کتاب: پالیسیاں اور ضوابط

سیکشن: 100 - سکول بورڈ انتظامیہ اور طریقۂ کار

عنوان: پالیسی - Ombudsman [احتساب] کا دفتر

کوڈ: 180

حیثیت: فعال

اختیار کردہ: 24 اپریل، 2019

آخری مرتبہ دہرایا گیا: 2 اکتوبر، 2019

سکول بورڈ انتظامیہ اور طریقۂ کار

پالیسی: 180

محتسب کا دفتر


محتسب کے دفتر کا مقصد والدین، طلباء، اور سکول کمیونٹی کے اراکین کو ایک آزادانہ، غیر جانبدارانہ فرد تک رسائی دینا ہے جو پرنس ولیئم کاؤنٹی پبلک سکولز (PWCS) کے اندر پیدا ہونے والے خدشات، تنازعات، اور مسائل کا غیر رسمی حل نکال سکے، اور جس کے پاس حل کے لیے پرنس ولیئم کاؤنٹی پبلک سکول بورڈ اور ڈویژن سپرنٹنڈنٹ (یا نامزد کردہ) کے سامنے ایک سسٹمیٹک اور تنظیمی خدشات لانے کا اختیار ہو۔

محتسب کے دفتر کا فراہم کردہ حل کا طریقہ، سکول بورڈ کے فراہم کردہ رسمی اور/یا قانونی طریقے کا متبادل نہیں ہو گا اور نہ اس کی جگہ لے گا یا اس کی بجائے، محتسب کی خدمات شکایات کے حل کے لیے اضافی رسمی طریقے پیش کرے گی۔ محتسب کا استعمال رضاکارانہ ہے اور کسی بھی گلے یا شکایت کے عمل میں لازمی قدم نہیں ہے۔ غیر رسمی حل کے کسی متبادل دستیاب ہونے یا اس کی غیر موجودگی میں، محتسب جہاں قابل اطلاق ہو ملاقاتیوں کو ایسے رسمی طریقوں کی رسائی سے متعلق معلومات فراہم کرے گا، مگر محتسب سکول ڈویژن کے رسمی شکایت اور حل کے طریقوں میں کوئی کردار ادا نہیں کرے گا۔

محتسب کا دفتر آزادی، غیر جانبداری، رازداری، اور غیر رسمی جیسی بنیادی اقدار کے تحت کام کرے گا، جیسا کہ بین الاقوامی محتسب ایسوسی ایشن کے ضابطہ اخلاق اور اس پالیسی میں کام کرنے کے معیارات میں بیان کیا گیا ہے۔

  1. اختیار اور آزادی کا دائرہ کار

محتسب سکول بورڈ اور ڈویژن سپرنٹنڈنٹ کو رپورٹ کرے گا اور ڈویژن سپرنٹنڈنٹ کی رائے کے تحت سکول بورڈ اس کی جانچ کرے گا۔ محتسب سکول بورڈ کے کسی فرد یا PWCS کے کسی ملازم کے کنٹرول، حد، اثر یا مداخلت سے بالاتر ہو کر آزادی سے کام کرے گا۔ محتسب غیر جانبدار/غیر متعصب رہے گا اور PWCS کے اندر کوئی اور پوزیشن نہیں رکھے گا یا باہر جو اس کی آزادی پر سمجھوتا کر سکے۔ محتسب کو قانون اور سکول بورڈ پالیسیاں اور ضوابط کی دی گئی اجازت کے اندر اندر، سکول ڈویژن کے اندر تمام ضروری معلومات اور افراد تک رسائی حاصل ہو گی۔

محتسب کو پابند فیصلے کرنے، پالیسیاں، ضوابط، یا طریقہ کار بنانے،
PWCS کے لیے باضابطہ امور طے کرنے کا اختیار نہیں ہے اور نہ انتظامی کاموں، رسمی شکایت اور حل کے طریقے، اور تحقیقات میں حصہ لینے کا اختیار نہیں۔

