도서: 방침 및 규정 섹션: 200 - 일반 학교 행정 제목: 규정 - 기록에 대한 의무 및 책무 코드: 292-1 상태: 유효 채택: 2019년 6월 26일
일반 학교 행정
규정: 292-1
기록에 대한 의무 및 책무
이 규정의 목적은 학교기관의 모든 공공 기록 유지 및 처분에 대한 책임 배정을 설명하고 순서대로 기록 이전을 제공하는 것입니다.
버지니아주 공공 기록법은 공공 기록을 공무원, 기관 또는 기관 직원과의 거래 또는 활동을 문서화한 정보로 정의합니다. 물리적 형태 또는 특성에 관계없이 기록된 정보가 법률에 따라 또는 공공 사업 거래와 관련하여 생성, 수집, 수령 또는 보유된 경우 해당 정보는 공공 기록입니다. 해당 정보가 기록되는 수단은 기록된 내용이 공공 기록 여부를 결정하는데 전혀 관계가 없으며 “버지니아주 법령” § 42.1-77을 참조하기 바랍니다.
기록 관리 및 처분을 위한 정규 일정은 버지니아주 도서관에서 공표합니다. 다음 일정은 Prince William 카운티 공립학교에 가장 적합하며 하단의 웹주소에서 볼 수 있습니다.
각 사무처 또는 학교는 본 일정에 따라 기록 유지 시스템을 수립할 의무가 있습니다. 기록 처분은 Prince William 카운티 공립학교 기록 센터의 의무입니다. 기록 및 FERPA 준수 사무처 행정 코디네이터는 기록 보관 관행 감독 및 기록 처분 관리를 포함한 해당 일정 시행을 총괄하고 보관 기록에 접속해야 합니다. 또한 해당 총괄은 모든 학교기관 기록 처분을 버지니아주 도서관에 보고해야 할 의무가 포함됩니다.
영구 보존 및 보관이 예정된 기록 보관은 해당되는 경우 기록 센터의 의무입니다.
기록 보관을 위한 기본 절차
보관 또는 영구 처분을 위해 기록 센터로 이전된 기록물은 기록 센터로 이전되기 전에 다음 지침에 따라 준비되어야 합니다.
기록을 이전하는 사무처는 처분 및/또는 보관을 위해 기록 이전 및 재고 양식을 사용하여 서면으로 자세한 설명을 제출합니다.
파일 및 파일 폴더는 쉽게 참조할 수 있도록 알파벳, 숫자 및/또는 연대순으로 정리해야 합니다.
보존/처분을 위해 상자 안에 함께 들어있는 모든 문서는 동일한 보관 일정에 운반되어야 합니다.
상자에는 명확히 표식을 붙여야 하고 적합하게 준비된 이전 요청을 포함해야 합니다.
모든 스테이플, 종이 클립 및 기타 물건은 제거해야 합니다.
모든 외부 물질은 제거되어야 합니다.
기록물은 양호한 상태여야 합니다.
파일은 견고한 상자에 넣어야 하며 필요한 경우 파일을 보관하거나 파기한 후에 반환됩니다.
보관된 기록 요청
기록 센터에 보관된 모든 기록은 권한이 부여된 직원이 접속할 수 있습니다. 기록물 요청은 기록 센터로 이메일을 보내거나 전화하여 제출할 수 있습니다. 기록 센터로 또는 기록 센터로부터 기록을 이동하기 위한 작업 요청은 요청한 사무처가 제출해야 합니다.
기록은 정보 공개법 또는 가족 교육 권리 및 개인 정보 요청에 따라 공개될 수 있습니다.
교육감보 (또는 피지명인)는 본 규정을 시행하고 감독할 책임이 있습니다. 본 규정 및 관련 방침은 최소 5년마다 검토해야 하며 필요한 경우 개정합니다.