Prince William County Public Schools

مدیریت و عملیات هیئت مدیره مدارس

سیاست 134

مشارکت شهروندان

شورای مدارس پرینس ویلیام کانتی از نظرات و پیشنهادات جامعه پرینس ویلیام کانتی در مورد مسائل نگران کننده جاری که مستقیماً به عملکرد یا سیاست های منطقه (PWCS) مربوط می شود، استقبال می کند. شورای مدارس ساکنان پرینس ویلیام کانتی را تشویق می کند که نظرات خود را به صورت مکاتبه ، ویدئویی و/یا الکترونیکی از طریق وب سایت هیئت مدیره برای اعضای شورای مدارس ارسال کنند، یا در جلسات هیئت مدیره ، جلسات عمومی و جلسات پرسش و پاسخ شرکت کنند و یا جلسات عمومی را در کانال های تلویزیونی تماشا کنند و در ارائه نظرات و پیشنهادات شهروندان در طول جلسات منظم شورای مدارس ، جلسات عمومی و پرسش و پاسخ شرکت کنند.

1. مراحل برقراری ارتباط شهروندان با شورای مدارس ساکنان پرینس ویلیام کانتی
   
   کارکنان مدارس دولتی پرینس ویلیام کانتی (PWCS)، والدین/ سرپرستان، دانش‌آموزان و صاحبان مشاغل یا هر سازمان دیگری که دارای آدرس پستی هستند می توانند نظرات خود را در مورد موضوعات نگران کننده که مستقیماً به عملیات یا سیاست‌های PWCS مربوط می‌شود، به صورت کتبی، ویدئویی و یا الکترونیکی به اعضای هیئت مدیره ارائه دهند، یا با خطاب به هیئت مدیره در زمان های تعیین شده مربوط به سخنرانی شهروندان در جلسات منظم هیئت مدیره یا جلسات عمومی و یا جلسات پرسش و پاسخ ، نظرات و پیشنهادات خود را مطرح کنند. این فرصت‌ها برای ارائه نظرات جامعه ، به بحث یا پاسخ به دیدگاه سخنران و یا اقدام به یک درخواست یا پیشنهاد ، از سوی اعضای هیئت مدیره یا سرپرست بخش(رئیس آموزش و پرورش) نیاز ندارد.
2. تماس با هیئت مدیره به صورت کتبی، ویدئویی یا الکترونیکی
   
   هیئت مدیره پرینس ویلیام کانتی از نظرات و پیشنهادات شهروندان پرینس ویلیام کانتی در رابطه با موضوعات مهم در مورد عملکرد منطقه استقبال می کند. نظرات کتبی ممکن است در هر زمان به دفتر هیئت مدیره به آدرس زیر ارسال شود: School Board Office, P.O. Box 389, Manassas, Virginia 20108، یا با تحویل به مرکز Edward L. Kelly، 14715 Bristow Road, Manassas, Virginia 20112.
   
   ایمیل ها می تواند به کل اعضاء هیئت مدیره به آدرس [email protected] یا به ایمیل یکی از اعضاء هیئت مدیره که در وب سایت هیئت مدیره https://www.pwcs.edu فهرست شده است ارسال شود. شهروندان همچنین به شدت تشویق می شوند تا نظرات خود را در مورد مسائل مربوط به منطقه از طریق فرم نظرات عمومی شهروندان که در وب سایت هیئت مدیره https://www.pwcs.edu قابل دسترس است ارائه دهند. علاوه بر این، از ارائه نظرات به صورت ویدئو استقبال می شود و ممکن است از طریق رویه هایی که توسط دفتر منشی شورای مدارس ارائه و در وب سایت هیئت مدیره منتشر شده است، برای شورای مدارس پرینس ویلیام کانتی ارسال شود.
3. رویه های خطاب به هیئت مدیره پرینس ویلیام کانتی در طول دوره سخنرانی شهروندان، جلسات دادرسی، نشست عمومی یا سایر جلسات عمومی
   
