Reglamento 642-1

Libro: Normativas y reglamentos
Sección: 600 - Enseñanza
Título: REGLAMENTO - Procedimientos para la planificación de excursiones escolares, viajes de equipos deportivos y solicitud de autobuses para actividades después de clases
Código: 642-1
Estado: Activo Aprobado: 26 de junio de 2019

Enseñanza

REGLAMENTO 642-1

Procedimientos para la planificación de excursiones escolares, viajes de equipos deportivos y solicitud de autobuses para actividades después de clases

Definiciones: Al planificar las excursiones escolares, solicitar autobuses para actividades después de clases y para entender este reglamento, se utilizarán las siguientes definiciones:
1. Excursión escolar - Las excursiones escolares son aquellos viajes que implican que los estudiantes saldrán de la escuela, bajo la supervisión de los maestros, ya sea que se utilice un medio de transporte o no. Las excursiones escolares deben basarse en razones educativas diseñadas para reforzar o mejorar el programa curricular. Se seleccionará el lugar más cercano geográficamente para cumplir con los objetivos de la excursión escolar.
2. Viaje del equipo deportivo - Los viajes de equipos deportivos son aquellos que implican la transportación de estudiantes-atletas y entrenadores deportivos hacia un evento deportivo.
3. Excursión escolar patrocinada por la escuela -una excursión patrocinada por la escuela es aquella que es una derivación de las actividades extracurriculares o del aula y se ha planificado como una parte integral del programa educativo (en lugar de una selección al azar y casual de oportunidades) para que tenga lugar en su totalidad o en parte durante el horario escolar.
4. Viajes internacionales o fuera de la parte continental de los Estados Unidos (CONUS) patrocinados por la escuela -son viajes que implican viajar a otros países o fuera del territorio continental de los Estados unidos y que han sido programados y aprobados por el personal escolar.
5. Excursión escolar extendida por el día - Una excursión escolar planificada para extenderse más allá de las horas normales de clases, que se llevará a cabo después de la hora regular de clase o que ocurrirá en días en los que no hay clases (sábado, domingo, días feriados), pero en donde no está planificado quedarse a pasar la noche.
6. Excursión nocturna - Una excursión que requiere alojamiento durante la noche lejos de la casa del estudiante.
7. Área Metropolitana de Washington - El área geográfica que incluye el distrito de Columbia y los suburbios o condados adyacentes en Virginia, Maryland y West Virginia. (condados en Virginia: Arlington, Clarke, Culpeper, Fairfax, Fauquier , King George, Loudoun, Prince William, Spotsylvania, Stafford , Warren, y las ciudades de Alexandria, Fairfax, Falls Church, Manassas, y Manassas Park. En Maryland: Calvert, Charles, Frederick, Montgomery, y Prince George. En West Virginia: los condados de Berkeley y Jefferson).
8. Excursiones no patrocinadas por la escuela - : una excursión que involucra a un grupo de estudiantes y/o maestros de PWCS organizado por personas que no forman parte del personal de PWCS y que no está aprobado por el director o el superintendente asociado de nivel, independientemente del destino (Ver sección III).
9. Autobús de actividades - Los autobuses de actividades se utilizan para transportar a los estudiantes a su casa luego de las actividades después de la escuela.
Ámbito: Esta normativa aplica a todos las excursiones escolares previstas y a las solicitudes de autobuses de actividades para los estudiantes, ya sean de primaria o de secundaria y ya sean curriculares o extracurriculares, incluidos los viajes de los equipos deportivos.
Información general: Se seguirán los siguientes procedimientos y prácticas en la planificación de las excursiones escolares:
1. De ser posible, los eventos del condado y del distrito serán programados durante los fines de semana y en horarios en los que los estudiantes pierdan el mínimo número de clases. En la medida de lo posible, las excursiones serán planificadas durante el descanso de invierno o primavera y en otros horarios en los que se minimice el tiempo perdido de clases. Los entrenadores/patrocinadores buscarán la cooperación de agencias y otros patrocinadores externos para que las competencias y los eventos sean programados durante los fines de semana o días feriados; ej., Liga Escolar de Virginia (VHSL), Asociación Educativa Musical de Virginia (VMEA), etc.
