R790-2

Quyển Chính sách và quy định

Phần 7000 - Học sinh

Tiêu đề QUY ĐỊNH - Tiết lộ/tiếp cận hồ sơ giáo dục học sinh

Mã 790-2

Tình trạng Hoạt động Thông qua 19/12/2018

Học sinh

QUY ĐỊNH 790-2

TIẾT LỘ/TIẾP CẬN HỒ SƠ GIÁO DỤC HỌC SINH

Quyền của phụ huynh/người giám hộ, hoặc học sinh hội đủ điều kiện, để đánh giá và kiểm tra hồ sơ giáo dục học sinh của họ
Quyền đánh giá và kiểm tra hồ sơ giáo dục của học sinh bao gồm: (1) quyền đối với phản hồi từ bộ phận trường học về các yêu cầu giải thích và diễn giải hợp lý về hồ sơ giáo dục; (2) quyền được yêu cầu rằng hệ trường cung cấp bản sao của hồ sơ giáo dục với chi phí giảm hoặc miễn phí, mà nếu không có các bản sao sẽ ngăn chặn các phụ huynh/người giám hộ , hoặc học sinh hội đủ điều kiện, thực hiện quyền kiểm tra và đánh giá các hồ sơ giáo dục một cách có có hiệu quả; và (3) quyền có một đại diện của phụ huynh/người giám hộ hoặc học sinh đủ điều kiện kiểm tra và đánh giá các hồ sơ giáo dục, nếu người đại diện có thể cung cấp sự đồng ý bằng văn bản từ cha mẹ/người giám hộ hoặc học sinh hội đủ điều kiện trước khi tiết lộ.

Phù hợp với quy định 794-1, "Giải quyết mâu thuẫn giữa cha mẹ về các vấn đề trường học," người ta cho rằng cả cha lẫn mẹ đều có quyền để xem và kiểm tra hồ sơ giáo dục của học sinh, trừ khi có lệnh tòa đã tuyên bố khác.

Yêu cầu xem lại và kiểm tra hồ sơ giáo dục của học sinh phải được gửi trực tiếp cho hiệu trưởng trường hoặc người được ủy quyền. Phù hợp với luật liên bang, hệ trường phải tuân thủ yêu cầu từ cha mẹ/người giám hộ, hoặc học sinh hội đủ điều kiện (học sinh từ 18 tuổi trở lên), về việc xem lại và kiểm tra hồ sơ giáo dục của học sinh trong một khoảng thời gian hợp lý, nhưng không quá 45 ngày theo lịch, sau khi có yêu cầu. Nếu hồ sơ giáo dục của học sinh bao gồm thông tin về nhiều hơn một học sinh, phụ huynh/người giám hộ, hoặc học sinh hội đủ điều kiện, của học sinh đó sẽ có quyền để đánh giá và kiểm tra chỉ những phần của hồ sơ giáo dục liên quan đến học sinh của họ.

Nếu có một cuộc họp sắp tới về chương trình giáo dục cá nhân (IEP) của học sinh hoặc điều trần liên quan đến việc xác định, đánh giá, hoặc vị trí giáo dục của một học sinh, hoặc để cung cấp một nền giáo dục công cộng thích hợp miễn phí, bất kỳ yêu cầu của phụ huynh/người giám hộ, hoặc học sinh hội đủ về đánh giá và kiểm tra như vậy sẽ diễn ra trước khi cuộc họp xảy ra, và tại trường học trong giờ hành chính của trường.

