Prince William County Public Schools

Sách: Chính sách và quy định

Phần: 700 - Học sinh

Tiêu đề: QUY ĐỊNH - Công bố thông tin thư mục

Mã: 790-3

Trạng thái: Đang hoạt động

Thông qua: Ngày 22 tháng 8 năm 2018

Học sinh

QUY ĐỊNH 790-3

CÔNG BỐ THÔNG TIN THƯ MỤC

1. Thông tin thư mục
   
   Trừ khi phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện (học sinh từ 18 tuổi trở lên) đã từ chối tiết lộ đó bằng cách sử dụng Tệp đính kèm I theo quy định này, một số thông tin nhất định có trong hồ sơ giáo dục của học sinh đã được PWCS chỉ định là thông tin thư mục, có thể được phát hành mà không có sự đồng ý của phụ huynh, như được quy định trong quy định này. Theo luật liên bang, thông tin thư mục có nghĩa là thông tin có trong hồ sơ giáo dục của một học sinh thường không được coi là có hại hoặc xâm phạm quyền riêng tư nếu được tiết lộ. Nó bao gồm, nhưng không giới hạn ở các mục sau:
   1. Tên của học sinh (bao gồm cả cựu học sinh);
   2. Ngày, tháng, năm sinh;
   3. Ngày tham dự;
   4. Tham gia các hoạt động và thể thao được công nhận chính thức;
   5. Chiều cao và cân nặng, nếu là một thành viên của đội thể thao của trường;
   6. Bằng cấp, danh dự và giải thưởng nhận được;
   7. Cấp lớp; và
   8. Ảnh và video của học sinh, dù là bản cứng hay điện tử. Theo luật liên bang, thông tin thư mục có thể không bao gồm số An sinh Xã hội hoặc số Id của học sinh.
2. Đồng ý tiết lộ thông tin liên lạc của học sinh
   
   Theo luật Virginia, các trường học không được tiết lộ số điện thoại hoặc địa chỉ nhà hoặc email của học sinh mà không có sự đồng ý bằng văn bản của phụ huynh / học sinh đủ điều kiện. Hiệu trưởng PWCS thường được yêu cầu cung cấp thông tin liên lạc đó cho các bên thứ ba có nhu cầu hợp pháp để liên hệ với học sinh, chẳng hạn như các nhóm phụ huynh do trường tài trợ, câu lạc bộ tăng cường, nhà cung cấp được chọn để cung cấp hình ảnh của trường, áo choàng tốt nghiệp hoặc các bên thứ ba khác cần thông tin cho các hoạt động liên quan đến trường học. Phụ huynh/học sinh đủ điều kiện sẽ được tư vấn về phương pháp mà họ có thể chọn tham gia tiết lộ thông tin liên lạc của học sinh hoặc có thể liên hệ với hiệu trưởng để biết thông tin đó.
3. Yêu cầu tiết lộ thông tin thư mục
   Yêu cầu tiết lộ thông tin thư mục của bên thứ ba sẽ được gửi cho hiệu trưởng (hoặc người được chỉ định), Phó Giám thị Cấp độ thích hợp (hoặc người được chỉ định), Giám đốc Dịch vụ học sinh (hoặc người được chỉ định) hoặc Phó Giám thị Dịch vụ Truyền thông và Công nghệ (hoặc người được chỉ định). Mặc dù hồ sơ học sinh và thông tin nhận dạng cá nhân (PII) có trong hồ sơ đó là bí mật, thông tin thư mục có thể được phát hành mà không cần sự đồng ý bằng văn bản của phụ huynh cho các quan chức nhà trường có lợi ích giáo dục hợp pháp trong hồ sơ đó hoặc PII, cho các cơ quan thực thi pháp luật để hỗ trợ nhân viên nhà trường trong các vấn đề kỷ luật của học sinh, cũng như cho các trường cao đẳng / đại học, nhà cung cấp học bổng, nhà tuyển dụng tiềm năng, ấn phẩm cựu học sinh, tình nguyện viên phụ huynh, tổ chức phụ huynh được PWCS phê duyệt, các quan chức công cộng được bầu, nhà tuyển dụng quân sự, Ngoài ra, thông tin thư mục có thể được sử dụng trong các ấn phẩm của bộ phận nhà trường (cả in ấn và kỹ thuật số) cho mục đích, nhưng không giới hạn, công khai các hoạt động của trường và / hoặc sự tham gia học tập, ngoại khóa hoặc thể thao của học sinh.
   
