Prince William County Public Schools

کتاب: پالیسیاں اور ضوابط

سیکشن: 700 - طلباء

عنوان: ضابطہ - طالبعلم/طالبہ کے تعلیمی ریکارڈ کی تعریف اور ترمیم

کوڈ: 1-790

حیثیت: فعال

اختیار کردہ: 19 دسمبر، 2018

طلباء

ضابطہ 1-790

طالبعلم/طالبہ کے تعلیمی ریکارڈ کی تعریف اور ترمیم

1. طالبعلم/طالبہ کے تعلیمی ریکارڈ کی قانونی تعریف
   
   1. ریاستی اور وفاقی قانون کے تحت، ایک "طالبعلم/طالبہ کے تعلیمی ریکارڈ" سے مراد وہ ریکارڈ ہیں جو طالبعلم/طالبہ سے براہ راست منسلک ہیں اور سکول ڈویژن اس کا اندراج رکھتا ہے۔ ایسے ریکارڈ کسی بھی طریقے سے ریکارڈ اور رکھے جا سکتے ہیں جن میں درج ذیل شامل ہیں مگر محدود نہیں، دستی تحریر، پرنٹ، کمپیوٹر میڈیا (بشمول الیکٹرانک رابطہ)، ویڈیو یا آڈیو ٹیپ، فلم، مائیکرو فلم اور مائیکروفش۔ اس قسم کے طالب علم کے ریکارڈ مثالیں جنہیں سکول ڈویژن رکھتا ہے، ان میں درج ذیل شامل ہیں مگر ان تک محدود نہیں:
      
      1. مجموعی/سکالسٹک ریکارڈ؛
         
      2. طالبعلم/طالبہ کے داخلے کے ریکارڈ؛
         
      3. طالبعلم/طالبہ کے طبی ریکارڈ (جیسے ڈاکٹر کے نوٹ، سکول نرس کے نوٹس، HIV/AIDS ریکارڈ، صحت کے منصوبے)؛
         
         نوٹ: سکول ڈویژن کے تحت رکھے گئے طبی اور صحت کے ریکارڈ اہل خانہ کے تعلیمی حقوق اور رازداری کا ایکٹ برائے 1974 کے رازداری کے اصولوں کے تابع ہیں اور ہیلتھ انشورنس پورٹبیلیٹی اینڈ اکاؤنٹبلٹی کے رازداری کے قوانین کے تابع نہیں۔
         
      4. خصوصی تعلیمی ریکارڈ (جیسے جانچ، اہلیت، خدمات کی فراہمی، انفرادی پروگرام)؛
         
      5. گفٹڈ ایجوکیشن کی معلومات؛
         
      6. نظم و ضبط کے ریکارڈ (جیسے ریفرل، طرز عمل کے معائدے، معطلیاں، اخراج، دوبارہ جانچ)؛
         
      7. طالبعلم/طالبہ کی معذوری کی معلومات (جیسے سیکشن 504 منصوبے)؛
         
      8. گھر میں بولی جانے والی زبانوں کے سروے؛
         
      9. جانچ کے نتائج (جیسے سٹینڈرڈ آف لرننگ، ووکیشنل ٹیسٹنگ)؛
         
      10. گھر پر تدریس کے ریکارڈ؛
          
      11. والد یا والدہ/اہل طالبعلم/طالبہ کی دستبرداری؛
          
      12. تحویل کے دستاویزات اور دیگر عدالتی دستاویزات؛
          
      13. قانون نافذ کرنے والے ادارے کے ریکارڈ؛
          
      14. عدالتی فیصلوں کے نوٹس؛ اور
          
      15. ایجنسیوں جیسے نابالغوں کی عدالت، سوشل سروسز وغیرہ کی طرف سے رپورٹیں۔
          
   2. تدریسی، نگرانی، انتظامی اور ذیلی تعلیمی افراد کے ریکارڈ جو ریکارڈ بنانے والوں کے کلی تصرف میں رکھے جاتے ہیں اور کسی کو ان تک رسائی یا انکشاف کا حق حاصل نہیں ماسوائے جب ان ریکارڈ کے بنانے والا ایک عارضی متبادل ہے جو وفاقی اور ریاستی قانون کے تحت ہے۔
      
   3. طالب علم کے تعلیمی ریکارڈ سے متعلق سکول ڈویژن کی تمام پالیسیوں اور ضوابط میں اصطلاحات "تعلیمی ریکارڈ" اور "علمی ریکارڈ" ایک دوسرے کی جگہ استعمال کی جا سکتی ہیں۔
      