سکول بورڈ، ڈویژن سپرنٹنڈنٹ کی مشاورت کے ساتھ محتسب کے دفتر کے لیے مناسب فنڈنگ اور وسائل کا تعین کرے گا۔ محتسب کو دفتر برائے محتسب کے لیے کسی عملے کو منتخب کرنے اور انتظام کرنے کا اختیار ہو گا (اگر کوئی ہے تو)، جو
PWCS کی تمام پالیسیوں، ضوابط، طریقوں کے مطابق ہو گا جو ملازمت پر رکھنے، جانچ اور PWCS کے ملازمین کے نظم و ضبط کے لیے کام کرتے ہیں۔

II.انتقامی کاروائی سے تحفظ

محتسب کسی ایسے فرد کی طرف سے انتقامی کاروائی کا نشانہ نہیں بنے گا جو شکایت کنندہ ہے اور محتسب کو اس کے عہدے سے صرف ڈویژن سپرنٹنڈنٹ ہٹا سکتا ہے جو سکول بورڈ کی طرف سے غیر اطمینان بخش کارکردگی ظاہر کرے جیسا کہ PWCS کے جانچ کے طریقے، فرائض سے غفلت، بدسلوکی، سکول بورڈ پالیسیوں اور ضوابط کی خلاف ورزی، کوئی اور وجہ کو دستاویز کیا گیا ہو۔

III. کام کرنے کے معیارات

  • A.خدشات اور رازداری کی تسلی۔

محتسب کی خدمات کا استعمال مکمل طور پر رضاکارانہ ہے۔ PWCS افسران اور ملازمین افراد یا گروپوں کو محتسب کے دفتر کے بارے میں بتا سکتے ہیں مگر افراد کو ان سے لازمی رابطہ کرنے یا مسائل کے حل کے لیے زور نہیں دے سکتے۔ محتسب کسی فرد یا گروپ کو کسی PWCS سکول بورڈ ممبر، افسر، یا ملازم کے پاس بھیجنے کے لیے ان سے رابطہ نہیں کرے گا، نہ ہی ایسے رکن، افسر یا فرد کو اس ریفرل کے نتیجے میں پیدا ہونے والی کسی حل یا خدشے کی تفصیلات بتائے گا، ماسوائے سکول بورڈ کو اپنی سہ ماہی یا سالانہ ڈیٹا رپورٹ کے اور پھر کسی مخصوص ملاقاتی یا ملاقاتیوں کے گروپ کی شناخت ظاہر کیے بغیر۔

محتسب اعلی ملاقاتی کی ذاتی طور پر، فون پر یا خط یا الیکٹرک رابطے کے ذریعے مدد کر سکتا ہے، مگر تمام حالات میں، وہ سخت رازداری میں مدد کرنے والوں سے رابطہ کرے گا/گی اور ملاقاتی (ملاقاتیوں) کی رازداری کو قانون کے تحت ممکنہ حد تک محفوظ رکھنے کے لیے تمام ممکنہ اقدامات اٹھائے گا/گی۔ اس میں قانون، ضوابط، یا پالیسیوں بشمول ٹائٹل
IX کی خلاف ورزی والے الزامات شامل ہیں۔ محتسب کو ٹائٹل IX کے تحت ایک خفیہ وسیلہ نامزد کیا گیا ہے۔ تاہم محتسب یک طرف طور پر رازداری کی خلاف ورزی کر سکتا ہے اگر محتسب کو یقین ہو کہ شدید نقصان کا فوری خطرہ ہے۔ جب ایسے حالات ہوں جن میں بچوں کے ساتھ بدسلوکی یا نظر اندازی ملوث ہو، محتسب افراد کو مناسب مقام یا فرد کی طرف بھیج سکتا ہے جہاں نوٹس لیا جا سکتا ہے، اور اس صورت میں کہ فرد بچہ/بچی کے ساتھ مشتبہ زیادتی یا نظر اندازی کے لیے فوری طور پر چائلڈ پروٹیکٹیو سروسز سے رابطہ نہیں کرتا تو محتسب ایک لازمی رپورٹر کی حیثیت سے ایسا کرے گا۔ اس کے علاوہ محتسب کسی ایسے فرد کی شناخت ظاہر نہیں کرے گا/گی جو محتسب کے دفتر سے رابطہ کرے گا/گی، اور نہ ہی ملاقاتی کی اجازت کے بغیر خفیہ معلومات کا انکشاف کرے گا/گی جس کی وجہ سے دفتر سے رابطہ کرنے والے فرد کی شناخت ظاہر ہو، اور صرف مسئلے کے حل کی حد تک۔ محتسب کسی مخصوص فرد یا گروپ کی شکایت یا محتسب کے دفتر کی دیگر خفیہ سرگرمیوں سے متعلق نہ تو عوام یا میڈیا سے بات کرے گا نہ جواب دے گا۔ تاہم ہو سکتا ہے کہ محتسب میڈیا اور عوامی رابطے کے دیگر ذرائع کو اپنی خدمات کے استعمال کو بڑھانے کے لیے استعمال کر سکتا ہے۔ محتسب کی خدمات کو استعمال کرنے کی ایک شرط یہ ہے کہ تمام ملاقاتی رازداری کے ان اصولوں پر عمل کرنے سے اتفاق کریں گے۔