   Lưu ý: Các quan chức nhà trường có lợi ích giáo dục hợp pháp cũng có thể được cấp quyền truy cập vào hồ sơ giáo dục của học sinh mà không cần sự đồng ý của phụ huynh trong một số trường hợp hạn chế do luật liên bang quy định. Một nhân viên nhà trường có lợi ích giáo dục hợp pháp là một người được Bộ phận Nhà trường tuyển dụng hoặc ký hợp đồng với tư cách là quản trị viên, giám sát viên, giảng viên hoặc nhân viên hỗ trợ để cung cấp các dịch vụ thường được cung cấp bởi Bộ phận Trường học (bao gồm nhưng không giới hạn ở nhân viên y tế hoặc y tế hoặc chuyên gia tư vấn, nhà trị liệu, luật sư, nhân viên đơn vị thực thi pháp luật) hoặc một người hỗ trợ một quan chức nhà trường khác thực hiện trách nhiệm chuyên môn của mình. Một quan chức nhà trường có lợi ích giáo dục hợp pháp nếu quan chức cần xem xét hồ sơ giáo dục hoặc PII có trong đó để thực hiện trách nhiệm chuyên môn của mình đối với PWCS.
4. Nhân viên giảng dạy tại trường có thể sử dụng thông tin thư mục trong các ứng dụng dựa trên web được phê duyệt (theo Quy định 295-1, "Hệ thống máy tính và dịch vụ mạng - Chính sách sử dụng có trách nhiệm và an toàn internet của PWCS") khi chia sẻ thông tin liên lạc trong lớp học, bao gồm nhưng không giới hạn ở báo cáo lớp học, tương tác lớp học, thảo luận, nhận xét lớp học hoặc video / hình ảnh liên quan được chia sẻ với phụ huynh / người giám hộ trong lớp học khi sử dụng ứng dụng.
5. Việc công bố thông tin thư mục chỉ được thực hiện trong các điều kiện sau:
   1. Phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện đã không yêu cầu không tiết lộ dữ liệu đó, bằng cách thực hiện Phần A của Tệp đính kèm I của Quy định này. Nếu phụ huynh/người giám hộ hoặc học sinh đủ điều kiện không muốn công bố thông tin thư mục của học sinh cho các nhóm/cá nhân được liệt kê trong Mục B của quy định này (không phải là nhà tuyển dụng quân sự), thì học sinh đủ điều kiện hoặc phụ huynh/người giám hộ có trách nhiệm thực hiện Phần A của Tệp đính kèm I của quy định này và nộp cho trường hiện tại của học sinh.
   2. Tổng Giám thị (hoặc người được chỉ định), hoặc hiệu trưởng (hoặc người được chỉ định) tin rằng việc tiết lộ thông tin thư mục là vì lợi ích tốt nhất của (các) học sinh, từng trường học và/hoặc Bộ phận Trường học.
   3. Đối với các nhà tuyển dụng quân sự, khi quyền truy cập được yêu cầu vào thông tin thư mục là bằng với việc phù hợp với các nhóm nghề nghiệp và giáo dục khác có mục đích làm cho học sinh nhận thức được các lựa chọn nghề nghiệp hoặc giáo dục. Nếu phụ huynh / người giám hộ hoặc học sinh đủ điều kiện không muốn tiết lộ thông tin thư mục của học sinh cho các nhà tuyển dụng quân sự, phụ huynh / người giám hộ hoặc học sinh đủ điều kiện có trách nhiệm thực hiện Phần C của Tệp đính kèm I theo quy định này và nộp cho trường hiện tại của học sinh.