2. طالبعلم/طالبہ کے تعلیمی ریکارڈ میں تبدیلی
   
   1. ریکارڈ میں ترامیم کی درخواست کے معیارات
      
      سکول ڈویژن ہر طالبعلم کے تعلیمی ریکارڈ کے متعلق بالکل درست اور مکمل معلومات کا اندراج رکھے گی۔ تاہم، اگر ایک والد یا والدہ/سرپرست، یا اہل طالبعلم/طالبہ (18 سال کی عمر سے بڑا طالبعلم/طالبہ)، کو یہ یقین ہو کہ طالبعلم/طالبہ کے تعلیمی ریکارڈ میں موجود معلومات غلط ہے، گمراہ کن ہے یا طالبعلم/طالبہ کے رازداری کے حقوق کی خلاف ورزی ہے تو والد یا والدہ/سرپرست، یا اہل طالبعلم/طالبہ تعلیمی ریکارڈ میں اس خاص حصّہ (حصوں) کی نشاندہی کرتے ہوئے ترمیم کی درخواست کے لیے تحریری درخواست جمع کرا سکتے ہیں۔
      
      نوٹ 1: ترمیمی ریکارڈ کے اس عمل کا اطلاق ایک استاد/استانی کے گریڈنگ کی عمل پر لاگو نہیں ہو گا اور/یا نہ ہی ایک طالب علم کی تعلیمی کارکردگی کی جانچ پر، یعنی جب والد یا والدہ/سرپرست، یا اہل طالب علم رپورٹ کردہ گریڈ کو چیلنج کرنا چاہیے یا اس کی بنیاد پر والد یا والدہ/سرپرست، یا اہل طالبعلم/طالبہ کو یقین ہو کہ طالب علم مختلف گریڈ کا حامل ہے۔ تو اس نوعیت کے چیلنج صرف ضابطہ 731-1 "طالب علم کے معاملات کی اپیل" کے تحت تعلیمی اپیلوں کے ذریعے ہی ممکن ہے۔
      
      نوٹ 2: ریکارڈ میں ترامیم کا یہ عمل دفتر برائے سٹوڈنٹ میجنمنٹ و الٹرنیٹو پروگرامز (OSMAP) سکول بورڈ کے نظم و ضبط کے فیصلوں کو چیلنج کرنے کے لیے استعمال نہیں ہو سکتا اور نہ ہی سکول بورڈ کے نظم و ضبط کے فیصلے یا OSMAP کی سفارشات کو چیلنج کرنے کا راستہ ہے۔ ایسے چیلنجوں سے ضابطہ 731-1، "طالبعلم/طالبہ کے معاملات کی اپیل" اور "ضابطہ اخلاق" کی قابل عمل دفعات میں نظم و ضبط کی اپیل کی دفعات کے تحت نمٹا جاتا ہے۔
      
   2. ریکارڈ میں ترامیم کی درخواست
      
      ریکارڈ کی قسم میں ترمیم کی درخواست اس بات کا تعین کرے گی کہ ترامیم کی درخواست کسے جمع کرانی چاہیے۔
      
      موجودہ طالبعلم/طابلہ کے ریکارڈ یں ترمیم کی درخواست جس کا تعلق ماضی کی تادیبی کاروائی سے ہے اور جس کی یا تو OSMAP نے سفارش کی ہے یا پرنس ولیئم کاؤنٹی سکول بورڈ نے، اسے OSMAP کے ڈائریکٹر کے پاس جمع کرایا جائے گا۔
      
      موجودہ طلباء کے ریکارڈ میں ترمیم کی درخواست کو یا تو طالبعلم/طالبہ کے موجودہ سکول کے پرنسپل (یا نامزد کردہ) کو جمع کرائی جائے گی یا اگر ان حالات میں ڈیپارٹمنٹل ریکارڈ شامل ہے تو مناسب ایسوسی ایٹ سپرنٹنڈنٹ (یا نامزد کردہ) کو جمع کرائی جائے گی۔
      
      پرانے طلباء کے ریکارڈ میں ترمیم کی درخواست FERPA افسر (یا نامزد کردہ) کو جمع کرائی جائے گی۔
      
   3. ریکارڈ میں ترمیم کی درخواست کا فیصلہ
      
      ترمیم کی تحریری درخواست موصول ہونے کے مناسب وقت کے اندر اندر، مناسب سکول ڈویژن افسر درخواست اور شناخت کردہ ریکارڈ کا جائزہ لیں گے اور اس بات کا فیصلہ کریں گے کہ اوپر بیان کیے گئے سیکشن II.Aمیں قائم معیار کے تحت، درخواست کیے گئے ریکارڈ میں ترمیم کی جا سکتی ہے۔ اگر ترمیم کی درخواست مکمل طور پر منظور کی جاتی ہے تو سکول ڈویژن افسر اپنے فیصلے سے تحریری طور پر والد یا والدہ/سرپرست، یا اہل طالبعلم/طالبہ کو مطلع کرے گا/گی، اور اس بات کو یقینی بنانے کے لیے ضروری اقدامات کریں گے کہ ترامیم ہو چکی ہیں۔ اگر ترمیم کی درخواست پر کلی یا جزوی طور پر انکار کیا جاتا ہے تو سکول ڈویژن افسر اپنے فیصلے سے تحریری طور پر والد یا والدہ/سرپرست، یا اہل طالبعلم/طالبہ کو مطلع کرے گا/گی اورانہیں سماعت کی درخواست کرنے کا حق حاصل ہے۔
      
