کتاب پالیسیاں اور ضوابط

سیکشن 7000 - طلباء

عنوان ضابطہ -ڈائریکٹری کی معلومات کا اجرا

کوڈ 3-790

حیثیت فعال

اختیار کردہ 22 اگست، 2018


طلباء

ضابطہ 3-790

ڈائریکٹری کی معلومات کا اجرا

A. ڈائریکٹری کی معلومات
جب تک ایک والد یا والدہ یا اہل طالبعلم/طالبہ (18 یا اس سے بڑی عمر کا طالبعلم/طالبہ) نے اس ضابطہ کے منسلکہ 1 کا استعمال کر کے اس طرح کے انکشاف کو نہ چنا ہو، طالبعلم/طالبہ کے تعلیمی ریکارڈز میں موجود کچھ مخصوص معلومات، جیسے PWCS نے ڈائریکٹری کی معلومات کے طور پر متعین کیا گیا ہے، اسے والدین کی رضامندی کے بغیر اجرا کیا جا سکتا ہے، جیسا کہ اس ضابطہ میں فراہم کیا گیا ہے۔ وفاقی قانون کے تحت، ڈائریکٹری کی معلومات کا مطلب طالبعلم/طالبہ کے تعلیمی ریکارڈ میں موجود معلومات کو اگر افشا کیا جائے تو عام طور پر یہ نقصان دہ یا نجی حیثیت پر حملہ نہیں سمجھا جائے گا۔ اس میں درج ذیل چیزوں شامل ہیں، لیکن ان تک محدود نہیں:

1. طالبعلم/طالبہ کا نام (بشمول پرانے طلباء)؛
2. تاریخ اور جگہ پیدائش؛
3. حاضری کی تاریخیں؛
4. سرکاری طور پر تسلیم شدہ سرگرمیوں اور کھیل میں شرکت؛
5. قد اور وزن، اگر سکول کی کھیل کی ٹیم کا رکن ہے؛
6. حاصل کردہ ڈگری، اعزاز اور ایوارڈ؛
7. گریڈ لیول؛ اور
8. طلباء کی تصویر (تصویریں) اور ویڈیو، چاہے ہارڈ کاپی یا الیکٹرانک۔
وفاقی قانون کے تحت، ڈائریکٹری معلومات میں طالبعلم/طالبہ کے سوشل سیکوریٹی نمبر یا طالبعلم/طالبہ کا شناختی نمبر پر شامل نہیں ہو سکتا۔

B. طالبعلم/طالبہ کی رابطہ معلومات کے اجرا کی رضامندی
ورجینیا قانون کے تحت، ہو سکتا ہے کہ سکول والد یا والدہ/اہل طالبعلم/طالبہ کی تحریری رضامندی کے بغیر ایک طالبعلم/طالبہ کا فون نمبر یا گھر یا ای-میل ایڈریس جاری نہ کریں۔ PWCS پرنسپل صاحبان سے اکثر و بیشتر تیسرے فریق کے لیے ایسی معلومات فراہم کرنے کا تقاضا کیا جاتا ہے جنہیں جائز ضروریات کے لیے طالبعلم/طالبہ سے رابطہ کرنے کی ضرورت ہوتی ہے جیسے سکول کی پیش کردہ والد یا والدہ کے گروپ، بوسٹر کلب، سکول کی تصاویر فراہم کرنے کے لیے منتخب کردہ کاروباری لوگ، گریجویشن گاؤن یا دیگر تیسرے فریق جنہیں سکول سے متعلقہ سرگرمیوں کے لیے معلومات کی ضرورت ہوتی ہے۔ والدین/اہل طلباء کو اس طریقے سے مطلع کیا جاتا ہے جس کے ذریعے وہ طالبعلم/طالبہ کے رابطے کی معلومات جاری کرنے سے انکار کر سکتے ہیں یا ایسی معلومات کے لیے پرنسپل سے رابطہ کر سکتے ہیں۔