2. Las excursiones serán planificadas, presentadas y aprobadas al inicio del año escolar para que haya suficiente tiempo de notificar, programar y recaudar fondos suficientes. Esta planificación incluirá la manera en la que los estudiantes que no puedan pagar por la excursión tengan la posibilidad de asistir. Las excursiones que utilicen los autobuses de la división escolar no pueden ser solicitados para utilizarse después del 30 de mayo de cada año escolar. Este procedimiento permite que haya tiempo suficiente para el pago y la transferencia de presupuesto que envuelva el transporte. Quedan excluidos de esta disposición las siguientes excursiones:
  1. las competencias académicas;
  2. las excursiones a planetarios;
  3. las excursiones al centro acuático; y
  4. el apoyo durante las ceremonias de graduación; eventos deportivos; y excursiones que hayan sido reprogramadas antes del 30 de mayo, pero postpuestas por una agencia o evento visitado.
3. Cada grupo que este programando la excursión escolar, programará los viajes de manera que ningún estudiante pierda más de dos días de escuela al año. Los superintendentes asociados de nivel podrán aprobar excursiones de valor educativo que superen el límite de dos días. Las actividades extraescolares que se excluyen del límite de los dos días son las siguientes:
  1. Programas de arte en el museo y presentaciones musicales, de baile o de teatro;
  2. Las excursiones para pasar la noche en el Parque de Prince William Forest Park ya sea de la escuela primaria o intermedia;
  3. Eventos de banda, orquesta, coro, robótica y arte del condado, regionales y estatales.
  4. Competencias y participación en la conferencia modelo de las Naciones Unidas.
  5. Visitas al planetario;
  6. Visitas al museo nacional de la Infantería de Marina planificadas mediante un profesor en residencia;
  7. Visita al centro acuático de PWCS;
  8. Excursiones escolares durante los fines de semana o días feriados; y
  9. Competencias/premios académicos «individuales» en los que los estudiantes sean exitosos (feria de ciencias, competencia de matemáticas, etc.).
4. El director y el superintendente asociado del nivel correspondiente aprobarán todas las excursiones antes de tomar cualquier acción para que los estudiantes se preparen para el viaje. La natación, el canotaje, otras actividades acuáticas y el patinaje están estrictamente prohibidos durante las excursiones patrocinadas por la escuela, y no se aprobarán solicitudes de esta naturaleza, excepto aquellas excursiones que incluyan actividades acuáticas que sean estricta y únicamente de naturaleza atlética o instructiva, por ejemplo, instrucción sobre seguridad en el agua en el Centro Acuático de PWCS, equipo junior de remo, equipo de natación, Fundación de la Bahía de Chesapeake, etc. Dichos viajes acuáticos deberán ser aprobados caso por caso por el superintendente de la división (superintendente) o el superintendente asociado del nivel apropiado, en consulta con el Departamento de Riesgos, Seguridad y Medio Ambiente, antes de programar los viajes. Solamente las excursiones escolares que sean de naturaleza instructiva serán aprobadas durante el tiempo de instrucción. Aunque las encuestas de interés sean apropiadas, debe evitarse: cualquier intento de recaudar dinero específicamente para el viaje en cuestión, realizar reuniones de padres, gastar los fondos o hacer planes definitivos hasta que las excursiones sean aprobadas. La fuente de los fondos utilizados para pagar el transporte deberá identificarse en todas las solicitudes de las excursiones. El superintendente (o su representante), tendrá la autoridad de cancelar o restringir cualquier viaje, aprobado o no, si de acuerdo con el juicio del superintendente (o su representante), las circunstancias del mismo representan un riesgo a la seguridad de los estudiantes o o el personal.
