Reglamento 642-1

Libro: Normativas y reglamentos
Sección: 600 - Enseñanza
Título: REGLAMENTO - Procedimientos para la planificación de excursiones escolares, viajes de equipos deportivos y solicitud de autobuses para actividades después de clases
Código: 642-1
Estado: Activo Aprobado: 26 de junio de 2019

Enseñanza

REGLAMENTO 642-1

PROCEDIMIENTOS PARA LA PLANIFICACIÓN DE EXCURSIONES ESCOLARES, VIAJES DE EQUIPOS DEPORTIVOS Y SOLICITUD DE AUTOBUSES PARA ACTIVIDADES DESPUÉS DE CLASES

Definiciones: Al planificar las excursiones escolares, solicitar autobuses para actividades después de clases y para entender este reglamento, se utilizarán las siguientes definiciones:
1. Excursión escolar - Las excursiones escolares son aquellos viajes que implican que los estudiantes saldrán de la escuela, bajo la supervisión de los maestros, ya sea que se utilice un medio de transporte o no. Las excursiones escolares deben basarse en razones educativas diseñadas para reforzar o mejorar el programa curricular. Se seleccionará el lugar más cercano geográficamente para cumplir con los objetivos de la excursión escolar.
2. Viaje del equipo deportivo - Los viajes de equipos deportivos son aquellos que implican la transportación de estudiantes-atletas y entrenadores deportivos hacia un evento deportivo.
3. Excursión escolar patrocinada por la escuela - esta excursión es aquella que sobrepasa las actividades extracurriculares o del salón de clases. Ha sido planificada como una parte integral del programa educativo (contrario a una selección de oportunidades casuales o al azar) y se repite usualmente año tras año, ya que la actividad de aprendizaje para la que ha sido planificada se repite y el viaje ocurre durante el horario escolar.
4. Viajes internacionales o fuera de la parte continental de los Estados Unidos (CONUS) patrocinados por la escuela - son viajes que implican transportar estudiantes a otros países o fuera de la parte continental de los Estados Unidos y que han sido programados y aprobados por el personal escolar.
5. Excursión escolar extendida por el día - Una excursión escolar planificada para extenderse más allá de las horas normales de clases, que se llevará a cabo después de la hora regular de clase o que ocurrirá en días en los que no hay clases (sábado, domingo, días feriados), pero en donde no está planificado quedarse a pasar la noche.
6. Excursión escolar de día completo - Una excursión escolar en la cual los estudiantes pasarán la noche lejos de su casa, lo cual es requerido para completar el viaje.
7. Área Metropolitana de Washington - El área geográfica que incluye el distrito de Columbia y los suburbios o condados adyacentes en Virginia, Maryland y West Virginia. (condados en Virginia: Arlington, Clarke, Culpeper, Fairfax, Fauquier , King George, Loudoun, Prince William, Spotsylvania, Stafford , Warren County, y las ciudades de Alexandria, Fairfax, Falls Church, Manassas, y Manassas Park. en Maryland: Calvert, Charles, Frederick, Montgomery, y Prince George. En West Virginia: los condados de Berkeley y Jefferson).
8. Excursiones no patrocinadas por la escuela - una excursión que puede incluir a grupos de personas identificadas como estudiantes y/o maestros de PWCS pero en la que la toda responsabilidad (que incluye el horario, consentimiento de los padres, responsabilidad, costo y supervisión) es asumida por individuos que no son parte de PWCS, la Junta Escolar, su administración, o su personal, sin importar el lugar o destino. (Ver sección III). Cualquier viaje que no sea aprobado por el director y el superintendente asociado del nivel correspondiente se considera como no patrocinado por la escuela.
9. Autobús de actividad - Los autobuses de actividades se utilizan para transportar a los estudiantes a su casa luego de las actividades planificadas que ocurren después de la escuela (actividades extraescolares)
Ámbito: Esta normativa aplica a todas las excursiones planificadas y las solicitudes de autobuses de actividades para los estudiantes, ya sean primarias o secundarias y si son actividades curriculares o extracurriculares incluyendo viajes de los equipos deportivos.
