Prince William 카운티 공립 학교 (PWCS)는 가족 교육 권리 및 개인 정보 보호법 (FERPA), 학생 권리 보호 수정안, 장애인 교육 증진법, 버지니아주 공공 기록법, 버지니아주 정보 공개법 및 버지니아주 법령을 포함한 적용 가능한 법 및 규정에 따라 교육 기록을 관리해야 합니다.
학교기관의 학생 교육 기록 관리는 해당 기록의 수집, 보존, 보안, 전송, 저장, 프린트용 축소 영상 및 처분을 포함합니다. 학생 기록 유지에 대한 절차는 각 학교 및 기록 센터에서 열람 가능한 Prince William 카운티 공립학교 "학생 학업 기록 관리 지침"에서 얻을 수 있습니다. 학생 교육 기록의 수집, 저장, 전송, 공개 및 파기의 전반적 절차를 통해 학교기관 직원은 해당 기록에 포함된 개인 식별 정보 보호를 보장해야 합니다.
학생 교육 기록 유지 및 저장
모든 학교장 (또는 피지명인), 행정 코디네이터, 기록 및 FERPA 준수 담당자 (또는 피지명인) 및 학생 교육 기록 일정 부분을 담당하는 학교기관의 다른 부서 (예, 학생 관리 및 대안 프로그램 (OSMAP) 사무처, 특수교육)는 학생 교육 기록의 내용, 수집, 유지, 보안, 사용 및 공개에 대한 책임이 있습니다.
모든 학생 교육 기록은 각 학교, 기록 센터 또는 학생 교육 기록 일정 부분을 담당하는 학교기관의 다른 부서 (예, OSMAP, 특수교육) 내의 중앙 장소에 적절한 잠금 시스템을 갖춘 방화 및 방수 소재의 캐비넷 안에 저장해야 합니다.
학생 교육 기록의 주기적 검토
학교장 (또는 피지명인(들))은 해당 학교의 학생 교육 기록의 정기적 평가 및 학교기관이 더 이상 관리할 필요가 없는 기록물 철거에 대한 책임이 있습니다. 이는 학생이 초등학교에 재학하는 마지막 해, 중학교/고등학교에 재학하는 첫번째 해, 고등학교에 재학하는 마지막 해에 수행해야 하며 학교장의 재량에 따라 더 자주 수행할 수 있습니다.
학생 교육 기록 전송
각 학교장 (또는 피지명인)은 학생이 학교기관을 떠날 경우 각 학생의 교육 기록 전부를 수집하여 학생의 진학 예정 학교 또는 기록 센터로 전송할 책임이 있습니다. 각 고등학교 교장은 학교기관에서 졸업하는 각 학생의 학생 교육 기록 전부를 기록 센터로 전달할 책임이 있습니다. 전송 중인 학생 교육 기록은 반드시 봉인되어야 하고 발송처에서부터 도착처까지 직접 전달이 이루어져야 합니다. 기록 수집 및 전송은 적절한 보안 조치에 따라 적시에 효율적 방식으로 매년 수행되어야 합니다.
학교장 (또는 피지명인), 행정 코디네이터, 기록 및 FERPA 준수 담당자 (또는 피지명인) 및 학생 학습 및 책무 담당 부교육감 (도는 피지명인)은 본 규정을 시행하고 감독할 책임이 있습니다.