5. Las excursiones en las que se pueda caminar no requieren aviso al Departamento de Transporte.
6. El director y el superintendente asociado del nivel correspondiente aprobarán todas las excursiones escolares. Se espera que se hagan todas las medidas necesarias para proteger la salud, el bienestar y la seguridad de los estudiantes y del conductor del autobús escolar, así como cualquier responsabilidad que incluya a la junta Escolar o a los empleados. Dichas excursiones nocturnas contribuirán al programa educativo de la división escolar.
7. Las excursionesson generalmente restringidas al área de la zona metropolitana de Washington. Sin embargo, se permiten viajes a otras áreas para actividades de atletismo, artes y academia de VHSL. Además, las excursiones escolares a lugares como Williamsburg, Fredericksburg, Richmond, Gettysburg y otros puntos de interés histórico serán aprobadas, si el viaje es parte integral del programa de instrucción.
8. Las excursiones escolares serán agregadas como parte del diseño del programa educativo. Mientras se desarrolla el plan educativo, las excursiones escolares sugeridas se pondrán en una lista. Dicha lista no será restrictiva, pero servirá como una guía para decidir si la excursión propuesta cumple con la definición de una excursión patrocinada por la escuela.
9. Aunque una excursión escolar provee oportunidades de aprendizaje, las oportunidades incidentales no deben ser la base para proponer una actividad o viaje patrocinado por la escuela a menos que la oportunidad de la excursión claramente se relacione con la actividad educativa, la cual se ampliará durante el viaje.
10. Los grupos o individuos que tomen la responsabilidad de planear y llevar a cabo excursiones no patrocinadas por la escuela, que consistan en grupos de estudiantes y/o maestros, tendrán que dejarles saber a los padres que estas excursiones no son patrocinadas por la escuela y que las escuelas no asumen la responsabilidad en ningún momento, ni de ninguna manera durante el viaje. La información escrita o verbal sobre viajes no patrocinados por la escuela no se entregará durante el día escolar ni se utilizará mediante métodos de comunicación basados en la escuela. Si un edificio escolar se utiliza después del horario escolar para la planificación de viajes no patrocinados por la escuela, el grupo que patrocina el viaje debe cumplir con las normativas y las regulaciones de uso de la comunidad. Los autobuses de la PWCS no serán utilizados para los viajes o excursiones que no sean patrocinados por por la escuela.
11. Las excursiones patrocinadas por la escuela solo pueden aprobarse si se cumplen las siguientes condiciones:
  1. La excursión cumple con las definiciones señaladas anteriormente en la sección I;
  2. Habrá supervisión suficiente, la cual será por parte de los maestros, el patrocinador de la actividad y otros adultos responsables (entrenadores, patrocinadores, padres, otros maestros, asistentes de maestros). El número de adultos supervisores requeridos para cada excursión de instrucción será de uno por cada cinco estudiantes de primaria y uno por cada diez estudiantes de nivel secundario. Las excepciones que aumenten la proporción de adultos supervisores por estudiante para las excursiones de instrucción deben ser aprobadas por el superintendente asociado de nivel apropiado. Para las actividades de VHSL y las competencias y eventos atléticos, se recomienda un acompañante por cada diez estudiantes;
  3. Losestudiantes tendrán un formulario firmado de Consentimiento paterno (disponible en cada escuela) para aprobar la excursión y adjuntar el formulario al sistema de rastreo de excursiones de PWCS (Trip Tracker). La escuela será responsable de implementar los planes de salud de los estudiantes y garantizar que el personal debidamente capacitado asista a la excursión. Se incluye una copia del formulario de Consentimiento Paterno (Anexo II);
  4. El encargado de la actividad completará una solicitud para una excursión o viaje deportivo dentro del sistema de rastreo de excursiones de PWCS (Trip Tracker), que enviará la solicitud a la persona apropiada automáticamente.; La solicitud de viaje debe llegar al centro de operaciones de autobuses de apoyo 14 días antes viaje o excursión;
  5. El encargado de la excursión notificará inmediatamente al centro de operaciones de autobuses apropiado cuando un viaje o excursión sea pospuesto o cancelado. Los entrenadores o patrocinadores no reprogramarán un viaje que haya sido pospuesto sin antes consultar con el Departamento de Transporte para determinar si el transporte está disponible.
