سکول کی عمومی انتظامیہ
ضابطہ: 1-292
ریکارڈز کی ذمہ داری اور جوابدہی
اس
ضابطے
کا
مقصد
سکول
ڈویژن
کے
تمام
عوامی
ریکارڈوں
کی
دیکھ
بھال
اور
ان
کے
تصرف
کے
لیے
ذمہ
داری
کی
تفویض
کو
بیان
کرنا
اور
ریکارڈ
کی
منظم
منتقلی
کے
لیے
فراہم
کرنا
ہے۔
ورجینیا
پبلک
ریکارڈز
ایکٹ
عوامی
ریکارڈ
کو
ایسی
معلومات
کے
طور
پر
بیان
کرتا
ہے
جو
کسی
سرکاری
افسر،
ایجنسی،
یا
ایجنسی
کے
ملازم
کے
ذریعے
یا
اس
کے
ساتھ
کسی
لین
دین
یا
سرگرمی
کو
دستاویز
کرتا
ہے۔
جسمانی
شکل
یا
خصوصیت
سے
قطع
نظر،
ریکارڈ
شدہ
معلومات
ایک
عوامی
ریکارڈ
ہے
اگر
یہ
قانون
کی
پیروی
میں
یا
عوامی
کاروبار
کے
لین
دین
کے
سلسلے
میں
تیار،
جمع،
موصول،
یا
برقرار
رکھی
جاتی
ہے۔
جس
میڈیم
پر
اس
طرح
کی
معلومات
ریکارڈ
کی
جاتی
ہیں
اس
کا
اس
بات
کے
تعین
پر
کوئی
اثر
نہیں
ہوتا
کہ
آیا
ریکارڈنگ
عوامی
ریکارڈ
ہے،
"کوڈ
آف
ورجینیا"
§
42.1-77
ملاحظہ
کریں۔
ریکارڈ
کی
دیکھ
بھال
اور
ضیاع
کے
عمومی
نظام
الاوقات
لائبریری
آف
ورجینیا
کے
ذریعہ
شائع
کیے
گئے
ہیں۔
درج
ذیل
نظام
الاوقات
زیادہ
تر
پرنس
ولیم
کاؤنٹی
پبلک
سکولز
پر
لاگو
ہوتے
ہیں
اور
ذیل
کے
ویب
ایڈریس
پر
مل
سکتے
ہیں۔
http://www.lva.virginia.gov/agencies/records/sched_local/index.htm
GS-02
مالی
ریکارڈز
GS-03
ذاتی
ریکارڈز
GS-16
عمومی
سروسز
GS-19
انتظامی
ریکارڈ
GS-21
پبلک
سکول
(سٹوڈنٹ
ریکارڈ
کی
پالیسی
790
اور
ضابطہ
790-4)
GS-33
انفارمیشن
ٹیکنالوجی
ہر
دفتر
یا
سکول
ان
نظام
الاوقات
کے
مطابق
ریکارڈ
رکھنے
کا
نظام
قائم
کرنے
کا
ذمہ
دار
ہے۔
پرنس
ولیم
کاؤنٹی
پبلک
سکولز
ریکارڈ
سنٹر
کی
ذمہ
داری
ریکارڈز
کی
تصرف
پر
ہے۔
انتظامی
کوآرڈینیٹر،
ریکارڈز
اور
FERPA
تعمیل
ان
نظام
الاوقات
کے
نفاذ
کی
نگرانی
کرے
گا
جس
میں
ریکارڈ
رکھنے
کے
طریقوں
کی
نگرانی
اور
ریکارڈ
کی
ترتیب
کا
انتظام
اور
محفوظ
شدہ
ریکارڈ
تک
رسائی
شامل
ہے۔
اس
نگرانی
میں
سکول
ڈویژن
کے
تمام
ریکارڈز
کی
لائبریری
آف
ورجینیا
کو
اطلاع
دینے
کی
ذمہ
داری
بھی
شامل
ہے۔
مستقل
برقرار
