규정
790-2
학생
2018년 12월 19일
학생
2018년 12월 19일
학생
학생 교육 기록에 대한 공개/접근
I. 학부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생의 교육 기록 열람 및 검사 권한
학생의 교육 기록을 열람하고 검사할 권리는 다음과 같습니다: (1) 교육 기록에 대하여 학교기관에 합리적인 설명 및 해석을 요구하고 이를 응답 받을 권리 (2) 학교기관으로부터 저렴한 비용 또는 무료로 학생의 교육 기록을 제공받을 권리로서, 제공받지 않을 경우 학부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생이 교육 기록을 열람 및 검사할 권리를 실질적으로 방해받는 경우 (3) 학부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생의 대표자에게 교육 기록을 조사하고 검토할 수 있도록 하는 권리(이 경우, 해당 대표자는 공개 전 학부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생으로부터 사전 서면 동의를 받아 제출해야 함)
규정 794-1 "학교 문제에 관한 학부모 간의 갈등 해결"을 바탕으로, 달리 명시하고 있는 법원 명령이 존재하지 않는 한 양쪽 부모는 각 당사자 학생의 교육 기록을 검토하고 검사할 권리가 있다고 봅니다.
학생의 교육 기록에 대한 열람 및 검토 요청은 학교장 또는 지명자에게 직접 전달해야 합니다. 연방법에 따라 학교기관은 학부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생(18 세 이상)의 요청에 따라 적절한 시간 내에 학생의 교육 기록을 열람하고 검사해야 하고, 요청 접수 후 45일을 초과해서는 안됩니다. 학생의 교육 기록에 둘 이상의 학생에 관한 정보가 포함되어 있는 경우, 학부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생은 자신의 학생(본인)과 관련된 교육 기록의 해당 부분만 검토하고 검사할 권리가 있습니다.
학생의 개별화 교육 프로그램 (IEP) 또는 학생의 신분 확인, 평가 또는 교육 배치와 관련된 심리 회의, 또는 무료로 적절한 공교육 제공에 관한 회의가 예정되어 있는 경우, 학부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생에 의한 학교 기록 열림 및 검사 요청은 앞서 언급한 회의 이전에 가능한 빨리 승인되어야 합니다. 그러한 열람 및 검사는 다가오는 회의 이전에 그리고 학교의 정규 근무 시간 동안 해당 학교 내에서 이루어져야 합니다.
연방법에 의거하여 학생이 18세가 되면, 부모/보호자에게 부여된 열람 및 검사권 및 부모/보호자로부터 요구되는 동의가 학생에게 이전됩니다. 그러나 연방법에서는 다음의 경우 학교기관이 자격을 갖춘 학생의 사전 서면 동의없이 학부모/보호자에게 자격을 갖춘 학생의 교육 기록을 금하지 않습니다: a) 부양자인 학생의 학부모/보호자에게 공개하는 경우; 또는 b) 학생이나 다른 학생 또는 교직원의 건강 및 안전 비상 사태와 관련하여 공개하는 경우.
A. 학생 교육 기록에 대한 기록
학교 행정 담당자, 학교 상담 교사, 기록 유지 관리 책임을 맡은 서무 직원 및 특정 학생을 직접 가르치는 학교기관의 직원에게 교육 기록을 제공하는 경우를 제외하고, 학생의 학교는 수집, 보관 및 사용하는 학생의 교육 기록을 열람 및/검사하는 모든 학교기관의 직원 및 기타 당사자에 대한 기록을 유지해야 하며, 여기에는 검사자의 당사자의 이름, 서명, 날짜 및 이유 등이 포함됩니다. 그러나 연방 법에 의거하여 학교가 미국 애국법("USA Patriot Act")에 따라 법원 명령으로 인하여 학생 기록을 공개하는 경우, 해당 법원 명령이 열람 기록을 기재하는 것을 구체적으로 금하는 경우 학생 교육 기록의 공개 기록서에 기록을 남기지 않아야 합니다.