   بخشی از تمام جلسات عادی هیئت مدیره برای دریافت نظرات ساکنان پرینس ویلیام کانتی ، و کارکنان PWCS، والدین/سرپرستان ، دانش‌آموزان و صاحبان یا کارمندان مشاغل یا سازمان‌های دیگر با آدرس پستی پرینس ویلیام کانتی در مورد مسائلی که مستقیماً به مدارس دولتی پرینس ویلیام کانتی مربوط می شود، به ویژه موارد تجاری در دستور کار چنین جلساتی به منظور کمک به هیئت مدیره در تصمیم گیری آگاهانه هنگام رأی گیری در مورد چنین مواردی به طور جداگانه در نظر گرفته می شود. جلسات عمومی و جلسات پرسش و پاسخ به ویژه به منظور دریافت نظرات عمومی در مورد موضوع این جلسات یا نشست عمومی برگزار می شود. مهلت اظهار نظر شهروندان برای جلسات ویژه یا جلسات کاری هیئت مدیره مدارس و یا جلسات مشترک با سایر ارگان های دولتی در نظر گرفته نشده است، مگر اینکه از قبل با اکثریت آراء هیئت مدیره موافقت شده باشد.
   1. جلسات هیئت مدیره، جلسات دادرسی، و نشست های عمومی
      
