Policy 180 - Ombudsman

حوكمة وعمليات مجلس إدارة المدارس
السياسة رقم 180
مكتب أمين المظالم

الهدف من تأسيس مكتب أمين المظالم هو تسهيل وصول أولياء الأمور والطلاب وأفراد المجتمع المحلي في كل مدرسة إلى فرد مستقل ونزيه يستطيع وضع حلول غير رسمية للمشكلات والنزاعات والمسائل المعضلة التي تنشب في مدارس برينس ويليام العامة، حيث يكون مخولاً برفع المشكلات التنظيمية والمؤسساتية إلى مجلس إدارة مدارس مقاطعة برينس ويليام وإلى المشرف العام على المدارس (أو من ينوب عنه) بهدف طرح الحلول.

إن عمليات التسوية التي يضعها مكتب أمين المظالم لا تنسخ ولا تحل محل الإجراءات الرسمية و/أو القانونية التي يضعها مجلس إدارة المدارس أو التي يفرضها القانون ويقضي بتوثيق والتحقيق وحل الشكاوي المرفوعة ضد أو من قبل أو باسم طلاب او موظفين، وذلك بموجب سياسات ولوائح مجلس الإدارة الأخرى. بل إن أمين المظالم يدعم كافة الصيغ الرسمية لإيجاد حلول لكافة الشكاوي. إن اللجوء إلى أمين المظالم هو خطوة تطوعية وليست إلزامية ضمن إجراءات التظلم ورفع الشكاوي. في حال عدم وجود حل غير رسمي او في حال غياب أي حل بديل، فإن أمين المظالم يقدم لزائريه معلومات عن كيفية الوصول إلى الإجراءات الرسمية عندما تكون متاحة، غير أن أمين المظالم لا يلعب أي دور اتجاه الإجراءات الرسمية المعتمدة من قبل الإدارة العامة للمدارس للشكاوي وللتسويات.

إذ يعمل مكتب أمين المظالم وفق القيم الرئيسية للاستقلالية والنزاهة والسرية واللارسمية التي حددتها وثيقة القواعد الأخلاقية ومعايير العمل الصادرة عن الهيئة الدولية لأمناء المظالم والتي بيناها في هذه السياسة.

نطاق الصلاحيات والاستقلالية -I
يقوم أمين المظالم برفع البلاغات أو التقارير إلى مجلس إدارة المدارس وإلى المشرف العام على مدارس المقاطعة ليجري تقييمها من قبل مجلس الإدارة بناء على توجيه المشرف العام على مدارس المقاطعة. يعمل أمين المظالم باستقلالية دون الخضوغ لأية سيطرة أو تقييد أو تأثير أو تدخل من أي عضو من أعضاء مجلس إدارة المدارس أو أي موظف من موظفي مدارس برينس ويليام العامة. ويحافظ أمين المظالم على نزاهته/حياديته ولا يقف أي موقف مؤيد أو معارض لمدارس برينس ويليام العامة مما يهتك أو يطيح باستقلاليته. يحق لأمين المظالم الوصول إلى كافة الأفراد و المعلومات الضرورية في الإدارة العامة للمدارس وفقاً لما يسمح به القانون ولوائح وسياسات مجلس إدارة المدارس.

ولا يمتلك أمين المظالم صلاحية اتخاذ القرارات الفاصلة أو فرض السياسات أو اللوائح أو الإجراءات أو الترافع أمام المحكمة رسمياً في شؤون مدارس برينس ويليام العامة أو المشاركة في الأدوار الإدارية وفي إجراءات التسوية الرسمية للشكاوي وفي التحقيقات.

يقوم مجلس إدارة المدارس بعد التشاور مع المشرف العام على مدارس المقاطعة بإقرار المستوى الملائم لتمويل المصادر التي ستقدم لمكتب أمين المظالم. ويمتلك أمين المظالم صلاحية اختيار وإدارة موظفي مكتبه (إذا كان لديه أي موظفين) وذلك وفقاً لسياسات ولوائح وإجراءات التوظيف والتقييم والانضباط المطبقة على موظفي مدارس برينس ويليام العامة.

الحماية من كيد الانتقام - II
لن يكون أمين المظالم عرضة لكيد الانتقام من قبل أي فرد تقدم بشكوى، ولا يمكن إقالته من عمله المكتبي إلا بتوصية المشرف العام على مدارس المقاطعة وقرار مجلس إدارة المدارس كنتيجة لأدائه غير المرضي أو لعدم أداء واجبه أو أو لإساءة السلوك أو لمخالفة سياسات ولوائح مجلس إدارة المدارس أو لأي سبب عادل آخر.