Información general: Se seguirán los siguientes procedimientos y prácticas en la planificación de las excursiones escolares:
1. De ser posible, los eventos del condado y distrito serán programados durante los fines de semana y en horarios en los que los estudiantes pierdan el mínimo número de clases. En la medida de lo posible, las excursiones serán planificadas durante el descanso de invierno o primavera y en otros horarios en los que se minimice el tiempo perdido de clases. Los entrenadores/patrocinadores buscarán la cooperación de agencias y otros patrocinadores para que las competencias y eventos sean programados durante los fines de semana o días feriados; e.j., Liga Escolar de Virginia (VHSL), Asociación Educativa Musical de Virginia (VMEA), etc.
2. Las excursiones serán planificadas, presentadas y aprobadas al inicio del año escolar para que haya suficiente tiempo de notificar, programar y recaudar dinero. Esta planificación incluirá la manera en la que los estudiantes que no puedan pagar por la excursión, tengan la posibilidad de asistir. Las excursiones que utilicen los autobuses de la división escolar, no pueden ser solicitados para utilizarse después del 30 de mayo de cada año escolar. Este procedimiento permite que haya tiempo para el pago y la transferencia de presupuesto que envuelva el transporte. Se harán excepciones para:
  1. competencias académicas;
  2. excursiones a planetarios;
  3. excursiones al centro acuático;
  4. apoyo durante las ceremonias de graduación; eventos deportivos; y excursiones que hayan sido reprogramadas antes del 30 de mayo, pero postpuestas por una agencia o evento visitado.
3. Cada grupo que este programando la excursión escolar, programará los viajes de manera que ningún estudiante pierda más de dos días de escuela al año. Los superintendentes asociados del nivel correspondiente podrán aprobar excursiones adicionales al límite de dos días de acuerdo con su valor educativo. Las actividades extraescolares que se excluyen del límite de los dos días son las siguientes:
  1. Programas de arte en el museo y presentaciones musicales, de baile o de teatro;
  2. Excursiones para pasar la noche en el Parque de Prince William Forest Park ya sea de la escuela primaria o secundaria;
  3. Eventos de banda, orquesta, coro, robótica y arte del condado, regionales o del estado.
  4. Competencias y participación en la conferencia modelo de las Naciones Unidas.
  5. Visitas al planetario;
  6. Visitas al museo nacional de la infantería marina planificadas mediante un profesor en residencia;
  7. Visita al centro acuático de PWCS;
  8. Excursiones escolares durante los fines de semana o días feriados; y
  9. Competencias/premios académicos «individuales» en los que los estudiantes sean exitosos (feria de ciencias, competencia de matemáticas, etc.).
4. El director y el superintendente asociado del nivel correspondiente aprobarán todas las excursiones antes de tomar cualquier acción para que los estudiantes se preparen para el viaje. Natación, paseo en bote y cualquier otra actividad acuática así como patinaje, están estrictamente prohibidas durante excursiones patrocinadas por la escuela y las solicitudes de esta naturaleza no serán aprobadas excepto en aquellos viajes que incluyan actividades acuáticas que sean estricta y solamente de naturaleza instructiva; e.j., enseñanza de seguridad en el agua en el centro acuático de PWCS, equipo junior de remo, equipo de natación, Fundación de la bahía de Chesapeake, etc. Estas excursiones acuáticas serán aprobadas individualmente por la división del superintendente o con el superintendente del nivel correspondiente en consulta con la oficina de Gestión de Riesgos y Seguridad con anterioridad a la programación del viaje o excursión. Solamente las excursiones escolares que sean de naturaleza instructiva serán aprobadas durante el tiempo de instrucción. Aunque las encuestas de interés sean apropiadas, debe evitarse: cualquier intento de recaudar dinero específicamente para el viaje en cuestión, realizar reuniones de padres, gastar los fondos o hacer planes definitivos hasta que la excursión sea aprobada. La fuente de financiamiento, quien pagará por el transporte será identificada en todas las solicitudes de la excursión. El superintendente (o su representante), tendrá la autoridad de cancelar o restringir cualquier viaje, aprobado o no, si de acuerdo al juicio del superintendente (o su representante), las circunstancias del mismo representan un riesgo a la seguridad o el bienestar de los estudiantes o el personal.