C. ڈائریکٹری معلومات اجرا کرنے کی درخواست
بطور تیسرے فریق، ڈائریکٹری معلومات اجرا کرنے کی درخواست پرنسپل (یا نامزد کردہ)، مناسب لیول ایسوسی ایٹ سپرنٹنڈنٹ (یا نامزد کردہ)، ڈائریکٹر آف اسٹوڈنٹ سروسز (یا نامزد کردہ) یا ایسوسی ایٹ سپرنٹنڈنٹ (یا نامزد کردہ) برائے کمیونیکیشن اینڈ ٹیکنالوجی سروسز کو جمع کرائی جا سکتی ہے۔ چونکہ طالبعلم/طالبہ کے ریکارڈ اور ایسے ریکارڈ میں موجود ذاتی قابل شناخت معلومات (PII) خفیہ ہوتی ہیں، ڈائریکٹری کی معلومات والدین کی تحریری اجازت کے بغیر ان سکول حکام کو جاری کی جا سکتی ہیں جنہیں جائز تعلیمی مقاصد کے لیے ایسے ریکارڈ یا PII کی ضرورت ہوتی ہے جیسے قانون نافذ کرنے والے ادارے تاکہ وہ طالبعلم/طالبہ کے نظم و ضبط کے معاملات میں سکول حکام کی مدد کر سکیں، اس کے ساتھ ساتھ کالج/یونیورسٹی، سکالرشپ دینے والی تنظیمیں، منتخب کردہ عوامی حکام، فوج میں بھرتی کرنے والے، سکول حکام جنہیں جائز تعلیمی مواد درکار ہے، اور خبروں کے میڈیا کو۔ مزید برآں، ڈائریکٹری کی معلومات کو سکول ڈویژن کی اشاعت (پرنٹ اور ڈیجیٹل دونوں) کے مقصد کے لیے استعمال کیا جا سکتا ہے، مگر یہ اس تک محدود نہیں جیسے سکول کی سرگرمیوں اور طالبعلم/طالبہ کی تعلیمی، غیر نصابی سرگرمیاں، یا کھلاڑیوں کی شرکت کی اشاعت شامل ہے۔

نوٹ: جائز تعلیمی دلچسپی والے سکول کے افسران کو وفاقی قانون کے تحت خاص محدود حالات میں والدین کی رضامندی کے بغیر طالب علم کے تعلیمی ریکارڈ کی رسائی بھی دی جا سکتی ہے۔ سکول حکام جائز تعلیمی دلچسپی والا سکول کا عہدیدار وہ شخص ہے جو بطور منتظم، سپروائزر، انسٹرکٹر، یا سٹاف ممبر کا معاون خدمات فراہم کرتا ہے خاص طور پر سکول ڈویژن کے ذریعے عام طور پر خدمات فراہم کرتا ہے (جس میں صحت یا میڈیکل اسٹاف یا مشیر، تھراپسٹ، وکیل، قانون نافذ کرنے والے یونٹ کا عملہ شامل ہے مگر ان تک محدود نہیں)، یا ایک شخص جو سکول کے دیگر عہدیدار کو اس کی پیشہ ورانہ ذمہ داریوں کو انجام دینے میں مدد کرنے والا شخص ہے۔ سکول کے افسر کو جائز تعلیمی دلچسپی ہو گی اگر افسر کو PWCS کے لیے اپنی پیشہ ورانہ ذمہ داری پوری کرنے کے لئے تعلیمی ریکارڈ یا PII میں موجود کا جائزہ لینے کی ضرورت ہو۔

D. سکول میں موجود تدریسی سٹاف منظور شدہ ویب بی بنیاد پر درخواستوں میں ڈائریکٹری کی معلومات استعمال کر سکتے ہیں ( ضابطہ 295-1، "کمپیوٹر سسٹمز اور نیٹ ورک سروسز - PWCS کی قابل قبول استعمال اور انٹرنیٹ تحفظ کی پالیسی" کے مطابق) جب انہیں کمرۂ جماعت میں رابطے کی ضرورت ہے جس میں کلاس رپورٹ، کلاس کے رابطے، بحث و مباحثے، کمرۂ جماعت کے تبصرے، یا متعلقہ ویڈیو/تصاویر شامل ہیں جنہیں کمرۂ جماعت کے والدین/سرپرست کے ساتھ بانٹا جاتا ہے جب درخواست استعمال کی جاتی ہے، مگر یہ ان تک محدود نہیں ہے۔

