Quyển Chính sách và quy định
Phần 7000 - Học sinh
Tiêu đề QUY ĐỊNH - Định nghĩa và sửa đổi hồ sơ giáo dục học sinh
Mã 790-1
Tình trạng Hoạt động
Thông qua 19 tháng 12 năm 2018
Học sinh
QUY ĐỊNH 790-1
ĐỊNH NGHĨA VÀ SỬA ĐỔI HỒ SƠ GIÁO DỤC CỦA HỌC SINH
-
Định
nghĩa
pháp
lý
về
hồ
sơ
giáo
dục
học
sinh
-
Theo
luật
tiểu
bang
và
liên
bang,
một
"hồ
sơ
giáo
dục
học
sinh"
có
nghĩa
là
những
hồ
sơ
liên
quan
trực
tiếp
đến
một
học
sinh
và
được
duy
trì
bởi
hệ
trường.
Hồ
sơ
như
vậy
có
thể
được
ghi
lại
và
lưu
giữ
bằng
bất
kỳ
cách
nào,
bao
gồm,
nhưng
không
giới
hạn,
chữ
viết
tay,
in
ấn,
phương
tiện
truyền
thông
máy
tính
(bao
gồm
cả
truyền
thông
điện
tử),
video
hoặc
băng
Audio,
phim
ảnh,
microfilm,
và
microfiche.
Ví
dụ
về
các
loại
hồ
sơ
học
sinh
có
thể
được
duy
trì
bởi
hệ
trường
bao
gồm,
nhưng
không
giới
hạn:
- Hồ sơ tích lũy/học thuật;
- Hồ sơ ghi danh học sinh;
- Hồ sơ y tế học sinh (ví dụ, ghi chú của bác sĩ, y tá trường học, hồ sơ HIV/AIDS, kế hoạch y tế); Lưu ý: hồ sơ y tế và sức khỏe được duy trì bởi các trường học phải tuân theo các quy tắc bảo mật của luật giáo dục gia đình và quyền riêng tư của năm 1974 và không tuân theo các quy tắc bảo mật của luật bảo hiểm y tế về quyền mang sang và trách nhiệm.
- Hồ sơ giáo dục đặc biệt (ví dụ như đánh giá, điều kiện, cung cấp dịch vụ, chương trình giáo dục cá nhân); Thông tin giáo dục năng khiếu;
- Hồ sơ kỷ luật (ví dụ, giới thiệu, hợp đồng hành vi, đình chỉ, trục xuất, nhập quay trở lại trường);
- Thông tin Khuyết tật của học sinh (ví dụ, Kế hoạch mục 504);
- Khảo sát ngôn ngữ nhà;
- Kết quả đánh giá (ví dụ, tiêu chuẩn học tập, thi tay nghề);
- Hồ sơ dạy học tại nhà;
- Miễn trừ phụ huynh/học sinh đủ điều kiện;
- Tài liệu về quyền nuôi con và các tài liệu tòa án khác;
- Hồ sơ thực thi pháp luật;
- Quyết định của tòa án; Và
- Báo cáo từ các cơ quan như tòa án vị thành niên, Dịch vụ xã hội, v.v.
- Hồ sơ của nhân viên giáo dục giảng dạy, giám sát, hành chính và phụ trợ mà được lưu giữ trong sở hữu duy nhất của người lập hồ sơ và không thể tiếp cận hoặc tiết lộ cho bất kỳ người nào khác ngoại trừ một một người thay thế tạm thời cho người lập hồ sơ không phải là hồ sơ giáo dục theo luật liên bang và tiểu bang.
- Trong tất cả các chính sách và quy định của bộ phận trường học liên quan đến hồ sơ học sinh, các điều khoản "hồ sơ giáo dục" và "hồ sơ học thuật" được sử dụng thay thế cho nhau.
-
Theo
luật
tiểu
bang
và
liên
bang,
một
"hồ
sơ
giáo
dục
học
sinh"
có
nghĩa
là
những
hồ
sơ
liên
quan
trực
tiếp
đến
một
học
sinh
và
được
duy
trì
bởi
hệ
trường.
Hồ
sơ
như
vậy
có
thể
được
ghi
lại
và
lưu
giữ
bằng
bất
kỳ
cách
nào,
bao
gồm,
nhưng
không
giới
hạn,
chữ
viết
tay,
in
ấn,
phương
tiện
truyền
thông
máy
tính
(bao
gồm
cả
truyền
thông
điện
tử),
video
hoặc
băng
Audio,
phim
ảnh,
microfilm,
và
microfiche.