   4. ترمیم کے فیصلے پر نظرثانی کی سماعت
      
      اگر، ترمیم کی درخواست کی تردید کے بعد، والد یا والدہ/سرپرست، یا اہل طالبعلم/طالبہ، سماعت کی درخواست کر سکتے ہیں، سکول ڈویژن والد یا والدہ/سرپرست، یا اہل طالبعلم/طالبہ کو موقع فراہم کرے گا کہ وہ طالبعلم/طالبہ کے تعلیمی ریکارڈ کے مواد کو چیلنج کر سکے اس بنیاد پر کہ تعلیمی ریکارڈ مین موجود معلومات غلط، گمراہ کن یا طالبعلم/طالبہ کے رازداری کے حقوق کی خلاف ورزی ہے۔
      
      OSMAP اور/یا سکول بورڈ کی سطح پر کی گئی تادیبی کاروائی کی نشاندہی کرنے والے طالب علم کے تعلیمی ریکارڈ میں معلومات پر سماعت کی درخواستیں OSMAP کے ڈائریکٹر (یا نامزد شخص) کو تحریری طور پر جمع کرائی جائیں، جو پروسیسنگ کے لئے سماعت کی درخواست ایک آزاد سماعت افسر کو تفویض کرے گا۔
      
      طالبعلم/طالبہ کے تعلیمی ریکارڈ میں موجود معلومات پر سماعت کی درخواست جسکا تعلق طالبعلم/طالبہ کے سکول پرنسپل (یا نامزد کردہ) یا سکول ڈویژن کے سٹاف ممبر سے ہے، اسے تحریری طور پر لیول ایسوسی ایٹ سپرنٹنڈنٹ کو جمع کرانا چاہیے جو طالبعلم/طالبہ کے سکول کے لیے کام کرتا ہے۔
      
      اگر، سماعت کے بعد، سکول ڈویژن کے حکام فیصلہ کرتے ہیں کہ شناخت کردہ معلومات غلط، گمراہ کن، یا طالبعلم/طالبہ کے رازداری کے حقوق کی خلاف ورزی ہے تو سکول ڈویژن افسر ضروری اقدامات کریں گے تاکہ اس بات کو یقینی بنایا جا سکے کہ ریکارد میں مناسب تبدیلی کر دی گئی ہے اور والد یا والدہ/سرپرست، یا اہل طالبعلم/طالبہ تو تحریری طور پر تبدیلی کے اس فیصلے سے مطلع کیا جائے گا۔
      
      اگر، سماعت کے بعد، سکول ڈویژن کے حکام فیصلہ کرتے ہیں کہ شناخت کردہ معلومات غلط، گمراہ کن، یا طالبعلم/طالبہ کے رازداری کے حقوق کی خلاف ورزی نہیں ہے تو سکول ڈویژن افسر والد یا والدہ/سرپرست، یا اہل طالبعلم/طالبہ کو تحریری طور پر تبدیلی کے اس فیصلے سے مطلع کریں گے، طالبعلم/طالبہ کے تعلیمی ریکارڈ میں ایک بیان کے ذریعے اس تبصرے کے ساتھ کہ ریکارڈ میں معلومات درست ہیں، یا یہ بیان دیں گے کہ وہ ڈویژن حکام کے فیصلے سے کیوں اختلاف کرتے ہیں۔ اگر طالبعلم/طالبہ کے تعلیمی ریکارڈ میں ایسا بیان شامل کیا جاتا ہے تو ڈویژن اس بیان کو ریکارڈ کے اختلافی حصے کے ساتھ اس وقت تک رکھے گی جب تک وہ ریکارڈ برقرار رکھا جاتا ہے اور ہر اس وقت اس بیان کا انکشاف کرے گی جب ڈویژن ریکارڈ کے حصہ کا انکشاف کرے گی جس سے بیان متعلق ہے۔
      
      تعلیمی ریکارڈ میں ترمیم کی درخواست کے لیے کوئی مزید سماعتی عمل نہیں ہے۔

ایسوسی ایٹ سپرنٹنڈنٹ برائے سٹوڈنٹ لرننگ اینڈ اکاؤنٹبلٹی (یا نامزد شخص) اس ضابطے کے نفاذ اور نگرانی کے لئے ذمہ دار ہے۔

اس ضابطے اور کسی متعلقہ پالیسی کا کم از کم پانچ سالوں میں جائزہ لیا جائے گا اور ضرورت کے مطابق دہرایا جائے گا۔