B. 공식 성적 증명서 복제 수수료
1. 기록을 보관하고 있는 학교에서 발행 한 첫 3부의 공식 성적 증명서에 대해서는 수수료가 부과되지 않습니다.
2. 기록을 보관하고 있는 학교에서 추가로 발급하는 공식 성적 증명서에 대해서는 사본 당 $5의 수수료가 발생합니다.
3. Prince William 카운티 공립 학교 기록 센터에서 발급하는 공식 성적 증명서에 대해서는 사본 당 $5의 수수료가 발생합니다.
4. 온라인 신청 시 공식 성적표 1부당 기본 수수료 $5에 $3 온라인 수수료 추가로 부과됩니다.
5. 제3자에 의한 졸업 확인 요청은 온라인 요청만 가능하며 $25의 수수료가 부과됩니다.
C. 학생 교육 기록 복제 발급 수수료
학부모/후견인, 지명자(공개 전에 부모/후견인 또는 자격을 갖춘 학생의 사전 서면 동의서를 제출하는 사람), 자격을 갖춘 학생 또는 본 규정 Part II에 의해 학교 기록이 공개될 수 있는 자가 학생의 교육 기록을 열람 또는 검사하는 경우 수수료가 부과되지 않습니다.
요청에 따라 교내 또는 기록 센터에서 유지 관리되는 교육 기록 사본을 부모/보호자, 사전 서면 동의 받은 지명자 또는 자격을 갖춘 학생에게 제공할 수 있습니다. 학생의 교육 기록의 검색과 열람에 대한 수수료는 없지만 그러한 기록을 복제하는 데는 요금이 부과될 수 있습니다. 또한, 학생의 교육 기록 내에서 유지되지 않는 전자통신 내용의 검토 및 삭제에는 요금이 부과될 수 있습니다. 학생의 교육 기록의 복사에 대한 최소 수수료는 최대 6페이지까지(단면) $5이 부과되며, 추가 1페이지당 $ 0.20가 부과됩니다. 그러나, 버지니아 주 장애 아동을 위한 특수 교육 프로그램에 대한 교육 위원회의 규정에 따라 개별화 교육 프로그램에 대한 교육 기록 복사에는 수수료가 적용되지 않습니다.
연방법에 따라, 복제 수수료로 인해 부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생이 학생의 교육 기록을 검사하고 검토할 수 있는 권리를 방해받는 경우, 복제 요청 수에 따라 수수료 면제 또는 감면이 가능합니다.
D. 복제 기록의 대금을 학교에 지급하는 방법
교육 기록을 담당한 학교에서 제공하는 공식 성적표 또는 교육 기록에 대한 현금 또는 우편환을 통한 지급은 해당 기록의 복사본을 수령하기 전에 학교에 직접 지불해야 합니다. 우편환은 정확한 금액으로 이루어져야 하며 학교를 수령자로 해야 합니다.
E. 복제 기록의 대금을 기록 센터에 지급하는 방법
기록 센터에서 제공하는 공식 성적표 또는 교육 기록에 대한 현금 또는 우편환을 통한 지급은 해당 기록의 복사본을 수령하기 전에 기록 센터에 직접 지불해야 합니다. 우편환은 정확한 금액으로 이루어져야 하며 기록 센터를 수령자로 해야 합니다.
F. 온라인 요청에 대한 지불 방법
온라인 요청에 대해서는 직불카드 또는 신용카드로 결제가 이루어져야 합니다.
II. 학교기관 직원에 의한 학생 교육 기록의 접근
부모/법정 대리인, 사전 서면 동의를 받은 대표자 또는 자격을 갖춘 학생 외에도 학생의 교육 기록은 학교의 학교기관 직원 또는 학교기관 담당부서의 직원으로서 학생의 교육 기록에 포함된 개인정보에 대하여 정당한 교육적 이해관계가 있는 자에게 동의 없이 제공될 수 있습니다.