   4. Thông tin thư mục sẽ không được sử dụng để (i) ủng hộ cuộc bầu cử hoặc thất bại của bất kỳ ứng cử viên nào cho chức vụ bầu cử, (ii) để ủng hộ việc thông qua hoặc đánh bại bất kỳ câu hỏi trưng cầu dân ý nào, hoặc (iii) để ủng hộ việc thông qua hoặc làm thất bại của bất kỳ vấn đề nào đang chờ xử lý trước Hội đồng Trường Quận Prince William, Hội đồng Giám sát Quận Prince William , Đại hội đồng Virginia, hoặc Quốc hội Hoa Kỳ.
   5. Đối với các quan chức thực thi pháp luật hoặc người ứng phó khẩn cấp, khi yêu cầu là thông tin liên quan đến nhiệm vụ được giao của họ.
   6. Đối với các quan chức công cộng, ngoài các quan chức thực thi pháp luật hoặc người ứng phó khẩn cấp, khi yêu cầu chỉ là về tên, hình ảnh / video của học sinh và danh dự hoặc giải thưởng.
   7. Đối với các tổ chức thể thao hoặc chương trình giảng dạy được PWCS phê duyệt, tình nguyện viên phụ huynh hoặc các nhóm phụ huynh được phê duyệt, khi yêu cầu chỉ là tên học sinh, tư cách thành viên hoạt động ngoại khóa, ảnh / video và danh dự hoặc giải thưởng.
   8. Đối với các phương tiện truyền thông, khi yêu cầu chỉ nhằm mục đích công bố các hoạt động của trường và / hoặc sự tham gia học tập, ngoại khóa hoặc thể thao của học sinh, khi yêu cầu chỉ là tên, hình ảnh / video của học sinh và danh dự hoặc giải thưởng.
   9. Đối với các tổ chức doanh nghiệp hoặc phi lợi nhuận được Phó Giám thị Dịch vụ Truyền thông và Công nghệ và Giám sát Mua hàng phê duyệt để cung cấp các dịch vụ cụ thể cho học sinh hoặc nhân viên (chẳng hạn như nhưng không giới hạn ở việc mua áo choàng tốt nghiệp, nhẫn và thông báo). Chỉ có thông tin cần thiết cho việc cung cấp dịch vụ đã thỏa thuận mới được cung cấp và chỉ khi nhận được thỏa thuận không tiết lộ đã ký quy định các điều khoản sử dụng và đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu. Trong những trường hợp như vậy, Phó Giám thị Dịch vụ Truyền thông và Công nghệ (hoặc người được chỉ định) sẽ đảm bảo lựa chọn và chuyển tiếp thông tin thư mục thích hợp.
6. Việc phát hành (các) bức ảnh hoặc video mô tả học sinh
   Ảnh và video thường xuyên được cung cấp cho các phương tiện truyền thông tin tức với mục đích công nhận học sinh đạt thành tích học tập, thể thao hoặc ngoại khóa. Bất kỳ yêu cầu phát hành hoặc sử dụng (các) bức ảnh hoặc video sẽ được gửi cho hiệu trưởng (hoặc người được chỉ định) hoặc Phó Giám đốc Dịch vụ Truyền thông và Công nghệ (hoặc người được chỉ định). Việc phát hành (các) bức ảnh hoặc video mô tả học sinh chỉ được cung cấp cho những đối tượng được nhân viên được chấp thuận bởi Bộ phận người đã nhận và xem xét yêu cầu và chỉ trong các điều kiện sau:
   1. Phụ huynh/người giám hộ hoặc học sinh đủ điều kiện đã không yêu cầu không tiết lộ dữ liệu đó, bằng cách thực hiện Phần B của Tệp đính kèm I theo quy định này. Nếu phụ huynh hoặc học sinh đủ điều kiện không muốn công bố thông tin hình ảnh hoặc video của học sinh, học sinh đủ điều kiện và / hoặc phụ huynh có trách nhiệm thực hiện Phần B của Tệp đính kèm I theo quy định này.
      