Theo luật liên bang, khi một học sinh đến tuổi 18, việc xem xét và các quyền kiểm tra, và sự đồng ý yêu cầu của, một phụ huynh /người giám hộ được chuyển từ phụ huynh/người giám hộ sang cho học sinh. Tuy nhiên, luật liên bang không cấm hệ trường tiết lộ cho phụ huynh/người giám hộ hồ sơ giáo dục của học sinh đủ điều kiện mà không có sự đồng ý trước bằng văn bản của học sinh đủ điều kiện, nếu tiết lộ là: a) cho phụ huynh/người giám hộ của một học sinh phụ thuộc; hoặc b) liên quan đến tình trạng khẩn cấp về sức khỏe hoặc an toàn với học sinh, hoặc các học sinh khác hoặc nhân viên trường.
1. Ghi lại các lần truy cập hồ sơ học tập của học sinh
  Với ngoại lệ tiết lộ một hồ sơ giáo dục được thực hiện cho các quản trị viên, cố vấn trường học, nhân viên văn thư có trách nhiệm bảo trì hồ sơ, và bất kỳ nhân viên của bộ phận trường học với trách nhiệm giảng dạy trực tiếp cho một học sinh cụ thể, trường học của học sinh sẽ giữ một Nhật ký truy cập, phản ánh tên, chữ ký, ngày, và lý do, của tất cả các những lần truy cập hồ sơ giáo dục của học sinh bởi trường học và nhân viên và bất kỳ bên khác xem xét và/hoặc kiểm tra hồ sơ giáo dục của học sinh. Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật liên bang, một trường học sẽ không ghi lại về việc đăng nhập truy cập một tiết lộ một hồ sơ giáo dục học sinh được thực hiện theo một lệnh của tòa án, ban hành theo đạo luật Yêu nước Hoa Kỳ, nếu lệnh của tòa án đặc biệt cấm ghi như vậy.
2. Phí sao chép chính thức của bảng điểm
  1. Không tính phí cho ba lần đầu tiên của bảng điểm chính thức được phát hành bởi các trường học của hồ sơ.
  2. $5 cho mỗi bản sao cho bảng điểm chính thức bổ sung được phát hành bởi các trường học của hồ sơ.
  3. $5 mỗi bản sao cho mỗi bảng điểm chính thức do Trung tâm hồ sơ Học khu quận Prince William cấp.
  4. $5 + $3 phí dịch vụ mỗi trùng lặp cho mỗi bảng điểm chính thức khi đặt hàng trực tuyến.
  5. Yêu cầu của bên thứ ba để xác minh tốt nghiệp sẽ chỉ trực tuyến, với một khoản phí $25 yêu cầu.
3. Lệ phí sao chép hồ sơ giáo dục của học sinh
  