III. 제3자의 학생 교육 기록에 대한 접근
일반적으로, 학생의 교육 기록을 제3자에게게 공개하려면 부모/법정 보호자 또는 자격을 갖춘 학생의 사전 서면 동의가 필요합니다. 서면 동의서에는 공개할 기록의 내용, 공개의 목적, 그리고 공개가 이루어질 당사자를 명시해야 합니다. 그러나 특정 상황에 따라, 또한 적용 가능한 주 및 연방법에 따라, 학생의 교육 기록에 포함된 문서를 사법 명령 또는 적법하게 발급된 소환장을 바탕으로 사전 서명 동의 없이 제3자(아동 보호 서비스국, 연방 및 주정부 기관 등)에게 공개할 수 있습니다.
학생의 교육 기록 내의 정보는 학교 자원 담당자에게 다음의 경우에만 공개될 수 있습니다 (1) 학생의 징계 조치와 관련된 조사 실시 (2) 청소년 사법 제도가 판결 전에 학생에 대한 충분한 정보를 얻기 위한 경우 (3) 학생 또는 다른 개인의 건강과 안전을 보호하기 위한 비상 상황과 관련된 경우 (4) 사법 명령이나 합법적으로 발급된 소환장에 응답하는 경우. 단, 미국 애국법에 따라 발급된 법원명령을 제외하고 학부모와 학생은 해당 공개에 대해 사전 통지를 받아야 함.
A. 사법 명령 및/또는 합법적으로 발급된 소환장
학생 교육 기록에 대하여 학교기관에서 수령한 소환장은 연방법 및 주법에 따라 규정 913-1 "학교기관 직원 및 학교기관 기록에 대한 법적 절차, 소환 요청, 소환장 발급에 대한 처리"의 내용에 의거하여 처리합니다. 학생의 교육 기록과 관련하여 소환장이 접수된 경우, 학교기관은 관련 대응 자료를 준비할지 결정하기에 앞서 해당 소환장 접수 내용과 대응 자료의 내용을 학부모/보호자, 자격을 갖춘 학생에게 통보하기 위하여 모든 노력을 기울임으로써, 부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생이 법원으로부터 보호 조치를 구하고 문서의 공개를 방지할 수 있는 합당한 기회를 제공해야 합니다. 통보 후 부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생이 보호 조치를 구하지 않기로 결정하거나, 법원이 보호 조치를 부여하지 않는 경우, 학교기관은 소환장을 이행하기 위해 관련 자료를 구비해야 합니다.
그러나 연방법에 의거하여, 학교는 미국 애국법에 따라 법원 명령으로 인하여 학생 기록을 공개하는 경우, 해당 법원 명령이 학교가 열람 사실을 통지하는 것을 금지할 경우, 학교는 학부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생에게 학생 교육 기록의 공개에 대해 통지를 하지 않아야 합니다.
B. 외부 정부 기관
주 및 연방 학생 개인 정보 보호법에서는 학교기관이 특정 주정부 또는 연방정부 공무원에게 특정 상황에서 학생의 교육 기록을 공개하는 경우, 학부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생에게 사전 서면 동의를 구하는 것을 면제하여 주는 규정을 제공하고 있습니다. 그러나, 공개 전에 학교기관은 식별 가능한 학생의 교육 기록의 공개 요청에 대하여 부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생에게 통보하여야 합니다.
C. 버지니아 자유정보법(FOIA)에 따른 정보 요청
학생 교육 기록은 자유정보법(FOIA)에 의거하여 요청할 수 없으며 주법에 따른 규정 912-1의 Part II "정보 및 문서에 대한 공공 접근"에 따라 처리되어야 합니다.
