Quyển Chính sách và quy định
Phần 7000-học sinh
Tiêu đề QUY ĐỊNH - Quản lý hồ sơ giáo dục học sinh
Mã 790-4
Tình trạng Hoạt động
Thông qua 19/12/2018
Học sinh
QUY ĐỊNH 790-4
QUẢN LÝ HỒ SƠ GIÁO DỤC HỌC SINH
Sở
Giáo
dục
quận
Prince
William
sẽ
quản
lý
hồ
sơ
giáo
dục
của
học
sinh
tuân
thủ
các
luật
và
quy
định
hiện
hành,
bao
gồm
cả
các
Quyền
giáo
dục
gia
đình
và
đạo
luật
bảo
mật
(FERPA),
Bảo
vệ
quyền
của
học
sinh
(sửa
đổi),
Đạo
luật
cải
thiện
Giáo
dục
cá
nhân
Khuyết
tật,
Đạo
luật
Virginia
về
hồ
sơ
công
cộng,
Luật
tự
do
thông
tin,
và
"Quy
tắc
của
Virginia.
Bộ
phận
quản
lý
hồ
sơ
giáo
dục
của
học
sinh
thực
hiện
các
công
việc
bao
gồm
việc
thu
thập,
lưu
giữ,
bảo
mật,
chuyển,
lưu
trữ,
chụp
vi
phim
và
hủy
những
hồ
sơ
đó.
Các
thủ
tục
cho
việc
lưu
giữ
hồ
sơ
học
sinh
có
thể
được
tìm
thấy
trong
các
"Hướng
dẫn
quản
lý
hồ
sơ
học
học
sinh
của
Sở
Giáo
dục
quận
Prince
William,"
có
sẵn
tại
mỗi
trường
và
Trung
tâm
hồ
sơ.
Trong
suốt
quá
trình
thu
thập,
lưu
trữ,
chuyển,
tiết
lộ,
và
hủy
hồ
sơ
giáo
dục
của
học
sinh,
các
nhân
viên
của
học
khu
phải
đảm
bảo
việc
bảo
vệ
thông
tin
nhận
dạng
cá
nhân
có
trong
các
hồ
sơ
đó.
I.
Bảo
trì
và
lưu
trữ
hồ
sơ
giáo
dục
của
học
sinh
Mỗi
hiệu
trưởng
trường
học
(hoặc
người
được
chỉ
định),
điều
phối
viên
hành
chính,
nhân
viên
phụ
trách
hồ
sơ
và
tuân
thủ
FERPA
(hoặc
người
được
chỉ
định),
và
nhân
viên
trong
bất
kỳ
bộ
phận
nào
khác
(như
Văn
phòng
quản
lý
học
sinh
và
các
chương
trình
thay
thế
(OSMAP),
giáo
dục
đặc
biệt)
trong
hệ
trường,
những
người
lưu
giữ
bất
kỳ
phần
nào
trong
hồ
sơ
giáo
dục
của
học
sinh.
Tất cả hồ sơ giáo dục học sinh phải được nộp tại một vị trí trung tâm trong mỗi trường, trong Trung tâm hồ sơ, hoặc trong bất kỳ bộ phận nào khác (ví dụ, OSMAP, giáo dục đặc biệt) trong hệ trường mà lưu giữ bất kỳ phần nào của hồ sơ giáo dục của học sinh, và phải bảo đảm cất giữ trong tủ có khóa, chống cháy và nước.
II.
Đánh
giá
định
kỳ
của
hồ
sơ
giáo
dục
học
sinh
Hiệu
trưởng
trường
(hoặc
người
được
chỉ
định)
sẽ
chịu
trách
nhiệm
đánh
giá
định
kỳ
hồ
sơ
giáo
dục
học
sinh
của
trường
đó
và
loại
bỏ
hồ
sơ
hệ
trường
không
còn
cần
thiết
để
duy
trì.
Điều
này
cần
được
thực
hiện
đối
với
học
sinh
của
năm
cuối
của
trường
tiểu
học,
năm
đầu
tiên
ở
cấp
2/cấp
3,
và
năm
cuối
cùng
của
cấp
3,
nhưng
có
thể
được
thực
hiện
thường
xuyên
hơn
theo
quyết
định
của
chính.
III.
Chuyển
hồ
sơ
giáo
dục
cho
học
sinh
Mỗi
hiệu
trưởng
(hoặc
người
được
ủy
quyền)
chịu
trách
nhiệm
thu
thập
và
chuyển
giao
hồ
sơ
giáo
dục
hoàn
chỉnh
của
mỗi
học
sinh
đến
trường
thích
hợp
tiếp
theo
của
học
sinh,
hoặc
đến
Trung
tâm
hồ
sơ
trong
trường
hợp
học
sinh
rút
khỏi
hệ
trường.
Mỗi
hiệu
trưởng
cấp
3
có
trách
nhiệm
chuyển
tiếp
đến
Trung
tâm
lưu
giữ
tập
hồ
sơ
giáo
dục
hoàn
chỉnh
của
mỗi
học
sinh
học
sinh
tốt
nghiệp
từ
các
trường
học.
Hồ
sơ
giáo
dục
của
học
sinh
trong
quá
trình
vận
chuyển
phải
được
niêm
phong
và
các
quy
định
phải
được
thực
hiện
để
chuyển
giao
trực
tiếp
từ
nguồn
gửi
đến
nguồn
nhận.
Việc
thu
thập
và
chuyển
giao
hồ
sơ
sẽ
được
thực
hiện
hàng
năm
theo
các
biện
pháp
bảo
vệ
an
ninh
phù
hợp
và
một
cách
kịp
thời
và
hiệu
quả.
Hiệu trưởng (hoặc người được chỉ định), điều phối viên hành chính, nhân viên hồ sơ và tuân thủ FERPA (hoặc người được chỉ định), và Phó giám thị học tập và trách nhiệm của học sinh (hoặc người được chỉ định) chịu trách nhiệm thực hiện và giám sát quy định này.
Quy
định
này
và
bất
kỳ
chính
sách
liên
quan
sẽ
được
xét
lại
ít
nhất
mỗi
năm
năm
và
sửa
đổi
khi
cần
thiết.