  6. Las excursionesdentro del área metropolitana de Washington se terminarán antes de las 5:30 p. m. para las escuelas primarias e intermedias. Este límite de tiempo no aplica para los viajes y excursiones para los estudiantes de secundaria.
  7. Las excursiones están sujetas a la disponibilidad del transporte. Si se utilizan vehículos privados, el formulario de aprobación debe informar que se utilizarán los mismos y que estos vehículos son del tipo autorizado que cumplen con las norma federales de seguridad automotriz federal (FMVSS) y que están asegurados de manera privada. Los formularios de permiso de los padres también deberán contener esta declaración;
  8. Ningún estudiante será restringido a participar en una excursión escolar patrocinada por la escuela en caso de no poder cubrir el costo debido a circunstancias familiares.
12. Las excursiones escolares de día extendido seguirán el mismo procedimiento para ser aprobadas como se indica en las excursiones patrocinadas por la escuela. Además, deberán cumplir con los siguientes requisitos:
  1. El entrenador o patrocinador debe dejar una lista de todos los estudiantes participantes y un número de teléfono donde se pueda contactar a un padre o tutor de cada estudiante en caso de una emergencia y el itinerario completo de ida y vuelta con los horarios anticipados de llegada y salida con el director (o la persona designada), el itinerario del viaje y la información de contacto del entrenador o patrocinador y la información de contacto de cada ubicación de alojamiento se adjuntarán al rastreador de viaje.
  2. El entrenador deportivo o encargado tendrá la información de emergencia de cada estudiante junto con una copia del itinerario;
  3. El director le dará al entrenador o la persona encargada el nombre y el número telefónico del director (o del representante) para llamar en caso de una emergencia, junto con el número telefónico del director de Transporte (o su representante);
  4. El director tendrá, antes del viaje, el número telefónico de emergencia donde el entrenador o el encargado del viaje pueden ser contactados al llegar al lugar de destino de la excursión.
  5. Cuando sea claro que el viaje de regreso se demorará mucho más de lo previsto debido a condiciones severas del clima, fallas mecánicas, accidentes, o cualquier otra emergencia pertinente a la seguridad y el bienestar de los pasajeros, el entrenador o el encargado llamarán al director (o su representante) para instrucciones adicionales, las cuales incluyen el permiso para quedarse a pasar la noche.
13. Las excursiones internacionales y no continentales (non-CONUS) seguirán los mismos procedimientos para su aprobación, según se indica en los otros viajes patrocinados por la escuela como se describe anteriormente. Además, se debe cumplir con lo siguiente:
  1. Los encargados del viaje y los administradores que aprueben revisarán las advertencias de viaje del Departamento de Estado de los Estados Unidos.
    
    Niveles de advertencia para viaje del Departamento de Estado de los Estados Unidos
    1 – El viaje será aprobado por PWCS
    2 – El viaje se aprobará con la comunicación con los padres para decirles sobre la advertencia
    3 – No se aprobará el viaje a países/lugares con este Nivel de Aviso de Viaje
    4 – No se aprobará el viaje a países/lugares con este Nivel de Aviso de Viaje
  2. No se pueden aprobar viajes a un destino sujeto a un aviso de viaje de Nivel tres o Nivel cuatro y los viajes previamente aprobados deben cancelarse si el destino queda sujeto a un aviso de Nivel Tres o Nivel Cuatro.
14. A menos que sean aprobados por el superintendente asociado del nivel correspondiente de acuerdo a cada caso, las excursiones y viajes deportivos serán cancelados cuando ocurran durante días de código verde, naranja o rojo.
15. Uso de estudiantes como conductores - Los estudiantes no pueden ser conductores en una excursión escolar. Si se hace uso de vehículos privados, estos vehículos y sus pasajeros deberán estar asegurados y los padres/tutores de los estudiantes transportados darán su permiso para que el estudiante sea transportado por el vehículo privado.
16. Viaje en autobús escolar
  1. Los estudiantes viajarán bajo la supervisión directa de un maestro, encargado o chaperón durante el transcurso de una excursión o un viaje deportivo.
