Quyển Chính sách và quy định
Phần 2000 - Quản lý chung
Tiêu đề Quy định - Trách nhiệm và quy trách nhiệm đối với hồ sơ
Mã 292-1
Trạng thái Hoạt động
Thông qua 26 tháng 6 năm 2019
Quản lý chung
QUY ĐỊNH: 292-1
TRÁCH NHIỆM VÀ QUY TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI HỒ SƠ
Mục đích của quy định này là để mô tả việc gắn trách nhiệm cho việc duy trì và hủy hồ sơ công cộng của bộ phận trường học và để cung cấp cho việc chuyển giao hồ sơ có trật tự.
Đạo
luật
hồ
sơ
công
cộng
Virginia
xác
định
một
hồ
sơ
công
cộng
như
là
thông
tin
mà
đươch
ghi
chép
một
giao
dịch
hoặc
hoạt
động
bằng
hoặc
với
bất
kỳ
công
chức,
đại
lý,
hoặc
nhân
viên
của
một
cơ
quan.
Bất
kể
hình
thức
vật
lý
hoặc
đặc
trưng,
các
thông
tin
ghi
lại
là
một
hồ
sơ
công
cộng
nếu
nó
được
sản
xuất,
thu
thập,
nhận
được,
hoặc
giữ
lại
tuân
thủ
pháp
luật
hoặc
liên
quan
đến
giao
dịch
kinh
doanh
công
cộng.
Các
phương
tiện
mà
thông
tin
đó
được
ghi
nhận
không
có
xác
định
xem
ghi
là
một
hồ
sơ
công
cộng,
xem
"
mã
Virginia"
§
42.1-77.
Lịch
trình
chung
để
bảo
trì
và
hủy
hồ
sơ
được
công
bố
bởi
Thư
viện
Virginia.
Các
lịch
trình
sau
đây
được
áp
dụng
nhiều
nhất
cho
các
trường
công
lập
Quận
Prince
William
và
có
thể
được
tìm
thấy
tại
địa
chỉ
web
dưới
đây.
http://www.LVA.Virginia.gov/agencies/Records/sched_local/index.htm
GS-02 Hồ sơ tài chính
GS-03 Hồ sơ nhân sự
GS-16 Dịch vụ tổng hợp
GS-19 Hồ sơ hành chính
GS-21 Trường công lập (Chính sách về hồ sơ học sinh 790 và quy định 790-4)
GS-33 Công nghệ thông tin
Mỗi
văn
phòng
hoặc
trường
học
chịu
trách
nhiệm
thiết
lập
một
hệ
thống
lưu
giữ
theo
các
lịch
trình.
Việc
hủy
hồ
sơ
là
trách
nhiệm
của
Trung
tâm
Lưu
trữ
các
trường
công
lập
Quận
Prince
William.
Điều
phối
viên
hành
chính,
Hồ
sơ
và
tuân
thủ
FERPA
sẽ
giám
sát
việc
thực
hiện
các
lịch
trình
này
bao
gồm
theo
dõi
thực
tiễn
lưu
giữ
hồ
sơ
và
quản
lý
việc
hủy
các
hồ
sơ
và
quyền
truy
cập
vào
hồ
sơ
lưu
trữ.
Trách
nhiệm
giám
sát
này
cũng
bao
gồm
trách
nhiệm
báo
cáo
việc
hủy
các
hồ
sơ
của
bộ
phận
trường
học
cho
thư
viện
Virginia.
Việc
lưu
trữ
hồ
sơ
để
lưu
giữ
vĩnh
viễn
và
lưu
kho
là
trách
nhiệm
của
Trung
tâm
hồ
sơ
khi
áp
dụng.
Thủ
tục
cơ
bản
lưu
trữ
hồ
sơ
Records
that
are
transferred
to
the
Records
Center
for
archiving
or
permanent
retention
should
be
prepared
by
practicing
the
following
guidelines
before
being
transferred
to
the
Records
Center.
Hồ sơ mà đã được chuyển đến Trung tâm hồ sơ để lưu trữ hoặc lưu giữ vĩnh viễn phải được chuẩn bị bằng các hướng dẫn sau đây trước khi được chuyển đến Trung tâm hồ sơ.
-
Văn
phòng
chuyển
hồ
sơ
sẽ
gửi
hướng
dẫn
bằng
văn
bản
về
hủy,
và/hoặc
lưu
giữ,
bằng
cách
sử
dụng
mẫu
hồ
sơ
chuyển
hồ
sơ
và
mẫu
kiểm
kê.
- Tập tin và thư mục tập tin phải theo thứ tự chữ cái, số, và/hoặc để tham khảo dễ dàng.
- Tất cả các tài liệu đóng gói lại với nhau trong một hộp để lưu trữ/hủy phải thực hiện cùng một lịch trình lưu giữ.
-
Hộp
phải
được
dán
nhãn
rõ
ràng
và
bao
gồm
yêu
cầu
chuyển
được
chuẩn
bị
đúng
cách.
- Tất cả các kẹp, kẹp giấy, và các đối tượng khác sẽ được gỡ bỏ.
- Tất cả các vật liệu không liên quan sẽ được gỡ bỏ.
-
Hồ
sơ
phải
ở
trong
tình
trạng
tốt.
- Các tập tin phải được đóng gói trong các hộp chắc chắn sẽ được trả lại sau khi các tập tin được lưu trữ hoặc bị phá hủy, nếu được yêu cầu.
Yêu
cầu
tiếp
cận
hồ
sơ
đã
lưu
trữ
Tất
cả
hồ
sơ
lưu
trữ
tại
Trung
tâm
hồ
sơ
có
thể
được
truy
cập
bởi
nhân
viên
ủy
quyền.
Yêu
cầu
về
một
hồ
sơ
có
thể
được
thực
hiện
bằng
email
hoặc
điện
thoại
đến
Trung
tâm
hồ
sơ.
Lệnh
công
việc
để
có
hồ
sơ
di
chuyển
từ/đến
trung
tâm
hồ
sơ
phải
được
nộp
bởi
cơ
quan
yêu
cầu.
Hồ sơ có thể được phát hành để đáp ứng với Đạo luật tự do thông tin hoặc quyền giáo dục gia đình và yêu cầu đạo luật về quyền riêng tư.
Phó
giám
thị
(hoặc
người
được
ủy
quyền)
chịu
trách
nhiệm
thực
hiện
và
giám
sát
quy
định
này.
Quy
định
này
và
chính
sách
liên
quan
sẽ
được
xét
lại
ít
nhất
mỗi
năm
năm
và
sửa
đổi
khi
cần
thiết.
Tham khảo chéo
790 - Chính sách - Hồ sơ giáo dục cho học sinh
790-4 - Quy định - Quản lý hồ sơ giáo dục sinh viên