معايير أداء العمل - III
تلقي التحفظات مع السرية -A
الاستفادة من خدمات أمين المظالم أمر طوعي محض. يحق لمشرفي وموظفي مدارس برينس ويليام العامة إحالة الأفراد أن أو المجموعات إلى مكتب أمين المظالم لكن لا يطلب من الأفراد أن يتواصلوا أو يصلوا إلى تسوية مع ذلك المكتب. لا يتواصل أمين المظالم مع أعضاء مجلس إدارة مدارس برينس ويليام أو مع أي مشرف أو موظف يحيل فرداً أو مجموعة أفراد إليه، كما لا يبلغ عن أية مواضيع خاصة حول أي تحفظ أو تسوية تنتج عن إحالة المشرف او العضو أو الفرد، إلا إذا كان ذلك وارداً كجزء في تقارير البيانات الربعية أو السنوية المرفوعة إلى مجلس إدارة المدارس حيث تذكر عندئذٍ دون الإشارة إلى تعريف الزائر أو مجموعة الزوار أو إلى أية معلومات خاصة بهم.

يقوم أمين المظالم بمساعدة الزوار شخصياً أو على الهاتف أو من خلال الرسائل أو بالتواصل الالكتروني، لكن يحق له في جميع الحالات أن يعلق جميع الاتصالات مع الذين يطلبون المساعدة بسرية تامة ويتخذ جميع الإجراءات المعقولة للحفاظ على سرية الزائر أو الزوار إلى الحد الذي يسمح به القانون. ويشتمل ذلك الاتهامات التي تتضمن مخالفات للقانون أو للوائح أو للسياسات، بما في ذلك خطة البند التاسع. إذ يعتبر أمين المظالم مصدر موثوقاً وفق البند التاسع. غير أنه يحق لأمين المظالم أن يتجاوز السرية من طرف واحد إذا ما اعتقد بوجود خطر وشيك ينتج عنه ضرر جسيم. وفي الظروف والحالات التي تشتمل على طفل مشتبه بتعرضه لإساءة المعاملة والإهمال، يستطيع أمين المظالم أن يحيل الأفراد إلى الجهة أو الفرد الملائم حيث يلزم الإبلاغ عن الحالة، وفي حال لم يقم ذلك الفرد بالتواصل فوراً مع مكتب خدمات حماية الأطفال للإبلاغ عن الطفل المشتبه بتعرضه لإساءة المعاملة والإهمال، يقوم أمين المظالم عندئذٍ بفعل ذلك كونه ملزم بالإبلاغ. فيما سوى تلك الحالات لا يكشف أمين المظالم عن أي هوية لأي فرد يتواصل مع مكتب أمين المظالم، كما لا يكشف عن أي معلومات قدمت عن ثقة إلى مكتبه وقد تكشف هوية الفرد الذي قام بالتواصل معه، إلا إذا حصل على موافقة عاجلة من الزائر وفقط للضرورة القصوى لحل المشكلة. لا يتعين على أمين المظالم أن يتجاوب أو يتواصل مع العموم أو مع الإعلام فيما يخص أي شكوى لفرد أو لمجموعة أو فيما يخص أية أنشطة سرية لمكتب أمين المظالم. لكن يستطيع أمين المظالم أن يستخدم الإعلام ووسائل التواصل العامة الأخرى ليرتقي في توظيف خدماته. لا بد للزوار أن يوافقوا على مبادئ السرية ويمتثلون لها كشرط لاستخدام خدمات أمين المظالم.

يجتهد أمين المظالم في تقدير الوضع حول أفضل وسيلة للتجاوب مع أي مشكلة مثيرة للمخاول، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر: الاستماع والمساعدة على توضيح مخاوف أو تحفظات الزائر و/أو تقديم المعلومات وطرح الخيارات المتاحة أمام الزائرين، بما في ذلك النصيحة غير الرسمية والتوجيه ومراجعة أقسام مدارس برينس ويليام العامة وإجراءاتها والعمليات الإجرائية الرسمية المتبعة في مدارس برينس ويليام العامة والمساعدة أو المعلومات المتعلقة بالمصادر الخارجية و/أو فتح النقاشات الرامية إلى حل المشكلات و/أو لعب دور الوساطة غير الرسمية، وذلك عندما تتم الموافقة الطوعية لجميع الأطراف المعنية وفق ما هو ملائم. غير أن أمين المظالم لا يقدم مطلقاً أي نصيحة رسمية.