محتسب مسئلے کے بہترین حل کے لیے اپنی پوری صوابدید کا استعمال کرے گا/گی، جن میں درج ذیل شامل ہیں مگر ان تک محدود نہیں: ملاقاتیوں کو سننا اور ان کے خدشات کو واضح کرنے میں مدد کرنا؛ معلومات فراہم کرنا اور ملاقاتیوں کے لیے دستیاب اختیارات تلاش کرنا بشمول غیر رسمی مشورہ، رہنمائی، اور
PWCS کے طریقوں اور شعبوں کے بارے میں بتانا، PWCS کے رسمی طریقے، بیرونی وسائل یا امداد سے متعلق معلومات؛ مسئلے کو حل کرنے اور/یا رسمی مداخلت پر بحث کی سہولت فراہم کرنا، جہاں تمام ملوث فریق مناسب طور پر رضاکارانہ طور پر متفق ہوں۔ تاہم، محتسب کبھی بھی قانونی مشورہ نہیں دے سکتا۔

B. غیر متعصب اور غیر جانبداری

محتسب غیر جانبدار، غیر متعصب، اور کسی کا ساتھ نہیں دے گا۔ کمیونٹی کے تمام اراکین رضاکارانہ طور پر محتسب کی خدمات حاصل کر سکتے ہیں اور ان کے ساتھ عزت اور احترام کا سلوک کیا جائے گا۔ محتسب زیر غور معاملے کے تمام متاثرہ افراد اور گروپوں کے جائز خدشات اور مفادات پر غور کرے گا۔

محتسب پرنس ولیئم کاؤنٹی پبلک سکولز سے منسلکہ یا اس کے اندر کسی رسمی یا غیر رسمی ایسوسی ایشن کے ساتھ تعلق نہیں رکھے گا اور نہ ہی وابستہ ہو گا، جو مفاد کے تصادم کی صورت پیدا کر سکتا ہے یا غیر جانبداری میں کمی پیدا کر سکتا ہے، اور
PWCS کی کسی کمیٹی یا ٹاسک فورس کا حصہ نہیں ہو گا اور نہ ڈویژن کے تعلیمی بنیادوں میں حصہ لے گا۔ محتسب کی مسئلے کے نتیجے میں کوئی دلچسپی یا فائدہ نہیں ہو گا اور اس سے کوئی فائدہ یا نقصان نہیں ہو گا۔