5. Las excursiones en las que se pueda caminar serán aprobadas por el superintendente asociado del nivel correspondiente. De no ser requerido el transporte, no es necesario notificar a la oficina de servicios de transportación.
6. El director y el superintendente asociado del nivel correspondiente aprobarán todas las excursiones escolares. Se espera que se hagan todas las previsiones necesarias para proteger la salud, el bienestar y la seguridad de los estudiantes y del conductor del autobús escolar, así como cualquier responsabilidad que incluya a la junta Escolar o a los empleados. Las excursiones que sean de pasar la noche contribuirán al programa educacional de acuerdo con la división escolar.
7. Las excursiones son generalmente restringidas al área de la zona metropolitana de Washington, D.C. Sin embargo, viajes a otras áreas incluidas en distritos establecidos por el VHSL para actividades deportivas, artísticas y forenses no serán restringidas. Además, las excursiones escolares a lugares como Williamsburg, Fredericksburg, Richmond, Gettysburg y otros puntos de interés histórico serán aprobadas, si el viaje es parte integral del programa de instrucción.
8. Las excursiones escolares serán agregadas como parte del diseño del programa educativo. Mientras se desarrolla el plan educativo, las excursiones escolares sugeridas se pondrán en una lista. Dicha lista no será restrictiva, pero servirá como una guía para decidir si la excursión propuesta cumple con la definición de una excursión patrocinada por la escuela.
9. Aunque una excursión escolar provee oportunidades de aprendizaje, las oportunidades incidentales no deben ser la base para proponer una actividad o viaje patrocinado por la escuela a menos que la oportunidad de la excursión claramente se relacione con la actividad educativa, la cual se ampliará durante el viaje.
10. Los grupos o individuos que tomen la responsabilidad de planear y llevar a cabo excursiones no patrocinadas por la escuela, que consistan de grupos de estudiantes y/o maestros, tendrán que dejarles saber a los padres que estas excursiones no son patrocinadas por la escuela y que las escuelas no asumen la responsabilidad en ningún momento, ni de ninguna manera durante el viaje. No se debe utilizar el tiempo escolar o instruccional para distribuir material o planear los viajes que no son patrocinados por la escuela, ya sea de manera verbal o escrita. Si un edificio escolar es utilizado después de las horas de clase para una actividad no patrocinada por la escuela, se utilizará el contrato de renta que será firmado por la agencia que patrocina u organiza el viaje o actividad. Notificaciones, formularios e información respecto a dichas actividades no será circulada/compartida por el sistema de comunicación escolar. Las excursiones/viajes no patrocinados por la escuela no se realizarán durante el horario escolar. Los autobuses de la división escolar no serán utilizados para los viajes o excursiones que no sean patrocinadas por la escuela.
11. Las excursiones escolares patrocinadas por la escuela tendrán una previa autorización. Para su autorización, lo siguiente debe estar en orden:
  1. La excursión cumple con las definiciones señaladas en la sección I de arriba;
  2. Habrá supervisión suficiente, la cual será por parte de los maestros, el patrocinador de la actividad y otros adultos responsables (padres, otros maestros, asistentes de maestros). El número de adultos como supervisores requeridos para cada excursión será determinado por el director (o su representante);
  3. Los estudiantes tendrán un formulario firmado de Consentimiento paterno (disponible en cada escuela) para aprobar la excursión y adjuntar el formulario al sistema de rastreo de excursiones de PWCS. Los padres/tutores de estudiantes diabéticos que participen en viajes de pasar la noche o extendidos, trabajarán con la escuela para asegurar que un miembro del personal escolar que este entrenado en Glucagon esté disponible para apoyar las necesidades médicas de estos estudiantes. Se incluye una copia del formulario de Consentimiento Paterno (Anexo II);
  4. El encargado de la actividad completará una solicitud para una excursión o viaje deportivo dentro del sistema de rastreo de excursiones de PWCS. Esto será enviado a la persona apropiada para aprobarlo de manera automática. La solicitud de la excursión se recibirá en el centro de operaciones de autobuses 14 días antes del viaje o excursión;
  5. El encargado de la excursión notificará inmediatamente al centro de operaciones de autobuses apropiado cuando un viaje o excursión sea cancelado o cambiado. Los entrenadores o patrocinadores no reprogramarán un viaje que haya sido cancelado sin antes consultar con la oficina de servicios de transporte para determinar si el transporte está disponible.