  2. La(s) persona(s) supervisando a los estudiantes durante el transporte serán responsables de asegurarse de que los estudiantes cumplan con el “Código de Conducta” de PWCS;
  3. Los conductores de los autobuses asistirán en la supervisión de los estudiantes según sea necesario para mantener la seguridad mientras los estudiantes están en el autobús escolar;
  4. La escuela es responsable del pago de los peajes del autobús, las cuotas de estacionamiento y admisión (si hay) para los conductores de autobuses escolares y los asistentes, cuando los conductores y asistentes requieren asistir a la función; y
  5. En viajes de pasar la noche, los encargados o el entrenador escolar es responsable de:
    1. La reservación y el pago de la estancia del conductor de autobús escolar;
    2. El financiamiento de las comidas a la tarifa aprobada, o de proveer comida para el grupo;
    3. Pago complementario por manejar cuando es requerido asistir junto con el grupo o cuando se requieren servicios para el mantenimiento del autobús (reparaciones mecánicas, poner gasolina, limpieza, etc.); y
    4. Asegurarse que el conductor del autobús reciba ocho horas consecutivas de descanso y que no conduzca luego de estar en turno por más de 15 horas. Las horas de turno incluyen el tiempo de manejar y el tiempo requerido de mantenerse en el autobús, así como cualquier otro trabajo.
17. Distancia del viaje
  1. Las excursiones escolares durante el horario regular de clases, cuando la mayoría de los autobuses están disponibles (9:15 a. m. a 1:30 p. m.) están limitadas a un radio de cuarenta y cinco (45) millas del Kelly Leadership Center. Las solicitudes para excursiones abordo de autobuses escolares que se extiendan más tarde de la 1:30 p. m. durante un día regular de clases serán aprobadas por el superintendente asociado del nivel correspondiente en consulta con el Departamento de Transporte y basándose en la disponibilidad de los recursos. Si el viaje es aprobado por el superintendente asociado del nivel correspondiente pero los autobuses/conductores no están disponibles, la escuela puede usar autobuses privados para el viaje; y
  2. Las excursiones de día extendido y en días que no son de clases, así como para viajes de los equipos deportivos no excederán el límite de 150 millas de radio del Kelly Leadership Center. El transporte privado/contratado se usará para todos los viajes que excedan las 150 millas.
18. Transporte privado/contratado. Periódicamente, la oficina de Adquisición proveerá a las escuelas, mediante el uso del correo electrónico, una lista de compañías de autobuses privados/contratados aprobados. Las preguntas sobre los contratos de servicios comerciales deben dirigirse a la oficina de Adquisición.
19. Transporte por medio de otro tipo de vehículos.
  1. Cualquiervehículo que se utilice para transportar estudiantes deberá cumplir con las Normas Federales de Protección de Ocupantes de Automóviles de Pasajeros según lo definido por FMVSS. Si se recomienda el uso de un vehículo personal, rentado o alquilado, es necesario completar el formulario de licencia de conducir para excursiones e información sobre el seguro del vehículo (Anexo I) y se adjuntará a la solicitud del rastreador de excursiones de PWCS (Trip Tracker)para su aprobación por el superintendente asociado del nivel aprobado.
  2. Cuando la escuela rente o alquile un vehículo, será requerido que el representante de la escuela obtenga un seguro de responsabilidad y cobertura para automóviles por la cantidad de $500,000 y que cuente con un certificado del seguro junto con la licencia del conductor y la información del vehículo asegurado en el formulario (Anexo I). La responsabilidad/obligación mínima para vehículos como propiedad privada se establece bajo la Ley de Virginia para vehículos personales, rentados o alquilados, el tipo de vehículo se puede determinar viendo la información en la placa que se encuentra dentro de la puerta o del lado del conductor. Esta información provee el tipo designado del vehículo (ej., vehículo para pasajeros, camioneta, camión, autobús, autobús escolar o vehículo de usos múltiples). La información en la placa también indica si el vehículo cumple con las normas federales de FMVSS. La tarjeta de registro del vehículo no debe utilizarse para determinar su tipo, ya que muchas veces la información es diferente a lo que indica la placa del vehículo.
