالهاتف. وأي طلب لنقل السجلات من و إلى مركز السجلات يجب أن يرفع من قبل المكتب الذي يطلبها.

ويمكن الكشف عن السجلات بموجب قانون حرية المعلومات أو قانون الخصوصية والحقوق التعليمية الأسرية.

تقع على نائب المشرف العام (أو من ينوب عنه) مسؤولية تطبيق هذه اللائحة ومراقبتها.

تتم مراجعة هذه اللائحة والسياسة المرتبطة بها كل خمس سنوات على الأقل وتنقح عندما تقتضي الضرورة.