Quyển Chính sách và quy định
Phần 7000-học sinh
Tiêu đề QUY ĐỊNH - Quản lý hồ sơ giáo dục học sinh
Mã 790-4
Tình trạng Hoạt động
Thông qua 19/12/2018
Học sinh
QUY ĐỊNH 790-4
QUẢN LÝ HỒ SƠ GIÁO DỤC HỌC SINH
Sở Giáo dục quận Prince William sẽ quản lý hồ sơ giáo dục của học sinh tuân thủ các luật và quy định hiện hành, bao gồm cả các Quyền giáo dục gia đình và đạo luật bảo mật (FERPA), Bảo vệ quyền của học sinh (sửa đổi), Đạo luật cải thiện Giáo dục cá nhân Khuyết tật, Đạo luật Virginia về hồ sơ công cộng, Luật tự do thông tin, và "Quy tắc của Virginia. Bộ phận quản lý hồ sơ giáo dục của học sinh thực hiện các công việc bao gồm việc thu thập, lưu giữ, bảo mật, chuyển, lưu trữ, chụp vi phim và hủy những hồ sơ đó. Các thủ tục cho việc lưu giữ hồ sơ học sinh có thể được tìm thấy trong các
"Hướng dẫn quản lý hồ sơ học học sinh của Sở Giáo dục quận Prince William," có sẵn tại mỗi trường và Trung tâm hồ sơ. Trong suốt quá trình thu thập, lưu trữ, chuyển, tiết lộ, và hủy hồ sơ giáo dục của học sinh, các nhân viên của học khu phải đảm bảo việc bảo vệ thông tin nhận dạng cá nhân có trong các hồ sơ đó.
Mỗi hiệu trưởng trường học (hoặc người được chỉ định), điều phối viên hành chính, nhân viên phụ trách hồ sơ và tuân thủ FERPA (hoặc người được chỉ định), và nhân viên trong bất kỳ bộ phận nào khác (như Văn phòng quản lý học sinh và các chương trình thay thế (OSMAP), giáo dục đặc biệt) trong hệ trường, những người lưu giữ bất kỳ phần nào trong hồ sơ giáo dục của học sinh.
Tất cả hồ sơ giáo dục học sinh phải được nộp tại một vị trí trung tâm trong mỗi trường, trong Trung tâm hồ sơ, hoặc trong bất kỳ bộ phận nào khác (ví dụ, OSMAP, giáo dục đặc biệt) trong hệ trường mà lưu giữ bất kỳ phần nào của hồ sơ giáo dục của học sinh, và phải bảo đảm cất giữ trong tủ có khóa, chống cháy và nước.
II. Đánh giá định kỳ của hồ sơ giáo dục học sinh
Hiệu trưởng trường (hoặc người được chỉ định) sẽ chịu trách nhiệm đánh giá định kỳ hồ sơ giáo dục học sinh của trường đó và loại bỏ hồ sơ hệ trường không còn cần thiết để duy trì. Điều này cần được thực hiện đối với học sinh của năm cuối của trường tiểu học, năm đầu tiên ở cấp 2/cấp 3, và năm cuối cùng của cấp 3, nhưng có thể được thực hiện thường xuyên hơn theo quyết định của chính.
III. Chuyển hồ sơ giáo dục cho học sinh
Mỗi hiệu trưởng (hoặc người được ủy quyền) chịu trách nhiệm thu thập và chuyển giao hồ sơ giáo dục hoàn chỉnh của mỗi học sinh đến trường thích hợp tiếp theo của học sinh, hoặc đến Trung tâm hồ sơ trong trường hợp học sinh rút khỏi hệ trường. Mỗi hiệu trưởng cấp 3 có trách nhiệm chuyển tiếp đến Trung tâm lưu giữ tập hồ sơ giáo dục hoàn chỉnh của mỗi học sinh học sinh tốt nghiệp từ các trường học. Hồ sơ giáo dục của học sinh trong quá trình vận chuyển phải được niêm phong và các quy định phải được thực hiện để chuyển giao trực tiếp từ nguồn gửi đến nguồn nhận. Việc thu thập và chuyển giao hồ sơ sẽ được thực hiện hàng năm theo các biện pháp bảo vệ an ninh phù hợp và một cách kịp thời và hiệu quả.
Hiệu trưởng (hoặc người được chỉ định), điều phối viên hành chính, nhân viên hồ sơ và tuân thủ FERPA (hoặc người được chỉ định), và Phó giám thị học tập và trách nhiệm của học sinh (hoặc người được chỉ định) chịu trách nhiệm thực hiện và giám sát quy định này.
Quy định này và bất kỳ chính sách liên quan sẽ được xét lại ít nhất mỗi năm năm và sửa đổi khi cần thiết.