  6. Las excursiones dentro del área metropolitana de Washington se terminarán antes de las 5:30 p.m. para las escuelas primarias e intermedias. Este límite de tiempo no aplica para los viajes y excursiones para los estudiantes de secundaria.
  7. Las excursiones están sujetas a la disponibilidad del transporte. Si se utilizan vehículos privados, el formulario de aprobación debe informar que se utilizarán los mismos y que estos vehículos son del tipo autorizado que cumplen con las norma federales de seguridad automotriz federal (FMVSS) y que están asegurados de manera privada. Esto será incluido en el formulario de permiso para los padres; y
  8. Ningún estudiante será restringido a participar en una excursión escolar patrocinada por la escuela en caso de no poder cubrir el costo debido a circunstancias familiares.
12. Las excursiones escolares de día extendido seguirán el mismo procedimiento para ser aprobadas como se indica en las excursiones patrocinadas por la escuela. Además, debe cumplirse con lo siguiente:
  1. El entrenador deportivo o encargado dejará al director (o su representante) una lista de números telefónicos de los padres/tutores de cada estudiante para ser contactados en caso de emergencia, junto con un itinerario completo de viaje con la hora anticipada de salida y llegada.
  2. El entrenador deportivo o encargado tendrá la información de emergencia de cada estudiante junto con una copia del itinerario;
  3. El director le dará al entrenador o encargado el nombre y el número telefónico del director (o del representante) para llamar en caso de una emergencia, junto con el número telefónico del director de servicios de Transporte (o su representante);
  4. El director tendrá, antes del viaje, el número telefónico de emergencia donde el entrenador o el encargado del viaje pueden ser contactados al llegar al lugar de destino de la excursión.
  5. Se harán arreglos correspondientes para los participantes cuando se sepa que el viaje será para pasar la noche, o si el grupo va a regresar antes de la 1 a.m.; y
  6. Cuando sea claro que el viaje de regreso se demorará mucho más de lo previsto debido a condiciones severas del clima, fallas mecánicas, accidentes, o cualquier otra emergencia pertinente a la seguridad y el bienestar de los pasajeros, el entrenador o el encargado llamarán al director (o su representante) para instrucciones adicionales, las cuales incluyen el permiso para quedarse a pasar la noche.
13. Las excursiones internacionales y no continentales (NONCONUS) seguirán los mismos procedimientos para su aprobación, según se indica en los otros viajes patrocinados por la escuela como se describe anteriormente. Además, se debe cumplir con lo siguiente:
  1. Los encargados del viaje y los administradores que aprueben revisarán las advertencias de viaje del Departamento de Estado de los estados unidos.
    
    Niveles de advertencia para viaje del Departamento de Estado de los Estados Unidos
    1 – viaje aprobado por PWCS
    2 – viaje aprobado con comunicación con los padres para decirles sobre la advertencia
    3 – viaje posiblemente no aprobado a países/lugares con este nivel de advertencia de viaje
    4 – viaje posiblemente no aprobado a países/lugares con este nivel de advertencia de viaje.
  2. Se recomienda que las solicitudes para viajar a lugares con una advertencia de viaje nivel 3 sean reconsideradas ya que los planes de viaje resultarán en solicitudes denegadas y los viajes previamente aprobados serán cancelados.
14. A menos que sean aprobados por el superintendente asociado del nivel correspondiente de acuerdo a cada caso, las excursiones y viajes deportivos serán cancelados cuando ocurran durante días de código verde o rojo.
15. Uso de estudiantes como conductores - Los estudiantes no pueden ser conductores en una excursión escolar. Si se hace uso de vehículos privados, estos vehículos y sus pasajeros deberán estar asegurados y los padres/tutores de los estudiantes transportados darán su permiso para que el estudiante sea transportado por el vehículo privado.
