تقوم مدارس برينس ويليام العامة بمراجعة المعلومات الواردة من إدارة الطوارئ وأخصائيي الأرصاد الجوية والمشرفين على طرق الولاية حول أحوال الطرق، كما يقوم موظفو المدرسة أيضاً بمعاينة أحوال الطرق في كافة أرجاء المقاطعة وممرات المشاة ومواقف السيارات ومسارات الحافلات. وتتخذ القرارات بناءً على التنبؤات الجوية وأحوال الطقس في مختلف أنحاء المقاطعة وذلك لضمان سلامة الطلاب والموظفين والسكان المحليين في محيط مساحة تناهز 350 ميلاً مربعاً مع أخذ التغيرات المتصاعدة في الاعتبار. ما يعني أن الإغلاق قد يحدث رغم عدم وجود الأحوال السيئة كما تبدو لكم في منطقتكم المجاورة. يرجى الاطلاع على رموز الظروف المنذرة بالخطر التي نستخدمها في مدارس برينس ويليام العامة عند تعديل التشغيل بسبب أحوال الطقس.
تحاول مدارس برينس ويليام العامة اتخاذ القرارات حول تأخير المدارس أو إغلاقها مسبقاً قبل عدة ساعات حسب الإمكان آخذين في الاعتبار حاجة الأسر إلى الوقت الكافي لإعداد الترتيبات الملائمة. وفي كثير من الحالات سيتم اتخاذ القرار قبل ليلةٍ من الإغلاق، وفي بعض الحالات غير المستقرة خلال فترة أقصاها الساعة 4:30 من صباح يوم الإغلاق. وحالما تتخذ القرارات المتعلقة بأحوال الطقس، سوف تعمم المراسلات بأسرع وقت ممكن.
إذا شعرتم، كأولياء أمور وأوصياء، بأن الظروف غير آمنة بينما أعلنت المدارس أنها مفتوحة، فلكم الخيار في عدم إرسال ولدكم/أولادكم إلى المدرسة. إذا اخترت عدم إرسال ولدك في يوم الدوام المدرسي، فسوف يحتسب غياباً مبرراً للطالب إذا قام ولي الأمر/الوصي بالإبلاغ عن الغياب. يرجى إبلاغ مدرسة ولدك بغيابه وكذلك بسبب غيابه. وبالتالي لن يتعرضوا لأي عقوبة دراسية رغم أنه يتوجب عليهم إنجاز جميع واجباتهم المدرسية.
في حالات الإغلاق المبكر -والتي تحاول مدارس برينس ويليام العامة تجنبها- يحتاج الطلاب إلى معرفة أين يذهبون وماذا يفعلون في حال عدم وجود ولي الأمر/الوصي في المنزل. يرجى تأكيد معلومات الاتصال الخاصة بكم وتحديثها في بارينتفيو لأن المدارس تعتمد على هذه المعلومات من أجل ضمان سلامة الطلاب. يرجى عدم إحضار الأولاد إلى المدرسة في أيام الكود الأحمر أو الكود البرتقالي لأن الموظفين لن يتواجدوا في مبنى المدرسة.
يجري إلحاق أولياء أمور وأوصياء الطلاب وموظفي مدارس برينس ويليام العامة تلقائياً في خدمة رسائل الإشعارات الخاصة بمدارس برينس ويليام العامة.
وتستخدم مكاتب الإدارة المركزية والمدارس هذا النظام للإعلام عن حالات الافتتاح المتأخر وإغلاق المدارس ورسائل الحالات الطارئة ولإرسال تقرير الحضور ورصيد حساب وجبة الغداء والرسائل أو الاتصالات المدرسية. ترسل الرسائل باستخدام معلومات الاتصال الأساسية التي يقدمها أولياء الأمور و الموظفون.
من الهام أن تواظبوا باستمرار على تحديث معلومات الاتصال في الحالات الطارئة. يمكن لأولياء الأمور تحديث معلومات الاتصال الخاصة بالطلاب في حالات الطوارئ عبر الإنترنت من خلال إكمال حزمة مستندات العودة إلى المدرسة في منصة بارينتفيو.
يستطيع الموظفون أن يطلعوا على معلومات الاتصال وتحديثها من خلال صفحة الخدمة الذاتية للموظف.