کتاب پالیسیاں اور ضوابط
سیکشن 7000 - طلباء
عنوان ضابطہ -طالبعلم/طالبہ کے تعلیمی ریکارڈ کے انتظامات
کوڈ 4-790
حیثیت فعال
اختیار کردہ 19 دسمبر، 2018
طلباء
ضابطہ 4-790
طالبعلم/طالبہ کے تعلیمی ریکارڈ کے انتظامات
پرنس
ولیئم
کاؤنٹی
پبلک
سکولز
درج
ذیل
قابل
اطلاق
قوانین
اور
ضوابط
کے
تحت
کانفرنس
میں
طالبعلم/طالبہ
کے
تعلیمی
ریکارڈ
کا
انتظام
کریں
گے،
فیملی
ایجوکیشن
رائٹس
اینڈ
پرائیویسی
ایکٹ(FERPA)،
پروٹیکشن
آف
پیوپل
رائٹس
امینڈمنٹ،
معذور
افراد
کی
تعلیم
کی
بہتری
کا
ایکٹ،
ورجینیا
پبلک
ریکارڈ
ایکٹ،
ورجینیا
فریڈم
آف
انفارمیشن
ایکٹ،
اور
"کوڈ
آف
ورجینیا"۔
سکول
ڈویژن
کی
طالبعلم/طالبہ
کے
تعلیمی
ریکارڈ
کے
انتظامات
میں
ان
ریکارڈ
کو
جمع
کرنا،
رکھنا،
محفوظ
رکھنا،
منتقل
کرنا،
سٹور
کرنا،
مائیکرو
فلمنگ،
اور
حتمی
طور
پر
سنبھالنا۔
طالبعلم/طالبہ
کے
ریکارڈ
کے
انتظام
کا
طریقہ
کار
پرنس
ولیئم
کاؤنٹی
پبلک
سکولز
کے
"
طالبعلم/طالبہ
کے
سکالسٹک
ریکارڈ
کے
انتظام
کے
رہنما
اصول"
میں
موجود
ہے
جو
ہر
سکول
اور
ریکارڈ
سینٹر
میں
موجود
ہے۔
طالبعلم/طالبہ
کے
تعلیمی
ریکارڈ
کے
جمع
کرنے،
سٹور
کرنے،
منتقل
کرنے،
افشا
کرنے
اور
سنبھالنے
کے
عمل
کے
دوران،
ڈویژن
سٹاف
رکن
کو
اس
بات
کی
تسلی
کرنی
چاہیے
کہ
ان
ریکارڈ
میں
موجود
ذاتی
طور
پر
قابل
شناخت
معلومات
محفوظ
رہیں
گی۔
I.
طالبعلم/طالبہ
کے
تعلیمی
ریکارڈ
کا
انتظام
اور
محفوظ
کرنا
ہر
سکول
پرنسپل
(یا
نامزد
کردہ)،
منتظم
کوآرڈینیٹر،
ریکارڈ
اور
FERPA
کمپلائنس
(یا
نامزد
کردہ)
اور
کسی
دوسرے
ڈیپارٹمنٹ
کا
ملازم
(جیسے
دفتر
برائے
سٹوڈنٹ
منیجمنٹ
و
الٹرنیٹو
پروگرامز
(OSMAP)،
خصوصی
تعلیم)
سکول
ڈویژن
میں
جو
طالبعلم/طالبہ
کے
تعلیمی
ریکارڈ
کا
کوئی
بھی
حصے
کا
انتظام
کرتا
ہے،
وہ
طالبعلم/طالبہ
کے
تعلیمی
ریکارڈ
کے
مواد،
جمع
کرنے،
تحفظ،
استعمال
اور
افشا
کرنے
کا
ذمہ
دار
ہے۔
طالبعلم/طالبہ
کے
تمام
تعلیمی
ریکارڈ
ہر
سکول
کے
اندر
ایک
مرکزی
مقام
پر،
ریکارڈ
سینٹر
میں
یا
سکول
ڈویژن
میں
کسی
دوسرے
ڈیپارٹمنٹ
کے
اندر
(جیسے
OSMAP،
خصوصی
تعلیم)
میں
رکھیں
جائیں
گے
جس
میں
طالبعلم/طالبہ
کے
تعلیمی
ریکارڈ
کا
کوئی
حصّہ
موجود
ہے،
مناسب
تالے
کے
نظام
کے
اندر
رکھا
جائے
گا،
اور
آگ
اور
پانی
سے
محفوظ
میٹریل
کے
اندر
الماری
میں
رکھا
جائے
گا۔
II.