C. قانونیمشیر تک رسائی

محتسب کو ضرورت کے مطابق ڈویژن مشیر تک رسائی ہو گی۔ مثال کے طور پر، اگر ڈویژن کونسل اور محتسب اس بات پر اتفاق کریں کہ محتسب کی غیر جانبداری اور آزادی پر سمجھوتے سے بچاؤ کے لیے محتسب کو مشورہ یا رہنمائی لینا ضروری ہے، ڈویژن کونسل کو بیرونی قانونی خدمات برقرار رکھنے کا اختیار ہے مگر اسے فوری طور پر سکول بورڈ اور ڈویژن سپرنٹنڈنٹ کو مطلع کرنا لازمی ہے۔ ایسی صورتحال کہ جہاں ڈویژن کونسل اس بات سے اتفاق نہ کرے کہ محتسب کو باہر سے قانونی مشیر کی مدد کی ضرورت ہے، محتسب حکام سے درخواست کرے گا کہ ڈویژن سپرنٹنڈنٹ یا سکول بورڈ کی طرف سے براہ راست باہر سے قانونی مشیر کو برقرار رکھا جائے۔

D. سکول بورڈ، PWCS، یا انتظامیہ کو نوٹس

محتسب سے رابطے کا کوئی نوٹس سکول بورڈ، پرنس ولیئم کاؤنٹی پبلک سکولز، اس کی انتظامیہ یا ملازمین کو نہیں دیا جائے گا، کسی بھی مقصد کے لیے، بشمول حراستی دعوے جو مقامی، ریاستی، یا وفاقی قانون کے تحت ہیں جیسے FOIA، FERPA, ٹائٹل IX، ٹائٹل VI، یا ٹائٹل VII، IDEA، معذوری ایکٹ کا سیکشن 504، وغیرہ، یا کوئی اور قانونی یا انتظامی مقصد۔ تاہم، محتسب افراد کو مناسب مقام یا فرد کی طرف بھیج سکتا ہے جہاں نوٹس لیا جا سکتا ہے، اور اس صورت میں کہ فرد بچہ/بچی کے ساتھ مشتبہ زیادتی یا نظر اندازی کے لیے فوری طور پر چائلڈ پروٹیکٹیو سروسز سے رابطہ نہیں کرتا تو محتسب ایک لازمی رپورٹر کی حیثیت سے ایسا کرے گا۔ جب ایک فرد محتسب کے دفتر کے ذریعے اپنے مسئلے کے غیر رسمی حل تک نہیں پہنچ سکا اور اپنے مسئلے کے حل کے لیے کوئی اور قانونی یا انتظامی راستے اختیار کرنا چاہتا ہے، انہیں اپنے الزامات کا بروقت پیش کرنا چاہیے، جو کسی قابل عمل حیثیت یا طریقوں کے تحت ہو۔

E. حدود

محتسب کا دفتر نہ تو کوئی رسمی شکایات قبول کرے گا اور نہ کوئی تحقیقات ہوں گی۔ تاہم، حالات کی بنیاد پر اور سکول بورڈ کے اتفاق سے، محتسب فرد کے مسئلے کے حل کے لیے مدد کر سکتا ہے جس کا تعلق کسی ملازم یا نظامی نوعیت کے ملازمین کے خلاف ہے، ڈویژن سپرنٹنڈنٹ کے اختیار پر مبنی ہے جو نظام کے انفرادی مسائل کو دیکھنے اور حل کرنے کے لیے استعمال کیا جاتا ہے جیسا کہ پالیسی 506، "ملازمین کے ساتھ رابطہ" اور ضابطہ 506.01-1، "تمام ملازمین کے فوائد اور کام کے حالات" میں بیان کیا گیا ہے۔