16. Viaje en autobús escolar
  1. Los estudiantes viajarán bajo la supervisión directa de un maestro, encargado o chaperón durante el transcurso de una excursión o un viaje deportivo.
  2. La(s) persona(s) supervisando a los estudiantes durante el transporte serán responsables de asegurarse de que los estudiantes cumplan con el «Código de Conducta» de PWCS;
  3. Los conductores de los autobuses asistirán en la supervisión de los estudiantes según sea necesario para mantener la seguridad mientras los estudiantes están en el autobús escolar;
  4. La escuela es responsable del pago de los peajes del autobús, las cuotas de estacionamiento y admisión (si hay) para los conductores de autobuses escolares y los asistentes cuando los conductores y asistentes requieren asistir a la función; y
  5. En viajes de pasar la noche, los encargados o el entrenador escolar es responsable de:
    1. La reservación y el pago de la estancia del conductor de autobús escolar;
    2. El financiamiento de las comidas a la tarifa aprobada, o de proveer comida para el grupo;
    3. Pago complementario por manejar cuando es requerido asistir junto con el grupo o cuando se requieren servicios para el mantenimiento del autobús (reparaciones mecánicas, poner gasolina, limpieza, etc.); y
    4. Asegurar que el conductor del autobús reciba ocho horas consecutivas de descanso y que no conduzca luego de estar en turno por más de 15 horas. Las horas de turno incluyen el tiempo de manejar y el tiempo requerido de mantenerse en el autobús, así como cualquier otro trabajo.
17. Distancia del viaje
  1. Las excursiones escolares durante el horario regular de clases, cuando la mayoría de los autobuses están disponibles (9:15 a.m. - 1:30 p.m.) están limitadas a un radio de cuarenta y cinco (45) millas (desde el punto central - Independent Hill). Las solicitudes para excursiones abordo de autobuses escolares que se extiendan más tarde de la 1:30 p.m. durante un día regular de clases serán aprobadas por el superintendente asociado del nivel correspondiente en consulta con la oficina de Servicios de Transporte y basándose en la disponibilidad de los recursos. Si el viaje es aprobado por el superintendente asociado del nivel correspondiente pero los autobuses/conductores no están disponibles, la escuela puede usar autobuses privados para el viaje; y
  2. Las excursiones de día extendido y en días que no son de clases, así como para viajes de los equipos deportivos no excederán el límite de 150 millas de radio desde Independent Hill. El transporte comercial se usará para todos los viajes que excedan las 150 millas.
18. Transporte comercial. Periódicamente, la Oficina de Adquisición proveerá a las escuelas, mediante el uso del correo electrónico, una lista de compañías de autobuses comerciales aprobados. Las preguntas sobre los contratos de servicios comerciales deben dirigirse a la Oficina de Adquisición.
19. Transporte por medio de otro tipo de vehículos.
  1. Cualquier vehículo utilizado para transportar a los alumnos cumplirá con las normas de protección federal para pasajeros dentro de un vehículo como se define por la FMVSS. Si se quiere recomendar el uso de un vehículo personal, rentado o alquilado, es necesario completar el formulario con la información sobre el vehículo asegurado a utilizarse y la licencia de manejo del conductor (Anexo I) y anexarse a la solicitud entregada al sistema de rastreo de excursiones de PWCS para pedir la aprobación del superintendente asociado del nivel correspondiente.
  2. Cuando la escuela rente o alquile un vehículo, será requerido que el representante de la escuela obtenga un seguro de responsabilidad y cobertura para automóviles por la cantidad de $500,000 y que cuente con un certificado del seguro junto con la licencia del conductor y la información del vehículo asegurado en el formulario (Anexo I). La responsabilidad/obligación mínima para vehículos como propiedad privada se establece bajo la Ley de Virginia para vehículos personales, rentados o alquilados, el tipo de vehículo se puede determinar viendo la información en la placa que se encuentra dentro de la puerta o del lado del conductor. Esta información provee el tipo designado del vehículo (e.j., vehículo para pasajeros, camioneta, camión, autobús, autobús escolar o vehículo de usos múltiples). La información en la placa también indica si el vehículo cumple con las normas federales de FMVSS. La tarjeta de registro del vehículo no debe utilizarse para determinar su tipo, ya que muchas veces la información es diferente a lo que indica la placa del vehículo.