      هدف از جلسات هیئت مدیره این است که به هیئت مدیره اجازه دهد تا امورات عمومی را به شیوه ای منظم و بدون اختلال انجام دهد. نظرات عمومی برای تصمیم گیری آگاهانه حیاتی است. به استثنای برخی جلسات عمومی، هیئت مدیره طبق قانون ملزم به فراهم آوردن فرصت جهت اظهار نظرات عمومی در طول جلسات خود نیست، اما این کار را به منظور اتخاذ تصمیمات آگاهانه انجام می دهد. هیئت مدیره از محدودیت‌های زمانی، مکانی و شیوه‌ رسیدگی نظرات عمومی پیروی می‌کند تا امورات خود را به موقع و منظم انجام دهد. هیئت مدیره همچنین می‌داند که برخی از موضوعات می توانند شرایطی را ایجاد کنند که نیاز به دریافت نظرات عمومی بیشتری داشته باشد و شهروندان را تشویق می‌کند تا نظرات خود را از طریق ابزارهای ارتباطی مشخص‌شده در بند I این خط‌مشی ارائه دهند. با اکثریت آرا، هیئت مدیره ممکن است هر از گاهی با برگزاری جلسات عمومی پرسش و پاسخ موافقت کند یا جلسات گفت و شنودی را به غیر از جلسات عادی هیئت مدیر برای دریافت نظرات عمومی در مورد چنین موضوعاتی فراهم کند. قوانین زیر برای اطمینان از مدیریت موثر ، ترویج جلسات کارآمد هیئت مدیره ، تقویت گفتمان مدنی، تشویق بازخورد عمومی در مورد موارد تجاری خطاب به اعضاء هیئت مدیره و موضوعاتی که مستقیماً با عملیات یا سیاست‌های کلی منطقه مرتبط است، و ایجاد تعادل بین نیاز شورای مدارس به جمع آوری نظرات عمومی از طریق انجام امورات منظم ، مدنی و سریع مدارس در نظر گرفته می شود.
   2. روش ثبت نام برای جلسات منظم شورای مدرسه
      1. دوره ارائه نقطه نظرات شهروندان برای جلسات منظم شورای مدرسه جهت اظهار نظر در مورد موارد دستور کار یا سایر موضوعات مربوط به عملیات و سیاست های PWCS محدود به یک ساعت است. هر یک از صحبت کنندگان حداکثر سه دقیقه وقت صحبت دارند. در صورت درخواست بیش از 20 نفر از شهروندان برای صحبت در جلسه، زمان در نظر گرفته شده برای هر یک از صحبت کنندگان به دو دقیقه محدود می شود. در صورت درخواست 20 شهروند یا کمتر، زمان اختصاص داده شده به هر نفر سه دقیقه باقی می ماند. ممکن است برای صحبت کنندگانی که به مترجم نیاز دارند، وقت اضافی در نظر گرفته شود که به تشخیص رئیس کل تعیین خواهد شد. سخنرانانی که به خدمات مترجم نیاز دارند، باید حداقل 24 ساعت قبل از جلسه، نام و اطلاعات تماس خود را به منشی جلسه اطلاع دهند.
      2. شهروندان پرینس ویلیام کانتی ، و کارکنان PWCS، والدین/ سرپرستان، دانش آموزان، و صاحبان یا کارمندان مشاغل یا سازمان های دیگر با آدرس پستی در منطقه پرینس ویلیام کانتی که مایلند نظرات و پیشنهادات خود را با هیئت مدیره مدارس پرینس ویلیام کانتی مطرح کنند ، می توانند درخواست کنند که در لیست سخنرانان قرار گیرند و فرم درخواست اظهار نظرات شهروندان را که در وب سایت شورای مدارس https://www.pwcs.edu قابل دسترس است تکمیل کنند و یا راس ساعت 8:00 صبح روز شنبه قبل از جلسه ای که قصد دارند صحبت کنند ، با منشی هیئت مدیره به صورت تلفنی تماس بگیرند. درخواست‌هایی که قبل از ساعت 8 صبح روز شنبه قبل از تشکیل جلسه هیئت مدیره دریافت شوند، در نظر گرفته نخواهند شد. شهروندانی که قصد صحبت در جلسه دارند تا پایان ظهر روز جلسه بر اساس اولویت در ثبت نام به ترتیب اولویت بندی خواهند شد. لیست ثبت نام زمانی بسته می شود که تعداد کل صحبت کنندگانی که ثبت نام کرده اند به سی نفر برسد و پس از آن و در طول جلسه ثبت نام پدیرفته نخواهد شد.
      3. صحبت کنندگانی که تایید شده اند که در یک جلسه معمولی هیئت مدیره صحبت کنند، صلاحیت صحبت در جلسه بعدی هیئت مدیره را ندارند.
      4. صحبت کنندگانی که تایید شده اند در یک جلسه معمولی هیئت مدیره صحبت کنند، اما در جلسه ای که برای آن تایید شده اند صحبت نکنند، واجد شرایط ثبت نام برای صحبت در جلسه بعدی هیئت مدیره نخواهند بود، مگر اینکه تا ظهر روز جلسه به منشی هیئت مدیره اطلاع دهند.
      5. در صورتی که پس از انتخاب همه صحبت کنندگان واجد شرایط، هنوز جای خالی برای صحبت وجود داشته باشد، این جایگاه‌ها توسط هر صحبت کننده فاقد صلاحیت به ترتیبی که با استفاده از روش‌های مندرج در بند III.B.2 ثبت‌نام کرده‌اند پر خواهد شد.
      6. هیچ کس مجاز نیست نام شخص دیگری را در لیست وارد کند و یا از طرف شخص دیگری که در لیست سخنرانان ثبت نام کرده است صحبت کند. کسی که برای سخنرانی ثبت نام کرده است نمی تواند وقت خود را به سخنران دیگر بدهد.
      7. همه سخنرانان برای تایید محل سکونت خود در پرینس ویلیام کانتی باید آدرس، منزل ، نشانی کسب و کار یا سازمان، و شماره تلفن یا آدرس ایمیل خود را ارائه دهند و به منشی ثبت نام اجازه دهند در صورت لزوم با ساکنان تماس بگیرد. ساکنان کانتی بدون آدرس ثابت نیز می توانند نام خود را به لیست سخنرانان اضافه کنند و باید وسیله ای را برای تماس در اختیار منشی قرار دهند. اطلاعات تماس شخصی ارائه شده به منشی در دسترس رسانه ها یا عموم که طبق قانون آزادی اطلاعات (FOIA) همین درخواست را دارند، قرار نخواهد گرفت مگر اینکه شهروندان هنگام ثبت نام برای صحبت، موافقت خود را برای چنین منظوری اعلام کرده باشند. (محتوای ایمیل ها و نظرات ضبط شده به عنوان پرونده های عمومی در نظر گرفته می شود که تحت FOIA افشا خواهند شد.) سخنرانان همچنین باید موضوع دستور جلسه یا موضوع نگران کننده عمومی را که در مورد آن صحبت خواهند کرد مشخص کنند.
      8. سخنرانانی که به خدمات مترجم نیاز دارند، باید حداقل 24 ساعت قبل از جلسه، نام و اطلاعات تماس خود را از طریق تلفن یا ایمیل به منشی جلسه مربوطه اطلاع دهند.
   3. اظهار نظر شهروندان در جلسات عمومی
      
