Prince William County Public Schools

کمیونٹی تعلقات

ضابطہ 1-912

معلومات اور دستاویزات تک عوامی رسائی

1. غیر رسمی درخواستیں۔
   
   1. انفرادی طلباء سے معلومات یا دستاویزات کے لیے درخواستیں۔
      
      ایک انفرادی طالبعلم/طالبہ یا طلباء سے متعلق معلومات یا دستاویزات کی کوئی درخواست پالیسی 790، "طالبعلم/طالبہ کے ریکارڈ"؛ ضابطہ 1-790، "طالبعلم/طالبہ کے تعلیمی ریکارڈ کا کی تعریف اور ترمیم"؛ اور/یا پالیسی 795، "طالبعلم/طالبہ کی رازداری اور معلومات تک والدین کی رسائی" کے تحت ہونی چاہیے، جتنا قابل اطلاق ہو۔ انفرادی طلباء سے متعلق معلومات یا دستاویزات کے لیے فریڈم آف انفامیشن ایکٹ (FOIA) کی درخواستیں، سمن، یا دیگر قانونی درخواستیں اس ضابطے کے سیکشن II اور ضابطہ 1-913، "سکول ڈویژن افراد یا ڈویژن کے ریکارڈ کے لیے قانونی عمل، ثمن دستاویزات کی خدمات"، کے تحت ہوں گی۔
      
   2. PWCS کے انفرادی ملازمین سے معلومات یا دستاویزات کے لیے درخواستیں۔
      
      PWCS کے انفرادی ملازمین یا افسران سے معلومات یا دستاویزات برائے کو ہیومن ریسورس کے ڈیپارٹمنٹ کو بھجوانا چاہیے، اور پالیسی 505 سلامتی، اہلکار ذاتی فائلوں کا جائزہ کے تحت ہونی چاہیے۔ رازداری اور سیکیورٹی، اور ضابطہ 1-505.03 "فعال اور غیر فعال عملے کی فائلوں کا جائزہ۔" انفرادی طلباء سے متعلق دستاویزات کے لیے FOIA درخواستیں، سمن، یا دیگر قانونی درخواستیں اس ضابطے کے سیکشن II اور ضابطہ 1-913، "سکول ڈویژن افراد یا ڈویژن کے ریکارڈ کے لیے قانونی عمل، ثمن دستاویزات کی خدمات"، کے تحت ہوں گی۔
      
   3. دوسری ڈویژن کی معلومات یا دستاویزات کے لیے غیر رسمی درخواستیں۔
      
      میڈیا کے شہریوں اور ممبران کی حوصلہ افزائی کی جاتی ہے کہ وہ سکول ڈویژن سے متعلق معلومات اور دستاویزات کی غیر رسمی درخواستیں ڈیپارٹمنٹ برائے کمیونیکیشن و ٹیکنالوجی سروسز کے پاس جمع کرائیں۔ سکول کی سرگرمیوں، کھیلوں یا غیر نصابی تقریبات یا سکول کو اس جیسی منفرد معاملات کے علاوہ، سرکاری ڈویژن کی سطح پر معلومات یا دستاویزات سے متعلق درخواستیں یا سوالات جو انفرادی سکولوں یا سکول ڈویژن کے کسی اور ادارے کو کی جائیں گی، انہیں فوری طور پر ڈیپارٹمنٹ برائے کمیونیکیشن و ٹیکنالوجی سروسز کو بھیجا جانا چاہیے۔ ان درخواستوں کو جتنا جلدی ہو نمٹا جائے گا، مگر ضروری نہیں کہ FOIA، گورنمنٹ ڈیٹا کولیکشن اور ڈسمینشن ایکٹ، یا کسی دوسرے رسمی قانونی اقدام کے تحت ان درخواستوں پر غور کیا جائے۔
      
   4. قانونی درخواستیں FOIA یا گورنمنٹ ڈیٹا کولیکشن اور ڈیسیمینیشن ایکٹ کے تحت کی جائیں گی۔
      
      FOIA اور گورنمنٹ ڈیٹا کولیکشن اینڈ ڈیسیمینیشن ایکٹ عوام کو موجود مستثنیٰ عموامی ایجنسی کے سرکاری ریکارڈ تک رسائی دیتا ہے، لیکن، ڈویژن سے ریکارڈ رکھنے یا معلومات کا جواب دینے کا تقاضا نہیں کرتا۔ دستاویزات کے کچھ زمروں کو ان قوانین کے تحت روکا جا سکتا ہے، جیسے کہ عملے کے ریکارڈ؛ طالب علم کے ریکارڈ؛ طالب علم یا ملازم کی کارکردگی کا جائزہ لینے کے لیے استعمال ہونے والے ٹیسٹ اور امتحانات؛ طلباء، عملے اور املاک کی حفاظت سے متعلق ریکارڈ؛ اٹارنی کلائنٹ یا ورک پروڈکٹ کے مراعات کے تحت انکشاف سے محفوظ ریکارڈ؛ سپرنٹنڈنٹ کے ورکنگ پیپرز؛ بند سیشن مواد؛ وغیرہ
      