IV. 기록 센터가 관리하는 학생 교육 기록에 대한 접근
A. 학생 교육 기록에 대한 접근
학생이 졸업 학교기관에서 자퇴하는 경우, 해당 학생의 교육 기록은 저장 및 보존을 위해 기록 센터로 전송되며 주정부의 정보 유지 기준에 따른 보존기간이 적용됩니다. 학생의 교육 기록이 기록 센터로 전송되면 기록 센터는 교육 기록을 검토하거나 검사하는 사람의 이름, 서명, 날짜 및 열람 이유가 기재된 열람 기록서를 유지할 책임이 있습니다. 그러나 연방 법에 의거하여 학교가 미국 애국법("USA Patriot Act")에 따라 법원 명령으로 인하여 학생 기록을 공개하는 경우, 해당 법원 명령이 열람 기록을 기재하는 것을 구체적으로 금하는 경우 학생 교육 기록의 공개 기록서에 기록을 남기지 않아야 합니다.
특정 학생의 교육 기록을 직접 검사하는 것을 제외하고, 디렉터리(directory) 정보의 공개는 기록 센터에서 유지되는 다른 유형의 기록에서 도출될 수 있으며, 이는 사전 서면 동의 없이 공개될 수 있습니다. 그러나 둘 이상의 학생에 대한 교육 기록 및 비 디렉터리(non-directory)정보를 포함하는 기록의 경우, 부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생은 해당 학생에 대한 기록만을 열람하거나 해당 내용에 대해서만 정보를 얻을 수 있습니다. 디렉터리 정보로 분류되는 항목은 규정 790-3 "디렉터리 정보의 공개"에서 확인할 수 있으며 "행동 강령"을 통해 매년 발간됩니다.
B. 기록 센터 외부로 교육 기록을 전송
학생이 학교기관으로 복학하는 경우, 기록 센터는 요청에 따라 학생이 등록하는 학교로 학생 기록을 전송하여야 합니다.
다른 학교기관으로 전학을 가거나 대학 또는 대학교에 진학하는 경우, 기록 센터는 학생의 교육 기록 사본을 요청하는 학교에 제공해야 합니다. 연방 및 주법에 따라, 기록 센터는 기록을 송부하기 전에 부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생의 사전 서면 동의를 구하거나 부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생에게 통보를 할 필요가 없습니다.
학부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생이 해당 학생(자신)의 교육 기록을 전학 가는 학교기관 또는 대학 또는 대학원이 아닌 다른 기관에 송부하고자 하는 경우, 해당 기록이 기록센터로부터 공개되기 전에, 다음 방법 중 하나를 사용하여 기록 센터에 공개 승인 요청을 제출해야 합니다.
1. Prince William 카운티 FERPA 동의서에 자격을 갖춘 학생이나 부모/보호자가 서명
2. 자격을 갖춘 학생이나 학부모/보호자가 서명한 요청서로서 송부할 학생의 교육 기록의 특정 부분, 공개 목적, 교육 기록 수신자의 이름 및 주소를 기재. 또한, 서면 요청서에는 다음 정보도 포함되어야 함.
a. 요청자의 이름 및 서명
b. 학교기관에 등록 상태였던 마지막 시점에 학생이 사용한 이름
c. 학생의 생년월일
d. 학생이 마지막으로 재학한 학교의 이름
e. 학생의 졸업 연도 또는 학교기관에서 자퇴한 날짜
이 서면요청서는 다음의 주소로 발송되어야 합니다. 기록 센터, Prince William 카운티 공립학교, P.O. Box 389, Manassas, VA 20108.
또한 기록 센터는 학교기관 밖의 기관으로 교육 기록을 송부하는 것을 허락하는 학부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생이 서명한 관련 공개 양식 또는 서면 요청서를 보관해야 합니다.
학교장 (또는 피지명인), 행정 코디네이터, 기록 및 FERPA 준수 담당자 (또는 피지명인), 적합한 해당 부교육감(들) (또는 피지명인) 및 학생 학습 및 책무 담당 부교육감 (또는 피지명인)은 본 규정을 시행하고 감독할 책임이 있습니다.
본 규정 및 모든 관련 방침은 적어도 5년마다 검토해야 하며 필요할 경우 개정합니다.