      اظهار نظر شهروندان در جلسات عمومی به موضوع جلسه محدود خواهد شد. رئیس کل محدودیت زمانی را برای سخنرانان بر اساس تعداد سخنرانان و ظرفیت پذیرش سخنرانان تعیین خواد کرد. زمان، مکان و روش ثبت نام برای سخنرانی در جلسات عمومی قبل از جلسات در وب سایت PWCS اعلام خواهد شد. شهروندان تشویق می شوند تا نظرات خود را در مورد موضوع جلسه از طریق ابزارهای ارتباطی مشخص شده در بند I این سیاست و هر روش دیگری که برای ارائه نظرات عمومی توسط دولت، فراهم می گردد از جمله نظرسنجی های عمومی، به هیئت مدیره ارائه دهند. اظهار نظر شهروندان در طول جلسات دادرسی باید از قوانین مربوط به زمان سخنرانی شهروندان عادی همانطور که در این سیاست ذکر شده است پیروی کند، مگر اینکه خلاف آن ذکر شده باشد.
   4. نظر شهروندان در نشست عمومی یا سایر جلسات اجتماعی
      
      هنگامی که یک موضوع مربوط به یک نگرانی عمومی قابل توجه در رابطه با عملکرد مدارس دولتی پرینس ویلیام کانتی مطرح می شود، مقامات یا هیئت مدیره ، با اکثریت آرا، ممکن است یک نشست عمومی برگزار کند یا یک جلسه اجتماعی دیگری را برای دریافت نظرات بیشتر در مورد آن موضوع خاص تشکیل دهد. نشست عمومی یا سایر جلسات اجتماعی باید از طریق فرآیند برنامه‌ریزی دستور کار برای تشکیل جلسات منظم هیئت مدیره همانطور که در سیاست 132، ”جلسات منظم، ویژه و غیر علنی" مشخص شده است، برنامه‌ریزی شوند. نظرات شهروندان در جلسه عمومی پرسش و پاسخ یا سایر جلسات اجتماعی باید محدود به موضوع جلسه باشد و از قوانین مربوط به دوره نظرات شهروندان عادی همانطور که در این خط‌مشی ذکر شده است پیروی کند، مگر اینکه خلاف آن ذکر شده باشد.
4. خطاب به اعضاء شورای مدارس پرینس ویلیام کانتی
   1. فرصت سخنرانی به یک صحبت کننده یا یک گروه توسط رئیس کل در زمان سخنرانی اعلام خواهد شد. کسانی که به عنوان یک گروه با اعضاء هیئت مدیره صحبت می کنند، نمی توانند به طور جداگانه یا به عنوان بخشی از یک گروه دیگر، در طول سخنرانی شهروندان در همان جلسه هیئت مدیره، جلسات عمومی یا یک نشست عمومی با اعضاء هیئت مدیره صحبت کنند. فقط آن دسته از شهروندانی که برای سخنرانی ثبت نام کرده اند می توانند خطاب به اعضاء شورای مدرسه صحبت کنند سایر افراد نمی توانند به نمایندگی از افرادی که ثبت نام کرده اند اما در جلسه حضور ندارند یا نمی توانند در جلسه شرکت کنند صحبت کنند. کسانی که برای سخنرانی ثبت نام کرده اند نمی توانند وقت خود را در اختیار دیگران قرار دهند.
   2. صحبت کنندگان باید از طریق یک میکروفون مخصوص که در مرکز سالن قرار دارد صحبت کنند و قبل از شروع سخنان خود نام، نشانی و موضوعی را که قصد دارند به آن بپردازند ذکر کنند. سخنرانانی که مایل نیستند آدرس خود را در انظار عمومی ارائه دهند، در صورتی که قبلاً آدرس خود را به منشی داده باشند، می توانند خود را فقط با نام معرفی کنند و اعلام کنند که آدرس آنها در پرونده موجود است. نظرات صحبت کنندگان باید خطاب به کل اعضاء هیئت مدیره باشد؛ نه به تک تک اعضاء هیئت مدیره ، رئیس آموزش و پرورش ، یا یکی از کارکنان یا حضار. از آنجایی که نظرات کلی از شنیدن موضوعات دیگر جلوگیری می کند، صحبت کنندگان تشویق می شوند نظرات خود را محدود به حمایت یا مخالفت با موضعی که قبلا اعلام شده است مطرح کنند.
   3. صحبت کنندگان مجاز به پخش صدا یا تصویر ضبط شده در زمان سخنرانی شهروندان نیستند.  هر صحبت کننده ای که بخواهد ضبط های صوتی یا تصویری را با هیئت مدیره به اشتراک بگذارد، می تواند این کار را با استفاده از روش های مندرج در بند II این سیاست (قانون) انجام دهد.
   4. از آنجایی که مدت زمان صحبت شهروندان، جلسات عمومی و جلسات پرسش و پاسخ فرصتی برای هیدت مدیره جهت دریافت نظرات شهروندان پرینس ویلیام کانتی است و نه برای بحث، بنابراین نه رئیس آموزش و پرورش و نه اعضای هیئت مدیره در بحث با صحبت کنندگان شرکت خواهند کرد. اگر یکی از اعضای هیئت مدیره مایل به کسب اطلاعات بیشتر در پایان سخنان یک سخنران باشد، آن عضو می‌تواند تنها با اجازه از رئیس کل با سخنران صحبت کند.
   5. محدودیت زمان
      