      Lưu ý: Ngay cả khi phụ huynh/người giám hộ hoặc học sinh đủ điều kiện thực hiện Phần B của Tệp đính kèm I theo quy định này, Bộ phận trường học có thể sử dụng hình ảnh và/hoặc video của học sinh cho các mục đích liên quan đến trường học, chẳng hạn như nhưng không giới hạn, triển lãm, trưng bày công khai và ấn phẩm của trường (in hoặc kỹ thuật số).
   2. Hiệu trưởng (hoặc người được chỉ định) hoặc Phó Giám thị Dịch vụ Truyền thông và Công nghệ (hoặc người được chỉ định) tin rằng việc phát hành các bức ảnh và / hoặc video đó là vì lợi ích tốt nhất của (các) học sinh, trường học cá nhân và / hoặc Bộ phận Trường học.
   3. Các bức ảnh và/hoặc video sẽ không được sử dụng cho mục đích thương mại hoặc chính trị (trừ khi được ủy quyền trong mục E.8 ở trên) cũng như cho quảng cáo thương mại hoặc riêng tư.
   4. Vì tôn trọng các gia đình, Bộ phận Trường học sẽ không cung cấp hoặc tạo điều kiện cho các phương tiện truyền thông tin tức truy cập vào hình ảnh hoặc video của học sinh đã chết hoặc bị thương nặng, trừ khi được phụ huynh / người giám hộ hoặc học sinh đủ điều kiện chấp thuận hoặc yêu cầu.
7. Thông tin thư mục sẽ không được tiết lộ cho một cá nhân không có bổn phận chính thức cho một cơ quan hoặc trường học hoặc tổ chức khác được phê duyệt (ví dụ: phương tiện truyền thông tin tức) mà quy định này cho phép phát hành hoặc sử dụng thông tin đó.
8. Thông báo về khả năng của phụ huynh / người giám hộ hoặc học sinh đủ điều kiện từ chối tiết lộ thông tin thư mục của học sinh như được quy định trong Phần A, B và C của Tệp đính kèm I đối với quy định này cũng sẽ được đưa vào "Quy tắc ứng xử" trực tuyến được công bố hàng năm trên trang web của PWCS tại pwcs.edu.
9. Thông báo về khả năng của phụ huynh / người giám hộ hoặc học sinh đủ điều kiện để chọn tham gia (cung cấp sự đồng ý) để tiết lộ thông tin liên lạc của học sinh (số điện thoại và địa chỉ nhà và email) cho những người mà quy định này cho phép phát hành hoặc sử dụng thông tin thư mục sẽ được cung cấp cho phụ huynh / người giám hộ hoặc học sinh đủ điều kiện ít nhất một lần mỗi năm thông qua hệ thống nhắn tin PWCS, điều mà sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc chọn tham gia điện tử gắn với số ID học sinh. Khả năng truy cập hệ thống này cũng sẽ được cung cấp cho phụ huynh / người giám hộ mới và học sinh mới đủ điều kiện.
10. Như được sử dụng trong quy định này, thuật ngữ "phụ huynh" có nghĩa được đưa ra trong Quy định 794-1, "Giải quyết xung đột giữa phụ huynh đối với các vấn đề của trường học".

Mỗi hiệu trưởng (hoặc người được chỉ định), Chuyên gia Quản lý Hồ sơ (hoặc người được chỉ định) và Phó Giám thị Dịch vụ Truyền thông và Công nghệ (hoặc người được chỉ định) chịu trách nhiệm thực hiện và giám sát quy định này. Phó Giám thị Dịch vụ Truyền thông và Công nghệ (hoặc người được chỉ định) có trách nhiệm xem xét quy định này và chính sách liên quan ít nhất năm năm một lần và sửa đổi chúng khi cần thiết.

Tham chiếu chéo

295-1 - QUY ĐỊNH - Hệ thống máy tính và dịch vụ mạng - Chính sách sử dụng có trách nhiệm và an toàn mạng của PWCS

794-1 - QUY ĐỊNH - Giải quyết mâu thuẫn giữa phụ huynh về vấn đề trường học - tiếng Anh

R790-3_Tệp đính kèm I (19 KB)