Prince William 카운티 공립학교
학생 교육 기록에 대한 공개/접근
I. 학부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생의 교육 기록 열람 및 검사 권한
학생의 교육 기록을 열람하고 검사할 권리는 다음과 같습니다: (1) 교육 기록에 대하여 학교기관에 합리적인 설명 및 해석을 요구하고 이를 응답 받을 권리 (2) 학교기관으로부터 저렴한 비용 또는 무료로 학생의 교육 기록을 제공받을 권리로서, 제공받지 않을 경우 학부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생이 교육 기록을 열람 및 검사할 권리를 실질적으로 방해받는 경우 (3) 학부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생의 대표자에게 교육 기록을 조사하고 검토할 수 있도록 하는 권리(이 경우, 해당 대표자는 공개 전 학부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생으로부터 사전 서면 동의를 받아 제출해야 함)
규정 794-1 "학교 문제에 관한 학부모 간의 갈등 해결"을 바탕으로, 달리 명시하고 있는 법원 명령이 존재하지 않는 한 양쪽 부모는 각 당사자 학생의 교육 기록을 검토하고 검사할 권리가 있다고 봅니다.
학생의 교육 기록에 대한 열람 및 검토 요청은 학교장 또는 지명자에게 직접 전달해야 합니다. 연방법에 따라 학교기관은 학부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생(18 세 이상)의 요청에 따라 적절한 시간 내에 학생의 교육 기록을 열람하고 검사해야 하고, 요청 접수 후 45일을 초과해서는 안됩니다. 학생의 교육 기록에 둘 이상의 학생에 관한 정보가 포함되어 있는 경우, 학부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생은 자신의 학생(본인)과 관련된 교육 기록의 해당 부분만 검토하고 검사할 권리가 있습니다.
학생의 개별화 교육 프로그램 (IEP) 또는 학생의 신분 확인, 평가 또는 교육 배치와 관련된 심리 회의, 또는 무료로 적절한 공교육 제공에 관한 회의가 예정되어 있는 경우, 학부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생에 의한 학교 기록 열림 및 검사 요청은 앞서 언급한 회의 이전에 가능한 빨리 승인되어야 합니다. 그러한 열람 및 검사는 다가오는 회의 이전에 그리고 학교의 정규 근무 시간 동안 해당 학교 내에서 이루어져야 합니다.
연방법에 의거하여 학생이 18세가 되면, 부모/보호자에게 부여된 열람 및 검사권 및 부모/보호자로부터 요구되는 동의가 학생에게 이전됩니다. 그러나 연방법에서는 다음의 경우 학교기관이 자격을 갖춘 학생의 사전 서면 동의없이 학부모/보호자에게 자격을 갖춘 학생의 교육 기록을 금하지 않습니다: a) 부양자인 학생의 학부모/보호자에게 공개하는 경우; 또는 b) 학생이나 다른 학생 또는 교직원의 건강 및 안전 비상 사태와 관련하여 공개하는 경우.
A. 학생 교육 기록에 대한 기록
학교 행정 담당자, 학교 상담 교사, 기록 유지 관리 책임을 맡은 서무 직원 및 특정 학생을 직접 가르치는 학교기관의 직원에게 교육 기록을 제공하는 경우를 제외하고, 학생의 학교는 수집, 보관 및 사용하는 학생의 교육 기록을 열람 및/검사하는 모든 학교기관의 직원 및 기타 당사자에 대한 기록을 유지해야 하며, 여기에는 검사자의 당사자의 이름, 서명, 날짜 및 이유 등이 포함됩니다. 그러나 연방 법에 의거하여 학교가 미국 애국법("USA Patriot Act")에 따라 법원 명령으로 인하여 학생 기록을 공개하는 경우, 해당 법원 명령이 열람 기록을 기재하는 것을 구체적으로 금하는 경우 학생 교육 기록의 공개 기록서에 기록을 남기지 않아야 합니다.