  3. Aunque los autobuses escolares son la manera más segura de transportar a los estudiantes, los vehículos que tengan una placa de los siguientes tipos, pueden ser utilizados para transportar a los alumnos:
    1. automóvil de pasajeros;
    2. camioneta;
    3. autobús escolar;
    4. autobús de actividades;
    5. autobuses comerciales bajo contrato con compañías acreditadas para hacer negocios en el estado de Virginia; y
    6. Ciertos modelos de minivan o vehículos para pasajeros (fabricados en 1995 o después) los cuales han sido certificados por el fabricante de que cumplen con los estándares federales de protección para pasajeros en un vehículo. Los vehículos que cumplan con estos estándares, cuentan con asientos completos permanentemente instalados para cada pasajero y para el conductor. Los asientos se pueden convertir en asientos de carga, por ejemplo, al doblarlos pero no deben estar diseñados para ser removidos o reinstalados. Cada asiento debe tener un cinturón de seguridad en los hombros y en la cintura. Los vehículos fabricados después de 1998 deben contar con bolsas de aire (los vehículos manufacturados antes de 1998 no requieren tener bolsas de aire y por eso no se recomiendan).
  4. El transporte de estudiantes no se proveerá con el uso de este tipo de vehículos:
    1. vehículos multiusos -excepto aquellos que cumplan con los estándares descritos en el párrafo 4(e) anterior;
    2. camión de remolque;
    3. camioneta diseñada para más de diez personas;
    4. camper/vehículo recreativo; y
    5. motocicleta
    Nota: Este reglamento no previene al padre o tutor legal de transportar solamente a su(s) estudiante(s) de un evento organizado por la escuela en un vehículo no autorizado. Sin embargo, no se le permitirá al padre que transporte a otros estudiantes.
  5. El director será responsable de asegurar que los vehículos autorizados se utilicen para transportar a los estudiantes.
Procedimientos para solicitar un autobús para actividades después de la escuela
1. Los directores que soliciten autobuses para actividades después de la escuela pueden someter su solicitud mediante el sistema de rastreo de viajes de PWCS con dos semanas de anterioridad. Esto aplica para solicitudes de autobuses para actividades después de la escuela para estudiantes de educación general y estudiantes con discapacidades motoras. Dependiendo de la disponibilidad, las solicitudes para el transporte individual debido a una discapacidad motora o cualquier otra necesidad especial pueden llenarse en un plazo de tiempo más corto.
2. La siguiente información es requerida para llenar la solicitud mediante el sistema de rastreo de PWCS:
  1. Código del presupuesto;
  2. Fecha de inicio y último día;
  3. Número de autobuses;
  4. Días y horarios requeridos; y
  5. Persona y número de teléfono de contacto.
3. Los recorridos de los autobuses de actividades (no deportivas) comenzarán no antes de las 4:30 p.m. y a más tardar a las 5:30 p.m. Los padres y los estudiantes deben ser informados de que los autobuses de actividades tendrán paradas centrales en el vecindario que son diferentes a cada parada donde los estudiantes son recogidos en la mañana. Dependiendo de la petición, un estudiante con una discapacidad motora o cualquier otra necesidad especial pueden ser llevados a una parada que no sea la parada central del autobús escolar.
4. El «Código de Conducta» de PWCS indica que los estudiantes que estén asignados a detención por violaciones en el autobús, no podrán hacer uso del autobús escolar de actividades después de la escuela sin la autorización del director.

El superintendente asociado de Aprendizaje Estudiantil y Profesional (o su representante), el superintendente asociado de Finanzas y Gestión de Riesgos (o su representante) y el superintendente asociado de Servicios de Apoyo (o su representante) son responsables de implementar y supervisar este reglamento.

Este reglamento y la normativa correspondiente deberán revisarse por lo menos cada cinco años y modificarse según sea necesario.

Reglamento 642-1-Anexo I

Reglamento 642-1-Anexo II