الحياد والنزاهة - B
يحافظ أمين المظالم على الحياد والنزاهة والوسطية. ويستطيع جميع أفراد المجتمع المحلي الذي يخدمهم أمين المظالم أن يطلبوا الاستفادة من خدماته طوعاً حيث تتم معاملتهم بكل تقدير واحترام. ويأخذ أمين المظالم في الاعتبار كافة التحفظات والرغبات المشروعة لجميع الأفراد والمجموعات المتأثرة بالمشكلة التي يتم النظر فيها.
لا ينخرط ولا يلجأ أمين المظالم في أي شراكة رسمية أو غير رسمية داخل مدارس برينس ويليام العامة أو مع أي جهة ذات صلة بها إذ أن ذلك يفضي إلى تعارض المصالح أو الافتقار إلى الحياد، كما لا يخدم في أي لجنة او فرقة عمل تابعة لمدارس برينس ويليام العامة، ولا يشارك في المؤسسات التعليمية لمدارس المقاطعة. لا يتعين لأمين المظالم أن يكون له أي استفادة أو مصلحة أو أية مكاسب أو خسائر مرتقبة من مخرجات حل أي مشكلة.

الوصول إلى المستشار القانوني - C
يمتلك أمين المظالم حق الوصول إلى المستشار القانوني لمدارس المقاطعة عند الحاجة. في الحالات التي يحصل فيها التوافق بين مستشار إدارة المدارس و أمين المظالم على ضرورة اللجوء إلى مستشار قانوني خارجي لتقديم النصيحة أو التوجيه الملائم لأمين المظالم كي يحافظ على النزاهة والاستقلالية، فإن مستشار إدارة المدارس يعتبر عندها مخولاً لتأمين تلك الخدمات القانونية الخارجية، لكنه يبلغ عن ذلك مجلس إدارة المدارس و المشرف العام على مدارس المقاطعة بأسرع وقت ممكن. في الحالات التي لا يوافق فيها مستشار إدارة المدارس على ضرورة اللجوء إلى مستشار قانوني خارجي لأمين المظالم، فإن أمين المظالم يطلب صلاحية الحصول على مستشار قانوني خارجي مباشرة من المشرف العام على مدارس المقاطعة أو من مجلس إدارة المدارس.

إشعار مجلس إدارة المدارس أو مدارس برينس ويليام العامة أو الإدارة - D
الاتصالات التي تجرى مع أمين المظالم لا يجري إشعار مجلس إدارة المدارس أو مدارس برينس ويليام العامة أو الإدارات أو الموظفون بها مهما كان السبب، بما في ذلك الدعاوي المقامة وفقاً للقوانين المحلية وقوانين الولاية والقوانين الفيدرالية - مثل قانون حرية المعلومات FOIA و قانون الخصوصية والحقوق التعليمية الأسرية FERPA والبند التاسع والبند السادس والبند السابع و قانون تعليم الأفراد ذوي الإعاقات IDEA والبند 504 من قانون إعادة التأهيل وغير ذلك- أو لأية غرض إداري أو قانوني آخر. لكن يستطيع أمين المظالم أن يحيل الأفراد إلى الجهة أو الفرد الملائم حيث يلزم الإبلاغ عن الحالة، وفي حال لم يقم ذلك الفرد بالتواصل فوراً مع مكتب خدمات حماية الأطفال للإبلاغ عن الطفل المشتبه بتعرضه لإساءة المعاملة والإهمال، يقوم أمين المظالم عندئذٍ بفعل ذلك كونه ملزم بالإبلاغ. عندما لا يكون الفرد قادراً على الوصول إلى تسوية غير رسمية لمشكلته من خلال مكتب أمين المظالم ورغب بحل مشكلته من طرق إدارية او قانونية أخرى، فيتعين عليه أن يرفع ادّعاءه ضمن الفترات الزمنية المحددة بموجب أية إجراءات أو دساتير مطبّقة.