  Không tính phí cho việc xem xét và kiểm tra hồ sơ giáo dục của học sinh của cha mẹ/người giám hộ, người được chỉ định của họ (có giấy sự đồng ý trước bằng văn bản của phụ huynh/người giám hộ hoặc học sinh hội đủ điều kiện trước khi tiết lộ), một học sinh hội đủ điều kiện hoặc cho những người mà hồ ssow học thuật có thể cung cấp như như được định nghĩa ở phần II của quy định này.
  Theo yêu cầu, việc sao chép hồ sơ giáo dục được lưu trữ tại trang web của trường hoặc trung tâm hồ sơ cho phụ huynh học sinh với sự đồng ý trước bằng văn bản hoặc một học sinh đủ điều kiện. Không có lệ phí cho việc tìm kiếm và truy xuất hồ sơ giáo dục của học sinh, nhưng có thể có một khoản phí để sao chép các hồ sơ đó. Ngoài ra, có thể có một khoản phí cho việc đánh giá và soạn lại của các thư trao đổi điện tử mà không được duy trì trong hồ sơ giáo dục của học sinh. Lệ phí tối thiểu cho việc sao chép hồ sơ giáo dục của học sinh sẽ lên đến là $5, và bao gồm cả trang thứ sáu (một mặt), và thêm $ 0,20 cho bất kỳ một trang bổ sung. Tuy nhiên, theo quy định của Hội đồng giáo dục Virginia các chương trình giáo dục đặc biệt cho trẻ em Khuyết tật ở Virginia, thì sẽ miễn phí để sao chép IEP hiện đang có hiệu lực.
  Nhất quán với luật liên bang, trong trường hợp áp dụng một khoản phí trùng lặp có hiệu quả ngăn ngừa một phụ huynh/người giám hộ, hoặc một học sinh đủ điều kiện, từ thực hiện quyền kiểm tra và đánh giá hồ sơ giáo dục của học sinh, lệ phí sẽ được miễn hoặc giảm, tùy thuộc vào kích thước của yêu cầu sao chép.
4. Phương thức thanh toán cho việc sao chép
  Tiền mặt hoặc lệnh thanh toán để thanh toán cho một bảng điểm chính thức hoặc hồ sơ giáo dục được cung cấp bởi trường hồ sơ phải được thanh toán trực tiếp cho các trường học, trước khi nhận được yêu cầu sao chép. Lệnh thanh toán tiền phải chính xác về số lượng và được thanh toán cho tên của trường.
5. Phương thức thanh toán cho Trung tâm hồ sơ của trường
6. Tiền mặt hoặc lệnh thanh toán cho một bảng điểm chính thức hoặc hồ sơ giáo dục cung cấp bởi Trung tâm hồ sơ phải được thanh toán trực tiếp cho Trung tâm hồ sơ, trước khi nhận được yêu cầu sao chép. Lệnh thanh toán tiền phải chính xác về số lượng và được thanh toán cho tên của trường.
7. Phương thức thanh toán cho yêu cầu trực tuyến
  Dùng thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng để thanh toán cho bất kỳ yêu cầu trực tuyến.
Quyền truy cập vào hồ sơ giáo dục học sinh của nhân viên phòng học
Ngoài cha mẹ/người giám hộ hợp pháp, người đại diện có sự đồng ý trước bằng văn bản, hoặc một học sinh đủ điều kiện, Hồ sơ giáo dục của học sinh sẽ được truy cập, không cần sự đồng ý, bởi nhân viên của trường học và/hoặc trong một bộ phận trường học những người có quyền lợi hợp lý
Quyền truy cập vào hồ sơ giáo dục học sinh của bên thứ ba
Nói chung, phát hành hồ sơ giáo dục của học sinh cho bên thứ ba cần được cha mẹ/người giám học hoặc học sinh đủ điều kiện yêu cầu trước, bằng văn bản. Sự đồng ý bằng văn bản phải xác định các hồ sơ được tiết lộ, mục đích của việc tiết lộ, và các bên/bên mà việc tiết lộ được thực hiện. Tuy nhiên, trong một số trường hợp nhất định và luật pháp liên bang và tiểu bang hiện hành cho phép, các tài liệu có trong hồ sơ giáo dục của học sinh có thể được phát hành mà không có sự đồng ý trước bằng văn bản cho bên thứ ba thông qua các lệnh tư pháp hoặc trát đòi hầu tòa của chính phủ tiểu bang và liên bang.
Thông tin trong hồ sơ giáo dục của học sinh chỉ có thể được phát hành cho một nhân viên tài an ninh của trường học trong các tình huống liên quan (1) điều tra về một vấn đề kỷ luật học sinh; (2) khả năng của hệ thống tư pháp vị thành niên để phục vụ có hiệu quả một học sinh trước khi phân xử; (3) liên quan đến một trường hợp khẩn cấp có nhận dạng để bảo vệ sức khỏe và sự an toàn của học sinh hoặc các cá nhân khác; hoặc (4) để đáp lại một lệnh tư pháp hoặc trát đòi hầu tòa, nhưng chỉ sau khi cha mẹ và học sinh được thông báo trước khi tiết lộ, ngoại trừ các tiết lộ được thực hiện theo lệnh tòa án ban hành theo Đạo luật yêu nước Hoa Kỳ.
1. Lệnh của tòa án và/hoặc trát hầu tòa
  Các trát đòi hầu tòa nhận được bởi bộ phận trường học cho hồ sơ giáo dục của học sinh phải được xử lý theo phần III quy định 913-1, "Dịch vụ quy trình pháp lý, lệnh triệu tập và trát đòi hầu tòa cho nhân viên phòng học hoặc cho các hồ sơ của trường học," phù hợp với luật tiểu bang và liên bang. Khi nhận được trát đòi hầu tòa về hồ sơ giáo dục của học sinh và trước khi hệ trường xác định có nên tạo ra các tài liệu để đáp ứng hay không, mọi nỗ lực sẽ được thực hiện để thông báo cho phụ huynh/người giám hộ của học sinh, hoặc một học sinh đủ điều kiện về cháp hầu tòa và nội dung tài liệu yêu cầu nhằm để cung cấp cho phụ huynh /người giám hộ, hoặc học sinh hội đủ điều kiện có cơ hội tìm kiếm cac hành động bảo vệ từ tòa án hoặc ngăn chặt sự tiết lộ. Nếu, sau khi thông báo, phụ huynh/người giám hộ, hoặc học sinh hội đủ điều kiện, chọn không tìm kiếm hành động bảo vệ, hoặc nếu tòa án không cấp hành động bảo vệ, hệ trường sẽ sản xuất các tài liệu để tuân thủ trát đòi hầu tòa.