B. 공식 성적 증명서 복제 수수료
1. 기록을 보관하고 있는 학교에서 발행 한 첫 3부의 공식 성적 증명서에 대해서는 수수료가 부과되지 않습니다.
2. 기록을 보관하고 있는 학교에서 추가로 발급하는 공식 성적 증명서에 대해서는 사본 당 $5의 수수료가 발생합니다.
3. Prince William 카운티 공립 학교 기록 센터에서 발급하는 공식 성적 증명서에 대해서는 사본 당 $5의 수수료가 발생합니다.
4. 온라인 신청 시 공식 성적표 1부당 기본 수수료 $5에 $3 온라인 수수료 추가로 부과됩니다.
5. 제3자에 의한 졸업 확인 요청은 온라인 요청만 가능하며 $25의 수수료가 부과됩니다.
C. 학생 교육 기록 복제 발급 수수료
학부모/후견인, 지명자(공개 전에 부모/후견인 또는 자격을 갖춘 학생의 사전 서면 동의서를 제출하는 사람), 자격을 갖춘 학생 또는 본 규정 Part II에 의해 학교 기록이 공개될 수 있는 자가 학생의 교육 기록을 열람 또는 검사하는 경우 수수료가 부과되지 않습니다.
요청에 따라 교내 또는 기록 센터에서 유지 관리되는 교육 기록 사본을 부모/보호자, 사전 서면 동의 받은 지명자 또는 자격을 갖춘 학생에게 제공할 수 있습니다. 학생의 교육 기록의 검색과 열람에 대한 수수료는 없지만 그러한 기록을 복제하는 데는 요금이 부과될 수 있습니다. 또한, 학생의 교육 기록 내에서 유지되지 않는 전자통신 내용의 검토 및 삭제에는 요금이 부과될 수 있습니다. 학생의 교육 기록의 복사에 대한 최소 수수료는 최대 6페이지까지(단면) $5이 부과되며, 추가 1페이지당 $ 0.20가 부과됩니다. 그러나, 버지니아 주 장애 아동을 위한 특수 교육 프로그램에 대한 교육 위원회의 규정에 따라 개별화 교육 프로그램에 대한 교육 기록 복사에는 수수료가 적용되지 않습니다.
연방법에 따라, 복제 수수료로 인해 부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생이 학생의 교육 기록을 검사하고 검토할 수 있는 권리를 방해받는 경우, 복제 요청 수에 따라 수수료 면제 또는 감면이 가능합니다.
D. 복제 기록의 대금을 학교에 지급하는 방법
교육 기록을 담당한 학교에서 제공하는 공식 성적표 또는 교육 기록에 대한 현금 또는 우편환을 통한 지급은 해당 기록의 복사본을 수령하기 전에 학교에 직접 지불해야 합니다. 우편환은 정확한 금액으로 이루어져야 하며 학교를 수령자로 해야 합니다.
E. 복제 기록의 대금을 기록 센터에 지급하는 방법
기록 센터에서 제공하는 공식 성적표 또는 교육 기록에 대한 현금 또는 우편환을 통한 지급은 해당 기록의 복사본을 수령하기 전에 기록 센터에 직접 지불해야 합니다. 우편환은 정확한 금액으로 이루어져야 하며 기록 센터를 수령자로 해야 합니다.
F. 온라인 요청에 대한 지불 방법
온라인 요청에 대해서는 직불카드 또는 신용카드로 결제가 이루어져야 합니다.
II. 학교기관 직원에 의한 학생 교육 기록의 접근
부모/법정 대리인, 사전 서면 동의를 받은 대표자 또는 자격을 갖춘 학생 외에도 학생의 교육 기록은 학교의 학교기관 직원 또는 학교기관 담당부서의 직원으로서 학생의 교육 기록에 포함된 개인정보에 대하여 정당한 교육적 이해관계가 있는 자에게 동의 없이 제공될 수 있습니다.