F. انٹرنل آڈٹ، ڈویژن کونسل، رسک منیجمنٹ، خصوصی تعلیم، یا دیگر رسمی تحقیقات

محتسب کسی رسمی شکایت یا تحقیقات میں مداخلت یا شرکت نہیں کرے گا بشمول وہ جنہیں چائلڈ پروٹیکٹیو سروسز، پرنس ولیئم کاؤنٹی پولیس ڈیپارٹمنٹ، PWCS دفتر برائے ایکیٹیو و کمپلائنس، دفتر برائے انٹرنل آڈٹ، دفتر برائے ڈویژن کونسل یا PWCS کے لیے بیرونی قانونی کونسل، دفتر برائے رسک منیجمنٹ اور سیکوریٹی سروسز کی طرف بھیجا گیا ہے یا اس کی تحقیقات کی جا رہی ہیں، یا جنہیں بصورت دیگر سکول بورڈ نے یا رسمی تحقیقات کے لیے PWCS کی طرف بھیجا گیا ہے۔ محتسب کسی ایسی شکایات میں مداخلت یا شرکت نہیں کرے گا/گی جو خصوصی تعلیم کی مداخلت، سماعت کی تادیبی کاروائی یا نالش کے سلسلے میں زیر التوا ہیں، PWCS سے باہر زیر التوا مداخلت، قانونی یا انتظامی مقدمات جن میں درج ذیل شامل ہیں مگر ان تک محدود نہیں، کسی عدالت میں زیر التوا مقدمات، اور امریکی محکمہ تعلیم کے شہری حقوق کے دفتر میں درج الزامات/شکایات، امریکی محکمۂ انصاف، امریکی محکمۂ افرادی قوت، EEOC، پرنس ولیئم کاؤنٹی ہیومن رائٹس کمیشن، ورجینیا محکمۂ تعلیم، یا دیگر مقامی، ریاستی، یا وفاقی ایجنسی۔

محتسب کسی معاملے کی تحقیق سے انکار کر سکتا ہے یا کسی معاملے سے الگ ہو سکتا ہے اگر محتسب کو یقین ہو کہ کسی وجہ سے اس میں ملوث ہونا نامناسب ہے، بشمول ایسے معاملے کے جو کسی کی بہتری میں نہ ہو یا جو محتسب کے کام کے غلط استعمال کو ظاہر کرے۔

IV. ڈیٹا اکٹھا کرنا اور رپورٹنگ

محتسب کا اہم کام رجحانات، مسائل، اور PWCS پالیسیوں، ضوابط، طریقوں اور انتظامی طریقوں میں ملوث نظامی خدشات کی شناخت، یا اس کی وجہ سے کمی۔ محتسب اپنے دفتر کے ذریعے حل ہونے والے مسائل کی نوعیت اور تعداد کو جمع کرے گا/گی، اور رازداری یا گمنامی کی خلاف ورزی کیے بغیر اس ڈیٹا کو سہ ماہی اور سالانہ رپورٹوں اور سفارشات کے لیے استعمال کرے گا جو سکول بورڈ اور ڈویژن سپرنٹنڈنٹ کے سامنے پیش کی جائیں گی اور ان میں محتسب کے دفتر کی سرگرمیاں؛ رجحانات اور شناخت کردہ مسائل کے شعبے؛ اور نظامی اور تنظیمی تبدیلی کی سفارشات، PWCS کے اندر، اس کے سکولوں اور شعبوں میں بہتری یا حل شامل ہوں گے۔

پرنس ولیئم کاؤنٹی سکول بورڈ
PWCS محتسب کو اس پالیسی کے نفاذ کے لیے عملی رہنما اصول تیار کرنے کا مختار بناتا ہے۔

پرنس ولیئم کاؤنٹی سکول بورڈ اور
PWCS محتسب اس پالیسی کو نافذ کرنے اور نظر رکھنے کے ذمہ دار ہیں۔

اس پالیسی کا کم از کم پانچ سالوں میں جائزہ لیا جائے گا اور ضرورت کے مطابق دہرایا جائے گا۔

قانونی حوالہ جات

Va. Code § 22.1- 253.13:7 (C) (1) (4) and (6), School board policies

کراس حوالہ جات

506 - پالیسی - ملازمین کے ساتھ رابطہ

506.01-1 - ضابطہ - تمام ملازمین کے فوائد اور کام کے حالات