      ورجینیا کے FOIA یا گورنمنٹ ڈیٹا کلیکشن اینڈ ڈسیمینیشن ایکٹ کے تحت کی گئی سرکاری پبلک ریکارڈز کے لیے کسی بھی درخواست کی ہدایت کی جائے گی اور/یا ڈویژن کے کمپلائنس آفیسر کو دی جائے گی، جسے اس کے مطابق نامزد کیا گیا ہے۔ Va. کوڈ § 2.2-3704.1 (A) (2)، جو درج ذیل ہے:
      
      FOIA Compliance Officer
      Prince William County Public Schools
      Post Office Box 389 Manassas, Virginia 20108
      
      اس طرح کی درخواستوں کی تاریخ دی جائے گی اور درخواست کی گئی دستاویزات کی معقول خاصیت کے ساتھ وضاحت کی جائے گی۔ درخواست کرنے والا/والی اپنا نام اور قانونی پتہ فراہم کریں گے۔ درخواست کی وصولی پر، ڈویژن درخواست کی گئی تاریخ کے پانچ (5) کاروباری دنوں کے اندر اندر تحریری طور پر جواب دے گی۔ اگر درخواست کا جواب دینے کے لیے اضافی وقت درکار ہو، یا درخواست کیے گئے ریکارڈ کسی FOIA استثنا کے تحت آتے ہوں، یا ان درخواستوں کے جواب سے کوئی اخراجات منسلک ہوں تو درخواست گزار کو مطلع کیا جائے گا۔ یہ نوٹس ورجینیا کوڈ § 3704.1-2.2 کی پوسٹنگ شرائط کی تعمیل کرتا ہے۔
      
      نیوز میڈیا پر جاری کی گئی FOIA درخواستوں کے بارے میں ڈیپارٹمنٹ آف کمیونیکیشن اینڈ ٹیکنالوجی سروسز کو بتایا جائے گا، جو مزید اصل ادارے سے رابطہ کرے گا تاکہ اس بات کا تعین کیا جا سکے کہ آیا درخواست کو FOIA عمل سے باہر پورا کیا جا سکتا ہے یا نہیں۔ سکول ڈویژن کے معمول کے میڈیا ریلیشن کے ذریعے نمٹنا ہو سکتا ہے کہ میڈیا اداروں کی ضروریات کو پورا کرنے کے لیے زیادہ وسعت دے۔ اگر اصل ادارہ اس بات کا تعین کرے گا کہ اگر FOIA کے بغیر والی اپروچ بہتر ہے تو اس بات کی درخواست کی جائے گی کہ FOIA درخواست منسوخ کرنے کی سرکاری نوٹیفیکیشن فراہم کی جائے۔ ایسے نوٹس کی وصولی پر، ڈیپارٹمنٹ برائے کمیونیکیشن اینڈ ٹیکنالوجی سروسز اہم درخواست کو پورا کریں گے۔
      
2. سمن بغرض پیش سازی دستاویز، عدالتی حکم نامے، اور دیگر قانونی دستاویزات۔
   
   سمن بغرض پیش سازی دستاویز (جن کے لیے ریکارڈ کا ہونا ضروری ہے)، عدالتی حکم نامے، یا دیگر قانونی دستاویزات جو ڈویژن ریکارڈ تلاش کر رہے ہیں، انہیں ضابطہ 1-913، "سکول ڈویژن افراد یا ڈویژن کے ریکارڈ کے لیے قانونی عمل، ثمن دستاویزات کی خدمات" میں بیان کیے گئے طریقہ کار کے تحت چلایا جائے گا۔

ایسوسی ایٹ سپرنٹنڈنٹ برائے ہیومن ریسورسز (یا نامزد شخص) اس ضابطہ کے نفاذ اور نگرانی کے لئے ذمہ دار ہے۔

اس ضابطے اور متعلقہ پالیسیوں کا کم از کم پانچ سالوں میں جائزہ لیا جائے گا اور ضرورت کے مطابق دہرایا جائے گا۔