طالبعلم/طالبہ
کے
تعلیمی
ریکارڈ
کا
وقتاً
فوقتاً
جائزہ
سکول
پرنسپل
(یا
نامزد
کردہ)
اس
سکول
کے
طالبعلم/طالبہ
کے
تعلیمی
ریکارڈ
کے
وقتاً
فوقتاً
جائزے
اور
سکول
ڈویژن
کے
ان
ریکارڈ
کو
ہٹانے
کے
ذمہ
دار
ہوں
گے
جن
کو
اب
رکھنے
کی
ضرورت
نہیں
ہے۔
اسے
طلباء
کے
ایلیمنٹری
سکول
کے
آخری
سال،
طالبعلم/طالبہ
کے
مڈل/
ہائی
اسکول
کے
پہلے
سال،
ہائی
سکول
میں
طالبعلم/طالبہ
کے
آخری
سال
میں
کیا
جا
سکتا
ہے
یا
پرنسپل
کی
مرضی
پر
اس
سے
زیادہ
دفعہ
بھی
کیا
جا
سکتا
ہے۔
III.
طالبعلم/طالبہ
کے
تعلیمی
ریکارڈ
کی
منتقلی
ہر
سکول
پرنسپل
(یا
نامزد
کردہ)
طالبعلم/طالبہ
کے
اگلے
مناسب
سکول
میں
ہر
طالبعلم/طالبہ
کے
مکمل
تعلیمی
ریکارڈ
جمع
کرنے
اور
منتقل
کرنے
کا
ذمہ
دار
ہے،
یا
ریکارڈ
سینٹر
کو
اگر
ایک
طالبعلم/طالبہ
سکول
ڈویژن
سے
نکل
گیا
ہے۔
ہر
ہائی
سکول
کا
پرنسپل
سکول
ڈویژن
سے
گریجویٹ
ہونے
والے
ہر
طالبعلم/طالبہ
کا
مکمل
تعلیمی
ریکارڈ
سینٹر
میں
بھیجنے
کا
ذمہ
دار
ہے۔
منتقل
ہونے
والے
طالبعلم/طالبہ
کے
تعلیمی
ریکارڈ
لازمی
طور
پر
مہر
بند
ہونے
چاہیے
اور
براہ
راست
ترسیل
کے
لیے
بھیجنے
والی
جگہ
سے
وصول
کرنے
والی
جگہ
تک
دفعات
لگانی
چاہیے۔
ریکارڈ
کو
جمع
اور
منتقل
کرنے
کا
عمل
ہر
سال
مناسب
تحفظاتی
اقدامات
کے
تحت
اور
وقت
پر
اور
مؤثر
طریقے
سے
کیا
جائے
گا۔
عمارت
کے
پرنسپل
صاحبان
(یا
نامزد
کردہ)،
منتظم
کوآرڈینیٹر،
ریکارڈ
اور
FERPA
کمپلائنس
(یا
نامزد
کردہ)،
اور
ایسوسی
ایٹ
سپرنٹنڈنٹ
برائے
سٹوڈنٹ
لرننگ
اینڈ
اکاؤنٹبلٹی
(یا
نامزد
شخص)
اس
ضابطے
کے
نفاذ
اور
نگرانی
کے
لئے
ذمہ
دار
ہے۔
اس
ضابطے
اور
کسی
متعلقہ
پالیسی
کا
کم
از
کم
پانچ
سالوں
میں
جائزہ
لیا
جائے
گا
اور
ضرورت
کے
مطابق
دہرایا
جائے
گا۔