E. ڈائریکٹری معلومات کا اجرا صرف درج ذیل حالات کے تحت ہی کیا جائے گا:

1. والدین یا اہل طالبعلم/طالبہ نے اس ضابطہ کے منسلکہ I کے جز A کا استعمال کرتے ہوئے اس طرح کے کوائف کو افشا نہ کرنے کی درخواست نہ کی ہو۔ اگر والدین/سرپرست یا اہل طالبعلم/طالبہ اس ضابطہ (ملٹری کی بھرتیاں) کے سیکشن بی میں افراد درج گروپ/افراد کو طالبعلم/طالبہ کی ڈائریکٹری کی معلومات کو جاری نہ کرنا چاہتا ہو، تو اہل طالبعلم/طالبہ یا والد والدہ/سرپرست کی ذمہ داری ہے کہ اس ضابطہ کے منسلکہ I کے جز A کا استعمال کرے اور اسے طالبعلم/طالبہ کے موجودہ سکول میں جمع کرائے۔

2. سپرنٹنڈنٹ (یا نامزد کردہ/)، یا پرنسپل (یا نامزد) کا خیال ہو کہ ڈائریکٹری کی معلومات جاری کرنا طالبعلم/طالبہ (طلباء)، انفرادی سکول، اور/یا انفرادی سکول ڈویژن، اور/یا سکول ڈویژن کے بہتر مفاد میں ہے۔

3. ملٹری کی بھرتیوں کے لیے جب ڈائریکٹری کی معلومات کی درخواست شدہ رسائی اس کے مساوی ہے جو دیگر پیشہ ورانہ اور تعلیمی گروپ کو دیا گیا ہے جن کا مقصد طلباء کو پیشہ ورانہ یا تعلیمی اختیارات سے واقف کرانا ہے۔ اگر والدین/سرپرست یا اہل طالبعلم/طالبہ نہ چاہتا ہو کہ طالبعلم/طالبہ
کی ڈائریکٹری کی معلومات ملٹری کی بھرتیوں کو جاری نہ کی جائے، تو والدین/سرپرست یا اہل طالبعلم/طالبہ کی ذمہ داری ہے کہ اس ضابطہ کے منسلکہ I کے جز C کا استعمال کرے اور اسے طالبعلم/طالبہ کے موجودہ سکول میں جمع کرائے۔

4. ڈائریکٹری کی معلومات کو درج ذیل کے لیے استعمال نہیں کیا جائے گا (i) انتخاب عہدے کے لیے کسی بھی امیدوار کے انتخاب کی حمایت یا شکست کی حمایت نہیں کی جائے گی (ii) کسی بھی ریفرنڈم سوال کی منظوری یا شکست کی وکالت نہیں کی جائے گی، یا (iii ) پرنس ولیئم کاؤنٹی سکول بورڈ، پرنس ولیئم کاؤنٹی بورڈ آف کاؤنٹی سپروائزر، ورجینیا کی جنرل اسمبلی یا ریاست ہائے متحدہ کی کانگرس کے سامنے زیر التواء کسی معاملہ کی حمایت یا شکست کی وکالت نہیں کی جائے گی۔

5. نافذ کرنے والے افسران یا ہنگامی حالات میں اقدامات کرنے والوں کو، اس وقت جب ان کے تفویض کردہ فرائض کے تعلق سے معلومات کے لیے درخواست ہو۔

6. قانون نافذ کرنے والے افسران یا ہنگامی حالات میں اقدامات کرنے والوں کے علاوہ، عوامی افسران کے لیے، جب درخواست صرف طالبعلم/طالبہ کے ناموں، تصویروں/ویڈیو اور اعزاز یا انعامات کے لیے ہو۔

7. PWCS سے منظور شدہ کھیلوں یا نصاب تعلیمی سے جڑی تنظیموں، والد یا والدہ رضاکاروں، یا منظور شدہ والد یا والدہ کے گروپ کے لیے، اس وقت، جب درخواست صرف طالبعلم/طالبہ کے نام، غیر نصابی سرگرمی کی رکنیت، تصویروں/ ویڈیوز، اور اعزاز یا انعامات کے لیے ہو۔

8. نیوز میڈیا کے لیے، جب درخواست صرف سکول کی سرگرمیوں اور/یا طالبعلم/طالبہ کی تعلیمی، غیر نصابی سرگرمیوں، یا کھیل میں شرکت کی اشاعت کے مقصد کے لیے ہو، جب درخواست صرف طالبعلم/طالبہ کے ناموں، تصاویر/ویڈیوز اور اعزازات یا ایوارڈ کے لیے ہو۔