Ví
dụ
về
các
loại
hồ
sơ
học
sinh
có
thể
được
duy
trì
bởi
hệ
trường
bao
gồm,
nhưng
không
giới
hạn:
-
Sửa
đổi
hồ
sơ
giáo
dục
của
học
sinh
-
Tiêu
chuẩn
cho
một
yêu
cầu
sửa
đổi
hồ
sơ
Thông tin chính xác và đầy đủ cho mỗi học sinh sẽ được duy trì bởi bộ phận trường học trong hồ sơ giáo dục của học sinh. Tuy nhiên, nếu phụ huynh/người giám hộ, hoặc học sinh đủ điều kiện (học sinh từ 18 tuổi trở lên), tin rằng hồ sơ giáo dục của học sinh có chứa thông tin không chính xác, gây hiểu lầm, hoặc vi phạm quyền riêng tư của học sinh, phụ huynh/người giám hộ, hoặc học sinh hội đủ điều kiện, có thể nộp một yêu cầu sửa đổi.
Lưu ý 1: Quy trình sửa đổi hồ sơ này không áp dụng cho những yêu cầu đáng kể xem lại quá trình chấm điểm của giáo viên và/hoặc đánh giá nội dung về hiệu suất học tập của học sinh, chẳng hạn như khi phụ huynh/người giám hộ, hoặc học sinh đủ điều kiện, muốn xem xét lại diểm số trên thẻ báo cáo hoặc bảng điểm mà phụ huynh/người giám hộ tin rằng học sinh đáng có điểm khác. Những loại thử thách này chỉ có thể được xử lý theo quy định Khiếu nại về học thuật của quy định 731-1, "Khiếu nại về các vấn đề của học sinh".
Lưu ý 2: Quá trình sẳ đổi hồ sơ này khong áp dụng cho những yêu cầu xem xét lại kết quả của thủ tục xử lý kỷ luật được tổ chức bởi Văn phòng quản lý học sinh và các chương trình thay thế (OSMAP) hoặc Hội đồng trường học và không phải là nơi mà theo đó để thách thức một quyết định kỷ luật được thực hiện bởi các hội đồng trường OSMAP và /hoặc cấp Hội đồng trường học phải được nộp bằng văn bản cho Giám đốc OSMAP (hoặc người được ủy quyền),người sẽ chỉ định yêu cầu điều trần cho một viên chức điều trần độc lập để xử lý.
Yêu cầu cho một phiên điều trần về thông tin chứa trong hồ sơ giáo dục của học sinh liên quan đến quyết định của hiệu trưởng trường học (hoặc người được ủy quyền) hoặc nhân viên của bộ phận trường học phải được nộp bằng văn bản cho Giám thị cấp phó của học sinh để xử lý.
Nếu, sau buổi điều trần, quan chức của bộ phận trường học quyết định rằng thông tin được xác minh là không chính xác, gây hiểu lầm, hoặc vi phạm quyền riêng tư của học sinh, cán bộ bộ phận trường sẽ thực hiện các hành động cần thiết để đảm bảo hồ sơ được sửa đổi theo đó, và thông báo văn bản cho phụ huynh/người giám hộ, hoặc học sinh về quyết định sửa đổi.
Nếu, sau buổi điều trần, quan chức của bộ phận trường học quyết định rằng các thông tin được xác minh là không chính xác, gây hiểu lầm, hoặc vi phạm quyền riêng tư của học sinh, quan chức bộ phận trường học sẽ thông báo cho phụ huynh/người giám hộ, hoặc học sinh hội đủ điều kiện, bằng văn bản về quyết định đó, và về quyền của phụ huynh/người giám hộ hợp pháp, hoặc học sinh hội đủ điều kiện, để đưa ra tuyên bố vào hồ sơ giáo dục của học sinh cho ý kiến về các thông tin tranh cãi trong hồ sơ. Nếu một tuyên bố như vậy lưu trong hồ sơ giáo dục của học sinh, bộ phận trường sẽ duy trì tuyên bố với phần tranh cãi của hồ sơ cho đến khi hồ sơ được duy trì và bất cứ khi nào bộ phận trường tiết lộ hồ sơ thì đó phải là một phần của hồ sơ mà tuyên bố liên quan.
Không có quá trình khiếu nại thêm cho các yêu cầu sửa đổi hồ sơ giáo dục.
Phó giám thị học tập và trách nhiệm của học sinh (hoặc người được ủy quyền) chịu trách nhiệm thực hiện và giám sát quy định này.
Quy định này và bất kỳ chính sách liên quan sẽ được xét lại ít nhất mỗi năm năm và sửa đổi khi cần thiết.
-
Tiêu
chuẩn
cho
một
yêu
cầu
sửa
đổi
hồ
sơ