  Tuy nhiên, theo luật liên bang, một trường học sẽ không thông báo cho phụ huynh /người giám hộ, hoặc học sinh hội đủ điều kiện, về việc tiết lộ hồ sơ giáo dục của học sinh được thực hiện theo một lệnh của tòa án đã ban hành theo luật yêu nước Hoa Kỳ, nếu lệnh của tòa án cụ thể cấm trường đó có một thông báo như vậy.
2. Bên ngoài các cơ quan chính phủ
  Luật pháp tiểu bang và liên bang về quyền riêng tư của học sinh cung cấp miễn trừ khi một số yêu cầu trước bằng văn bản của phụ huynh/người giám hộ hoặc học sinh hội đủ điều kiện là không cần thiết, trong một số trường hợp nhất định. Tuy nhiên, trước khi tiết lộ, hệ trường sẽ thông báo cho phụ huynh/người giám hộ hoặc học sinh hội đủ điều kiện có yêu cầu tiết lộ hồ sơ giáo dục của học sinh có danh tính.
3. Các yêu cầu theo đạo luật tự do thông tin của Virginia (FOIA)
  Hồ sơ giáo dục của học sinh có thể không được yêu cầu theo FOIA và sẽ được xử lý theo phần II của quy định 912-1, "Truy cập công cộng vào thông tin và tài liệu," phù hợp với luật pháp tiểu bang.
Quyền truy cập vào hồ sơ giáo dục của học sinh do Trung tâm hồ sơ bảo quản
1. Truy cập hồ sơ giáo dục của học sinh
  Sau khi một học sinh tốt nghiệp hoặc rút khỏi bộ phận trường học, Hồ sơ giáo dục của học sinh đó được chuyển đến Trung tâm hồ sơ để lưu trữ và lưu giữ, nhất quán với lịch trình duy trì trạng thái hiện hành. Một khi hồ sơ giáo dục của học sinh đã được chuyển đến Trung tâm hồ sơ, Trung tâm hồ sơ sẽ chịu trách nhiệm duy trì một Nhật ký truy cập, phản ánh tên, chữ ký, ngày, và lý do, của bất kỳ người nào xem xét hoặc kiểm tra hồ sơ giáo dục. Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật liên bang, một trường học sẽ không ghi lại về việc đăng nhập truy cập một tiết lộ một hồ sơ giáo dục học sinh được thực hiện theo một lệnh của tòa án, ban hành theo đạo luật Yêu nước Hoa Kỳ, nếu lệnh của tòa án đặc biệt cấm ghi như vậy.
  Ngoài việc kiểm tra trực tiếp hồ sơ giáo dục của học sinh cụ thể, việc tiết lộ thông tin thư mục có thể được lấy từ các loại hồ sơ khác duy trì trong Trung tâm hồ sơ, có thể được tiết lộ mà không có sự đồng ý trước bằng văn bản. Tuy nhiên, đối với hồ sơ giáo dục của học sinh và các hồ sơ khác có chứa thông tin thư mục về hơn một học sinh, phụ huynh/người giám hộ hoặc học sinh hội đủ điều kiện có quyền kiểm tra và chỉ đánh giá các thông tin liên quan đến học sinh của họ hoặc để được thông báo về các thông tin cụ thể đó. Các mục chỉ định là thông tin thư mục được đặt ra trong quy định 790-3, "Phát hành thông tin thư mục" và được xuất bản hàng năm trong "Bộ quy tắc hành vi."
2. Chuyển một hồ sơ giáo dục ra khỏi Trung tâm hồ sơ
  Nếu một học sinh đươc trả lại cho một trường học trong hệ trường, Trung tâm hồ sơ sẽ, theo yêu cầu, chuyển hồ sơ đến trường nơi mà học sinh đang ghi danh.
  Đối với một học sinh chuyển sang một hệ trường hoặc ghi danh vào một trường cao đẳng hoặc đại học, Trung tâm hồ sơ sẽ cung cấp bản sao hồ sơ giáo dục của học sinh cho trường yêu cầu. Phù hợp với luật liên bang và tiểu bang, Trung tâm hồ sơ không cần phải có sự đồng ý bằng văn bản của phụ huynh/người giám hộ hoặc học sinh hội đủ điều kiện trước khi chuyển nhượng hồ sơ, cũng không cần thông báo cho phụ huynh/người giám hộ hoặc học sinh hội đủ điều kiện của chuyển hồ sơ.
  Nếu phụ huynh/người giám hộ hoặc học sinh hội đủ điều kiện cần hồ sơ giáo dục của học sinh đó được chuyển đến một thực thể không phải là một hệ trường chuyển nhượng hoặc vào trường cao đẳng hoặc đại học, ủy quyền cho việc phát hành hồ sơ đó từ Trung tâm hồ sơ cần được hoàn tất và nộp cho Trung tâm hồ sơ trước khi tiết lộ bằng một trong các phương pháp:
  1. Một mẫu cho phép phát hành được ký bởi một học sinh hoặc phụ huynh/người giám hộ đủ điều kiện sử dụng mẫu đơn chấp thuận FERPA của quận Prince William; Hoặc
  2. Một yêu cầu bằng văn bản được ký bởi một học sinh hoặc phụ huynh/người giám hộ đủ điều kiện cho biết các phần cụ thể của hồ sơ giáo dục của học sinh được gửi, mục đích cho việc tiết lộ, và tên và địa chỉ của người nhận dự kiến của hồ sơ giáo dục. Ngoài ra, yêu cầu bằng văn cũng phải chứa các thông tin sau:
    1. Tên in và chữ ký của của ca nhân người yêu cầu;
    2. Tên đầy đủ được sử dụng bởi học sinh khi ghi danh cuối cùng trong hệ trường;
    3. Ngày sinh của học sinh;
    4. Tên của trường học mà học sinh cuối cùng đã tham dự; và
    5. Năm học sinh tốt nghiệp hoặc ngày học sinh được rút khỏi hệ trường.
Yêu cầu bằng văn bản này phải được nộp cho: Trung tâm hồ sơ, Học khu quận Prince William, P.O. Box 389, Manassas, VA 20108.