      همانطورکه در بند II این سیاست ارائه شده است، زمان اختصاص داده شده به هر صحبت کننده یا یک گروه باید سه دقیقه باشد. اگر یک سخنران یا گروه ترکیبی به سه دقیقه کامل نیاز ندارد، می تواند زمان باقی مانده خود را به دیگری ببخشد. سخنرانان به ترتیبی که نام آنها به منشی ارائه شده است صحبت خواهند کرد. به سخنرانانی که نیاز به مترجم دارند، ممکن است بر حسب صلاحدید رئیس کل، زمان بیشتری بیش از سه دقیقه اختصاص داده شود.
   6. موضوعات نامناسب و دور از ادب مدنی
      
      زمان صحبت شهروندان، جلسات عمومی و جلسات پرسش و پاسخ این امکان را به جامعه مدارس پرینس ویلیام کانتی می دهد تا موضوعات مربوط به هیئت مدیره یا موضوعاتی که مستقیماً به عملیات و خط مشی منطقه مربوط می شود و مورد نگرانی جامعه مدرسه است، را مطرح کنند. سخنرانان باید مقرراتی را که هیئت مدیره طبق قواعد ادب، احترام، مدنیت، و نزاکت در نظر گرفته است، رعایت کنند. استفاده از فحاشی یا افترا اکیداً ممنوع و غیرقانونی است. از گروه‌ یا افرادی مزاحمت ایجاد ‌کنند و در نظم جلسه اختلال ایجاد ‌کنند، یا هر فرد یا گروهی که در جلسه حضور دارد که رفتار یا اظهاراتش ایمنی را تهدید می‌کند، از طرف رئیس کل یا بخش مدیریت ریسک و امنیت PWCS از وی خواسته می شود تا جلسه را ترک کند. رئیس کل می‌تواند در هر زمان در طول جلسه افراد یا گروهی را که از این قوانین پیروی نمی‌کنند، جلسه را تعطیل کند و هیئت مدیره می‌تواند با اکثریت آرا قانون صحبت کردن شهروندان و زمان صحبت شهروندان در جلسات عمومی و یا جلسه پرسش و پاسخ را به همین دلیل به حالت تعلیق درآورد.
5. ممنوعیت تابلوها
   
   هیچ پوستر،پلاکارد،بنر یا موارد مشابه در سالن جلسات هیئت مدیره در طول جلسات هیئت مدیره، جلسه دادرسی/استماع، یا جلسه پرسش و پاسخ مجاز نیست، مگر در مواردی که مورد تایید PWCS باشد و فقط در مواردی که چنین تابلو ها ، پوسترها، پلاکاردها، بنرها یا اشیاء مشابه مانع دید دیگران یا تهدیدی برای برگزاری جلسه و امنیت دیگران نباشد.

شورای مدرسه و منشی هیئت مدیره مسئول اجرا و نظارت بر این سیاست هستند. اين خط مشی حداقل هر پنج سال يك بار بازنگری و در صورت نياز تجدید نظر می شود.