9. طلباء یا سٹاف کو مخصوص خدمات فراہم کرنے کے لیے ایسوسی ایٹ سپرنٹنڈنٹ برائے کمیونیکیشن اینڈ ٹیکنالوجی سروسز اور سپروائزر برائے خریداری کے ذریعہ منظور شدہ کارپوریٹ یا غیر منافع بخش تنظیموں کے لیے (جیسے گریجویشن گاؤن، انگوٹھیاں خریدنے، اور اعلانات کے لیے ہو، مگر یہ ان تک محدود نہیں)۔ صرف خدمات کے متفقہ شقوں کے لیے ضروری معلومات فراہم کی جائیں گی، اور صرف استعمال کے شرائط کی صراحت کرنے والے اور کوائف کے رازداری کو یقینی بنانے والے دستخط شدہ غیر انکشافاتی معاہدے کو موصول کرنے کے بعد۔ ایسی صورتوں میں، ایسوسی ایٹ سپرنٹنڈنٹ برائے کمیونیکیشن اور ٹیکنالوجی خدمات (یا نامزد شخص) مناسب انتخاب اور ڈائریکٹری کی معلومات آگے بڑھانے کو یقینی بنائے گا۔

F. طلباء کی تصویر (تصاویر) یا ویڈیو کی اشاعت

نیوز میڈیا کو طلباء کے تعلیمی، کھیل یا نصاب سے ہٹ کر کارکردگی کے حوالے سے طلباء کی پہچان کے لئے تصویریں اور ویڈیو باقاعدگی کے ساتھ فراہم کی جاتی ہیں۔ تصاویر یا ویڈیو کو جاری کرنے یا استعمال کرنے کے لیے کوئی بھی درخواست پرنسپل (یا نامزد شخص) یا ایسوسی ایٹ سپرنٹنڈنٹ برائے کمیونیکیشن اینڈ ٹیکنالوجی خدمات (یا نامزد شخص) کے پاس جمع کی جائے گی۔ طلباء کی تصویر کشی کرنے والے تصاویر یا ویڈیو صرف انہیں اداروں کو جاری کیا جائے گا جو ڈویژن کے ملازم کے ذریعہ منظور شدہ ہیں جو درخواست کو موصول کرتے اور جائزہ لیتے ہیں، اور صرف درج ذیل حالات کے تحت:

1. والد یا والدہ/سرپرست یا اہل طالبعلم/طالبہ نے اس ضابطہ کے منسلکہ 1 کے جز B کا استعمال کرتے ہوئے اس طرح کے کوائف کو افشا نہ کرنے کی درخواست نہیں کی ہے۔ اگر والدین یا اہل طالبعلم/طالبہ نہ چاہتا ہو کہ طالبعلم/طالبہ کے تصاویر یا ویڈیو کی معلومات کو جاری نہ کی جائے، تو اہل طالبعلم/طالبہ اور/یا والدین کی ذمہ داری ہے کہ اس ضابطہ کے منسلکہ I کے جز B کا استعمال کرے۔

نوٹ: اگرچہ والدین/سرپرست یا اہل طالبعلم/طالبہ اس ضابطہ کے منسلکہ I جز B کا استعمال کرتے ہیں، سکول ڈویژن سکول سے متعلقہ مقاصد کے لیے نمائش، عوامی ڈسپلے، اور سکول کی اشاعتوں (پرنٹ یا ڈیجیٹل) جیسے مقاصد کے لیے طلباء کے تصاویر اور ویڈیو کو استعمال کر سکتا مگر یہ ان تک محدود نہیں۔

2. .پرنسپل (یا نامزد کردہ) یا ایسوسی ایٹ سپرنٹنڈنٹ برائے کمیونیکیشن اینڈ ٹیکنالوجی خدمات (یا نامزد کردہ) یقین رکھتا ہے کہ اس طرح کی تصاویر اور ویڈیو جاری کرنا طالبعلم/طالبہ (طلباء)، انفرادی سکول، اور/یا اسکول ڈویژن کے بہتر مفاد میں ہے۔