E- القيود

سوف لن يقبل مكتب أمين المظالم أي شكاوي رسمية كما لن يقوم باي تحقيقات. لكن واستناداً إلى الظروف المحيطة يستطيع أمين المظالم بعد الحصول على موافقة مجلس إدارة المدارس أن يساعد في حل المشكلات الفردية التي يرفعها أحد الموظفين أو المرفوعة ضد أحد الموظفين عندما تكون ذات طبيعة تنظيمية حيث يطلب مقابلة المشرف العام على مدارس المقاطعة لحل مشكلات الموظفين التنظيمية وفقاً لما تفصله السياسة رقم 506 بعنوان "الاتصال بالموظفين" و اللائحة رقم 1-506.01 بعنوان الاستحقاقات وظروف العمل لجميع الموظفين".

المراجعة المالية الداخلية ومستشار إدارة المدارس وإدارة المخاطر والتعليم الخاص والتحقيقات الرسمية الأخرى - F
سوف لن يتدخل أمين المظالم ولن يشارك في أي شكاوي أو تحقيقات رسمية، بما في ذلك تلك التي تمت إحالتها أو التي تكون قيد التحقيق من قبل مكتب خدمات حماية الأطفال أو شرطة مقاطعة برينس ويليام أو مكتب المساواة والامتثال للقوانين في مدارس برينس ويليام العامة أو مكتب المراجعة المالية الداخلية أو المكتب الاستشاري لمدارس المقاطعة أو مستشار قانوني خارجي لمدارس برينس ويليام العامة أو مكتب إدارة المخاطر وخدمات السلامة أو تلك التي تمت إحالتها من قبل مجلس إدارة المدارس أو مدارس برينس ويليام العامة بهدف إجراء تحقيق رسمي. كما لا يتدخل ولا يشارك أمين المظالم في أية شكاوي تكون قيد وساطة معلقة من التعليم الخاص أو في انتظار جلسة سماع أو إجراء قانوني أو أية وساطة معلقة أخرى أو إجراء إداري أو قانوني من خارج مدارس برينس ويليام العامة بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر القضايا المعلقة في المحاكم والتهم/الشكاوي المرفوعة من قبل قسم الحقوق المدنية في وزارة التعليم الأمريكية أو وزارة العدل الأمريكية أو مكاتب العمل في الولايات المتحدة أو في ولاية فيرجينيا أو هيئة فرص العمل المتكافئة EEOC أو هيئة حقوق الإنسان في مقاطعة برينس ويليام أو مديرية التربية في ولاية فيرجينيا أو أي جهة أخرى محلية أو فيدرالية أو تابعة لحكومة الولاية.
يحق لأمين المظالم أن يرفض النظر في أية قضية أو أن ينسحب من أية قضية إذا ما اعتقد عدم ملاءمة انخراطه كأمين المظالم فيها لأي سبب بما في ذلك القضية التي لا تطرح بقدر جيد من المصداقية أو تلك التي تبدو وكأنها تسيء استبخدام وظيفة أمين المظالم.

جمع البيانات ورفع التقارير- IV
من الأدوار المهمة لأمين المظالم تحديد التوجهات والقضايا والمشكلات التنظيمية ذات العلاقة بسياسات ولوائح وإجراءات مدارس برينس ويليام العامة وكذلك بالعمليات المؤسساتية أو بالخلل فيها. يقوم أمين المظالم بجمع الوثائق حول طبيعة وأرقام تلك المشكلات التي تعامل معها في مكتبه، ثم يوظف تلك البيانات دون إخلال بالسرية أو بالخصوصية في إعداد التوصيات والتقارير الربعية والسنوية المرفوعة إلى مجلس إدارة المدارس وإلى المشرف العام على مدارس المقاطعة يضع فيها الأنشطة التي قام بها مكتب أمين المظالم والتوجهات والمواضيع المثيرة للمشاكل التي تم تحديدها والتوصيات بالتعديلات المؤسساتية و التنظيمية والتحسينات أو التسويات الضرورية في مدارس برينس ويليام العامة وفي الإدارات المدرسية والأقسام.

يمنح مجلس إدارة مدارس مقاطعة برينس ويليام الصلاحية لأمين المظالم في مدارس برينس ويليام العامة لوضع توجيهات إجرائية تساعد في تطبيق هذه السياسة.

تقع على كل من مجلس إدارة مدارس مقاطعة برينس ويليام و أمين المظالم في مدارس برينس ويليام العامة مسؤولية تطبيق هذه السياسة ومراقبتها.

تتم مراجعة هذه السياسة وأية لوائح مرتبطة بها كل خمس سنوات على الأقل وتنقح عندما تقتضي الضرورة.



المراجع القانونية
مواد قانون ولاية فيرجينيا § 22.1- 253.13:7 (C) (1) (4) and (6), سياسات مجلس إدارة المدارس