Trung tâm hồ sơ cũng sẽ duy trì bất kỳ hình thức phát hành hoặc các yêu cầu bằng văn bản có chữ ký của phụ huynh/người giám hộ hoặc học sinh hội đủ điều kiện cho phép Trung tâm hồ sơ chuyển hồ sơ giáo dục cho các thực thể bên ngoài trường học.
Hiệu trưởng (hoặc chỉ định), điều phối viên hành chính, Cán bộ về Hồ sơ và tuân thủ FERPA (hoặc người được chỉ định), giám thị cấp phó (hoặc người được ủy quyền) thích hợp, và Phó giám thị học tập và trách nhiệm của học sinh (hoặc người có thẩm quyền) chịu trách nhiệm thực hiện và theo dõi quy định này.
Quy định này và bất kỳ chính sách liên quan sẽ được xét lại ít nhất mỗi năm năm và sửa đổi khi cần thiết.

Tham khảo chéo

790-3 - Quy định - Phát hành thông tin thư mục
794-1 - Quy định - Giải quyết mâu thuẫn giữa phụ huynh trong vấn đề trường học
912-1 - Quy định - Truy cập công cộng vào thông tin và tài liệu
913-1 - Quy định - Dịch vụ quy trình pháp lý, trát triệu tập và trát hầu tòa đối với nhân viên hoặc cho các hồ sơ của hệ trường