رکھنے
اور
ذخیرہ
کرنے
کے
لیے
طے
شدہ
ریکارڈ
کو
آرکائیو
کرنا
جب
قابل
اطلاق
ہو
تو
ریکارڈ
سینٹر
کی
ذمہ
داری
ہے۔
آرکائیونگ
ریکارڈز
کے
لیے
بنیادی
طریقہ
کار
جو
ریکارڈز
کو
آرکائیو
کرنے
یا
مستقل
رکھنے
کے
لیے
ریکارڈ
سینٹر
میں
منتقل
کیا
جاتا
ہے،
انہیں
ریکارڈ
سینٹر
میں
منتقل
کرنے
سے
پہلے
درج
ذیل
رہنما
خطوط
پر
عمل
کر
کے
تیار
کیا
جانا
چاہیے۔
-
آفس
ٹرانسمیشن
ریکارڈز
ریکارڈز
ٹرانسمیٹل
اور
انوینٹری
فارم
کا
استعمال
کرتے
ہوئے
ڈسپوزیشن،
اور/یا
برقرار
رکھنے
کے
لیے
تحریری
ہدایات
جمع
کرائے
گا۔
-
فائلز
اور
فائل
فولڈرز
کو
حروف
تہجی،
عددی،
اور/یا
تاریخی
ترتیب
میں
آسان
حوالہ
کے
لیے
ہونا
چاہیے۔
-
سٹوریج/ڈسپوزیشن
کے
لیے
ایک
باکس
میں
ایک
ساتھ
پیک
کیے
گئے
تمام
دستاویزات
کو
برقرار
رکھنے
کا
ایک
ہی
شیڈول
ہونا
چاہیے۔
-
بکسوں
پر
واضح
طور
پر
لیبل
لگا
ہوا
ہونا
چاہیے
اور
اس
میں
مناسب
طریقے
سے
تیار
کردہ
ترسیل
کی
درخواست
شامل
ہونی
چاہیے۔
-
تمام
سٹیپل،
کاغذی
کلپس،
اور
دیگر
اشیاء
کو
ہٹا
دیا
جائے
گا۔
-
تمام
خارجی
مواد
کو
ہٹا
دیا
جائے
گا۔
-
ریکارڈز
اچھی
حالت
میں
ہونے
چاہئیں۔
- فائلوں کو مضبوط خانوں میں پیک کیا جانا چاہیے جو کہ فائلوں کو محفوظ کرنے یا ضائع ہونے کے بعد، اگر درخواست کی جائے تو واپس کر دی جائے گی۔
آرکائیو
شدہ
ریکارڈز
کے
لیے
درخواستیں
ریکارڈ
سینٹر
میں
محفوظ
شدہ
تمام
ریکارڈز
تک
مجاز
عملہ
رسائی
حاصل
کر
سکتا
ہے۔
ریکارڈز
کی
درخواست
بذریعہ
ای
میل
یا
فون
ریکارڈ
سنٹر
کو
کی
جا
سکتی
ہے۔
ریکارڈ
سنٹر
میں
یا
اس
سے
ریکارڈ
منتقل
کرنے
کا
ورک
آرڈر
درخواست
کرنے
والے
دفتر
کے
ذریعہ
جمع
کرانا
ضروری
ہے۔
فریڈم
آف
انفارمیشن
ایکٹ
یا
فیملی
ایجوکیشنل
رائٹس
اینڈ
پرائیویسی
ایکٹ
کی
درخواست
کے
جواب
میں
ریکارڈز
جاری
کیے
جا
سکتے
ہیں۔
ڈپٹی
سپرنٹنڈنٹ
(یا
نامزد
شخص)
اس
ضابطے
کے
نفاذ
اور
نگرانی
کے
لئے
ذمہ
دار
ہے۔
اس
ضابطے
اور
متعلقہ
پالیسیوں
کا
کم
از
کم
پانچ
سالوں
میں
جائزہ
لیا
جائے
گا
اور
ضرورت
کے
مطابق
دہرایا
جائے
گا۔