  3. Aunque los autobuses escolares son la manera más segura de transportar a los estudiantes, los vehículos que tengan una placa de los siguientes tipos, pueden ser utilizados para transportar a los alumnos:
    1. automóvil de pasajeros;
    2. SUV;
    3. camioneta;
    4. autobús de escolar;
    5. autobus de actividades;
    6. autobuses privados/contratados bajo contrato con compañías acreditadas para hacer negocios en el estado de Virginia; y
    7. Ciertos modelos de minivan o vehículos para pasajeros (fabricados en 1995 o después) los cuales han sido certificados por el fabricante de que cumplen con los estándares federales de protección para pasajeros en un vehículo. Los vehículos que cumplan con estos estándares cuentan con asientos completos permanentemente instalados para cada pasajero y para el conductor. Los asientos se pueden convertir en asientos de carga, por ejemplo, al doblarlos, pero no deben estar diseñados para ser removidos o reinstalados. Cada asiento debe tener un cinturón de seguridad en los hombros y en la cintura. Los vehículos fabricados después de 1998 deben contar con bolsas de aire (los vehículos manufacturados antes de 1998 no requieren tener bolsas de aire y por eso no se recomiendan).
  4. El transporte de estudiantes no se proveerá con el uso de este tipo de vehículos:
    1. vehículos multiusos -excepto aquellos que cumplan con los estándares descritos en el párrafo 4(e) anterior;
    2. camión de remolque;
    3. camioneta/ván diseñada para más de diez personas;
    4. camper/vehículo recreativo; y
    5. motocicleta
    Nota: Este reglamento no previene al padre o tutor legal de transportar solamente a su(s) estudiante(s) (hijo/a o tutelado/a) hacia y desde un evento organizado por la escuela en un vehículo de un tipo no autorizado. Sin embargo, no se le permitirá al padre que transporte a otros estudiantes.
  5. El director será responsable de asegurar que los vehículos autorizados se utilicen para transportar a los estudiantes.
Procedimientos para solicitar un autobús para actividades después de la escuela
1. Los directores que soliciten autobuses para actividades después de la escuela pueden someter su solicitud mediante el sistema de rastreo de viajes de PWCS con dos semanas de anterioridad. Esto aplica para solicitudes de autobuses para actividades después de la escuela para estudiantes de educación general y estudiantes con problemas de movilidad u otras necesidades especiales. No obstante, en función de la disponibilidad, las solicitudes de transporte personalizado debido a una discapacidad motriz u otras necesidades especiales podrán atenderse en un plazo más breve.
2. La siguiente información es requerida para llenar la solicitud mediante el sistema de rastreo (Trip Tracker) de PWCS:
  1. Código del presupuesto;
  2. Fecha de inicio y último día;
  3. Número de autobuses;
  4. Días y horarios requeridos; y
  5. Persona y número de teléfono de contacto.
3. Los recorridos de los autobuses de actividades (no deportivas) comenzarán no antes de las 4:30 p. m. y a más tardar a las 5:30 p. m. Los padres y los estudiantes deben ser informados de que los autobuses de actividades se detienen en las paradas centralizadas en el vecindario que son diferentes a cada parada donde los estudiantes son recogidos en la mañana. Dependiendo de la solicitud, un estudiante con una discapacidad motora o cualquier otra necesidad especial puede ser llevado a una parada que no sea la parada central del autobús escolar.
4. Los estudiantes que estén asignados a detención por violaciones en el autobús no podrán hacer uso del autobús escolar de actividades después de la escuela sin la autorización del director.

Los superintendentes asociados de nivel (o la persona designada) y el director de operaciones (o la persona designada) son responsables de implementar y monitorear esta reglamento.

Este reglamento y la normativa correspondiente deberán revisarse por lo menos cada cinco años y modificarse según sea necesario.

Reglamento 642-1-Anexo I

Reglamento 642-1-Anexo II