III. 제3자의 학생 교육 기록에 대한 접근
일반적으로, 학생의 교육 기록을 제3자에게게 공개하려면 부모/법정 보호자 또는 자격을 갖춘 학생의 사전 서면 동의가 필요합니다. 서면 동의서에는 공개할 기록의 내용, 공개의 목적, 그리고 공개가 이루어질 당사자를 명시해야 합니다. 그러나 특정 상황에 따라, 또한 적용 가능한 주 및 연방법에 따라, 학생의 교육 기록에 포함된 문서를 사법 명령 또는 적법하게 발급된 소환장을 바탕으로 사전 서명 동의 없이 제3자(아동 보호 서비스국, 연방 및 주정부 기관 등)에게 공개할 수 있습니다.
학생의 교육 기록 내의 정보는 학교 자원 담당자에게 다음의 경우에만 공개될 수 있습니다 (1) 학생의 징계 조치와 관련된 조사 실시 (2) 청소년 사법 제도가 판결 전에 학생에 대한 충분한 정보를 얻기 위한 경우 (3) 학생 또는 다른 개인의 건강과 안전을 보호하기 위한 비상 상황과 관련된 경우 (4) 사법 명령이나 합법적으로 발급된 소환장에 응답하는 경우. 단, 미국 애국법에 따라 발급된 법원명령을 제외하고 학부모와 학생은 해당 공개에 대해 사전 통지를 받아야 함.
A. 사법 명령 및/또는 합법적으로 발급된 소환장
학생 교육 기록에 대하여 학교기관에서 수령한 소환장은 연방법 및 주법에 따라 규정 913-1 "학교기관 직원 및 학교기관 기록에 대한 법적 절차, 소환 요청, 소환장 발급에 대한 처리"의 내용에 의거하여 처리합니다. 학생의 교육 기록과 관련하여 소환장이 접수된 경우, 학교기관은 관련 대응 자료를 준비할지 결정하기에 앞서 해당 소환장 접수 내용과 대응 자료의 내용을 학부모/보호자, 자격을 갖춘 학생에게 통보하기 위하여 모든 노력을 기울임으로써, 부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생이 법원으로부터 보호 조치를 구하고 문서의 공개를 방지할 수 있는 합당한 기회를 제공해야 합니다. 통보 후 부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생이 보호 조치를 구하지 않기로 결정하거나, 법원이 보호 조치를 부여하지 않는 경우, 학교기관은 소환장을 이행하기 위해 관련 자료를 구비해야 합니다.
그러나 연방법에 의거하여, 학교는 미국 애국법에 따라 법원 명령으로 인하여 학생 기록을 공개하는 경우, 해당 법원 명령이 학교가 열람 사실을 통지하는 것을 금지할 경우, 학교는 학부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생에게 학생 교육 기록의 공개에 대해 통지를 하지 않아야 합니다.
B. 외부 정부 기관
주 및 연방 학생 개인 정보 보호법에서는 학교기관이 특정 주정부 또는 연방정부 공무원에게 특정 상황에서 학생의 교육 기록을 공개하는 경우, 학부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생에게 사전 서면 동의를 구하는 것을 면제하여 주는 규정을 제공하고 있습니다. 그러나, 공개 전에 학교기관은 식별 가능한 학생의 교육 기록의 공개 요청에 대하여 부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생에게 통보하여야 합니다.
C. 버지니아 자유정보법(FOIA)에 따른 정보 요청
학생 교육 기록은 자유정보법(FOIA)에 의거하여 요청할 수 없으며 주법에 따른 규정 912-1의 Part II "정보 및 문서에 대한 공공 접근"에 따라 처리되어야 합니다.