3. تصاویر اور ویڈیو کو تجارتی یا سیاسی مقاصد (مذکورہ 8.C میں اجازت کے علاوہ) نہ ہی تجارتی یا نجی تشہیر کے لیے استعمال کیا جائے گا۔

4. خاندانوں کے احترام کے تحت، اسکول ڈویژن مردہ یا شدید طور سے زخمی طلباء کے تصاویر یا ویڈیو کو میڈیا کی رسائی نہ فراہم کرے گا اور نہ ہی اس کی سہولت دے گا، حتی کہ طالبعلم/طالبہ کے والد یا والدہ/سرپرست یا اہل طالبعلم/طالبہ نے منظوری دی ہو یا درخواست کی ہو۔

G. ڈائریکٹری معلومات صرف اسی فرد کو جاری کی جائے گی جو کسی منظور شدہ ایجنسی یا سکول یا دیگر ادارے مثلاً (خبریں کا میڈیا) کے لیے افسر کی حیثیت کے سے کام کر رہا ہو جس کے لیے یہ ضابطہ اس طرح کی معلومات کو جاری کرنے اور استعمال کرنے کی اجازت دیتا ہے۔

H. جیسا کہ اس ضابطہ کے منسلکہ I کے جز A، B، اور C میں بیان کیا گیا ہے والد والدہ/سرپرست یا اہل طالبعلم/طالبہ کا طالبعلم/طالبہ کی ڈائریکٹری کی معلومات کو جاری کرنے سے علیحدگی اختیار کرنے کی اہلیت کی نوٹس کو PWCS طلباء اور والدین /سرپرست کو سالانہ فراہم کردہ "ضابطہ اخلاق" میں شامل کر دیا جائے گا اور PWCS ویب سائٹ pwcs.edu میں بھی شائع کر دیا جائے گا۔

I. طالبعلم/طالبہ کے رابطہ معلومات (ٹیلی فون نمبر: اور گھر اور ای-میل ایڈریس) کے اجرا سے انکار (رضامندی فراہم کریں) کا والد یا والدہ/سرپرست یا اہل طالبعلم/طالبہ کی اہلیت کا نوٹس ان والدین/سرپرست یا اہل طالبعلم/طالبہ کو سال میں کم از کم ایک مرتبہ فراہم کیا جائے گا، جن کو یہ ضابطہ ڈائریکٹری کی معلومات جاری کرنے یا استعمال کرنے کے لیے بااختیار بناتا ہے، یہ PWCS کے پیغامات کے نظام کے ذریعے دیا جائے گا جو الیکٹرانک طریقے سے اوپٹ آوٹ کر سکتے ہیں جو سٹوڈنٹ آئی ڈی نمبروں سے جڑا ہوا ہے۔ اس نظام تک رسائی کی اہلیت نئے والدین/سرپرست اور اہل نئے طلباء کو بھی دی جائے گی۔

J. جیسا کہ اس ضابطہ میں مستعمل ہے، اصطلاح "والد یا والدہ" کا مفہوم ضابطہ 794-1 ، "سکول معاملات پر والدین کے درمیان تنازعات کا حل" میں دیا گیا ہے۔

ہر ایک پرنسپل (یا نامزد شخص)، ریکارڈ منیجمنٹ کا ماہر (یا نامزد شخص)،اور ایسوسی ایٹ سپرنٹنڈنٹ برائے کمیونیکیشنز اینڈ ٹیکنالوجی سروسز (یا نامزد شخص) اس ضابطہ کو نافذ کرنے اور اس کی نگرانی کرنے کے لیے ذمہ دار ہے۔

ایسوسی ایٹ سپرنٹنڈنٹ برائے کمیونیکیشن اینڈ ٹیکنالوجی سروسز (یا نامزد کردہ) اس ضابطہ اور متعلقہ پالیسی کو کم از کم ہر پانچویں سال اور بوقت ضرورت جائزہ لینے کا ذمہ دار ہے۔

حوالہ جات

295-1 - ضابطہ - کمپیوٹر سسٹم اور نیٹ ورک کی خدمات - PWCS کی انٹرنیٹ پالیسی کے استعمال اور تحفظ کی ذمہ داری

794-1 - ضابطہ - سکول معاملے پر والدین کے درمیان مسئلے کا حل

منسلکہ I کے PDF ورژن کے لیے یہاں کلک کریں