IV. 기록 센터가 관리하는 학생 교육 기록에 대한 접근
A. 학생 교육 기록에 대한 접근
학생이 졸업 학교기관에서 자퇴하는 경우, 해당 학생의 교육 기록은 저장 및 보존을 위해 기록 센터로 전송되며 주정부의 정보 유지 기준에 따른 보존기간이 적용됩니다. 학생의 교육 기록이 기록 센터로 전송되면 기록 센터는 교육 기록을 검토하거나 검사하는 사람의 이름, 서명, 날짜 및 열람 이유가 기재된 열람 기록서를 유지할 책임이 있습니다. 그러나 연방 법에 의거하여 학교가 미국 애국법("USA Patriot Act")에 따라 법원 명령으로 인하여 학생 기록을 공개하는 경우, 해당 법원 명령이 열람 기록을 기재하는 것을 구체적으로 금하는 경우 학생 교육 기록의 공개 기록서에 기록을 남기지 않아야 합니다.
특정 학생의 교육 기록을 직접 검사하는 것을 제외하고, 디렉터리(directory) 정보의 공개는 기록 센터에서 유지되는 다른 유형의 기록에서 도출될 수 있으며, 이는 사전 서면 동의 없이 공개될 수 있습니다. 그러나 둘 이상의 학생에 대한 교육 기록 및 비 디렉터리(non-directory)정보를 포함하는 기록의 경우, 부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생은 해당 학생에 대한 기록만을 열람하거나 해당 내용에 대해서만 정보를 얻을 수 있습니다. 디렉터리 정보로 분류되는 항목은 규정 790-3 "디렉터리 정보의 공개"에서 확인할 수 있으며 "행동 강령"을 통해 매년 발간됩니다.
B. 기록 센터 외부로 교육 기록을 전송
학생이 학교기관으로 복학하는 경우, 기록 센터는 요청에 따라 학생이 등록하는 학교로 학생 기록을 전송하여야 합니다.
다른 학교기관으로 전학을 가거나 대학 또는 대학교에 진학하는 경우, 기록 센터는 학생의 교육 기록 사본을 요청하는 학교에 제공해야 합니다. 연방 및 주법에 따라, 기록 센터는 기록을 송부하기 전에 부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생의 사전 서면 동의를 구하거나 부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생에게 통보를 할 필요가 없습니다.
학부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생이 해당 학생(자신)의 교육 기록을 전학 가는 학교기관 또는 대학 또는 대학원이 아닌 다른 기관에 송부하고자 하는 경우, 해당 기록이 기록센터로부터 공개되기 전에, 다음 방법 중 하나를 사용하여 기록 센터에 공개 승인 요청을 제출해야 합니다.
1. Prince William 카운티 FERPA 동의서에 자격을 갖춘 학생이나 부모/보호자가 서명
2. 자격을 갖춘 학생이나 학부모/보호자가 서명한 요청서로서 송부할 학생의 교육 기록의 특정 부분, 공개 목적, 교육 기록 수신자의 이름 및 주소를 기재. 또한, 서면 요청서에는 다음 정보도 포함되어야 함.
a. 요청자의 이름 및 서명
b. 학교기관에 등록 상태였던 마지막 시점에 학생이 사용한 이름
c. 학생의 생년월일
d. 학생이 마지막으로 재학한 학교의 이름
e. 학생의 졸업 연도 또는 학교기관에서 자퇴한 날짜
이 서면요청서는 다음의 주소로 발송되어야 합니다. 기록 센터, Prince William 카운티 공립학교, P.O. Box 389, Manassas, VA 20108.
또한 기록 센터는 학교기관 밖의 기관으로 교육 기록을 송부하는 것을 허락하는 학부모/보호자 또는 자격을 갖춘 학생이 서명한 관련 공개 양식 또는 서면 요청서를 보관해야 합니다.
학교장 (또는 피지명인), 행정 코디네이터, 기록 및 FERPA 준수 담당자 (또는 피지명인), 적합한 해당 부교육감(들) (또는 피지명인) 및 학생 학습 및 책무 담당 부교육감 (또는 피지명인)은 본 규정을 시행하고 감독할 책임이 있습니다.
본 규정 및 모든 관련 방침은 적어도 5년마다 검토해야 하며 필요할 경우 개정합니다.
Prince William 카운티 공립학교