کتاب: پالیسیاں اور ضوابط
سیکشن: 100 - سکول بورڈ انتظامیہ اور طریقۂ کار
عنوان: پالیسی - شہری کی شرکت
کوڈ: 134
حیثیت: فعال
اختیار کردہ: 23 ستمبر، 1998
آخری مرتبہ دہرایا گیا: بدھ، 19 اکتوبر، 2022
پرانی دہرائی گئی تاریخیں: 12 دسمبر، 2018؛ 27 جنوری، 2021؛ 15 ستمبر، 2021
سکول بورڈ انتظامیہ اور طریقۂ کار
پالیسی 134
شہری کی شمولیت
پرنس ولیئم کاؤنٹی سکول بورڈ پرنس ولیم کاؤنٹی کمیونٹی کی جانب سے عوامی تشویش کے موجودہ مسائل کے بارے میں معلومات کا خیرمقدم کرتا ہے جو براہ راست سکول ڈویژن (PWCS) کے آپریشنز یا پالیسیوں سے متعلق ہیں۔ سکول بورڈ پرنس ولیئم کاؤنٹی کے رہائشیوں کی حوصلہ افزائی کرتا ہے کہ وہ سکول بورڈ کے اراکین کو تحریری، ویڈیو ٹیپ شدہ اور/یا الیکٹرانک پیغامات بھیجیں، سکول بورڈ کی ویب سائٹ کے ذریعے اپنے تبصرے جمع کرائیں، سکول بورڈ کے اجلاسوں، ٹاؤن ہالز اور سماعتوں میں شرکت کریں یا ٹیلی ویژن پر عوامی میٹنگز دیکھیں، اور سکول بورڈ کے باقاعدہ اجلاسوں، ٹاؤن ہالز اور عوامی سماعتوں کے دوران شہریوں کے تبصرے کے وقت میں شرکت کریں۔
- سکول بورڈ کے ساتھ شہریوں کے رابطے کے طریقے
پرنس ولیم کاؤنٹی کے رہائشی، پرنس ولیئم کاؤنٹی پبلک سکولز (PWCS) کے ملازمین، والدین/سرپرست، طلباء، اور کاروباری شراکت دار عوامی تشویش کے مسائل پر اپنے خیالات پیش کر سکتے ہیں جن کا تعلق براہ راست PWCS کے آپریشنز یا پالیسیوں سے ہے، یا تو تحریری، ویڈیو ٹیپ جمع کر کے یا سکول بورڈ کے اراکین کے لیے الیکٹرانک تبصرے، یا سکول بورڈ کے باقاعدہ اجلاسوں یا عوامی سماعتوں یا ٹاؤن ہالز کے دوران شہریوں کے ان پٹ کے لیے مقرر کردہ وقت کے دوران بورڈ سے خطاب کر کے۔ کمیونٹی کی ان پٹ کے ان مواقع پر مقرر کے خیالات پر تبادلہ خیال کرنے یا جواب دینے اور نہ ہی کسی درخواست یا پروپوزل پر بورڈ کے اراکین یا ڈویژن سپرنٹنڈنٹ (سپرنٹنڈنٹ) کو عمل کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ - سکول بورڈ کے ساتھ تحریری یا الیکٹرانک رابطہ
پرنس ولیئم کاؤنٹی سکول بورڈ، سکول ڈویژن کے طریقۂ کار میں عمومی اہمیت کے حامل مسائل پر پرنس ولیئم کاؤنٹی شہری کی جانب سے رابطے کا خیرمقدم اور حوصلہ افزائی کرتا ہے۔ بورڈ کو تحریری تبصرے کسی بھی وقت بذریعہ ڈاک سکول بورڈ آفس کو درج ذیل پر بھیجے جا سکتے ہیں Box 389, Manassas, Virginia 20108, or by delivery to the Edward L. Kelly Leadership Center, 14715 Bristow Road, Manassas, Virginia 20112.
الیکٹرانک رابطے کو پورے بورڈ کو PWCSclerk@pwcs.edu پر، یا سکول بورڈ کی ویب سائٹ https://www.pwcs.edu پر درج شدہ انفرادی سکول بورڈ اراکین کو ویب سائٹ پر موجود ای میل پتے پر مخاطب کیا جا سکتا ہے۔ شہریوں کی بھی بھرپور حوصلہ افزائی کی جاتی ہے کہ وہ سکول بورڈ کو سکول بورڈ کی ویب سائٹ https://www.pwcs.edu پر دستیاب سٹیزن پبلک کمنٹ فارم کے ذریعے سکول ڈویژن سے متعلق معاملات پر اپنا ان پٹ فراہم کریں۔ اس کے علاوہ، ویڈیو ٹیپ شدہ رابطے کا خیرمقدم کیا جاتا ہے اور پرنس ولیئم کاؤنٹی سکول بورڈ کو سکول بورڈ کلرک کے دفتر کے ذریعہ فراہم کردہ طریقہ کار کے ذریعے جمع کیا جا سکتا ہے اور سکول بورڈ کی ویب سائٹ پر شائع کیا جا سکتا ہے۔ - پرنس ولیئم کاؤنٹی سکول بورڈ سے خطاب کرنے کے طریقہ کار شہریوں کے تبصرے کے دورانیے، عوامی سماعتوں، ٹاؤن ہالز، یا دیگر فورمز کے دوران
پرنس ولیم کاؤنٹی کے رہائشیوں، اور PWCS ملازمین، والدین/سرپرستوں، طلباء، اور کاروباروں یا دیگر تنظیموں کے مالکان یا ملازمین سے ان پٹ وصول کرنے کے لیے شہریوں کے تبصرے کی مدت کے تحت سکول بورڈ کی تمام باقاعدہ میٹنگوں کا ایک حصہ الگ رکھا گیا ہے۔ پرنس ولیئم کاؤنٹی براہ راست پرنس ولیئم کاؤنٹی پبلک سکولوں سے متعلق معاملات پر، خاص طور پر ایسی میٹنگوں کے ایجنڈوں میں کاروبار کی اشیاء تاکہ ایسی چیزوں پر ووٹنگ کرتے وقت باخبر فیصلے کرنے میں بورڈ کی مدد کی جا سکے۔ عوامی سماعتیں اور ٹاؤن ہال اس طرح کی سماعتوں یا ٹاؤن ہالز کے موضوع پر عوامی رائے حاصل کرنے کے مخصوص مقصد کے لیے منعقد کیے جاتے ہیں۔ شہریوں کے تبصرے کا دورانیہ سکول بورڈ کے خصوصی اجلاسوں یا کام کے سیشنوں، اور نہ ہی دیگر سرکاری اداروں کے ساتھ مشترکہ اجلاسوں کے لیے فراہم کیا جاتا ہے، جب تک کہ اسکول بورڈ کے اکثریتی ووٹ سے پیشگی اتفاق نہ کیا جائے۔- سکول بورڈ اجلاس، سماعتیں، اور ٹاؤن ہال
سکول بورڈ اجلاسوں کا مقصد سکول کے بورڈ کی ایک منظم اور غیر منتشر انداز میں عوامی امور کار کرنے کی اجازت دینا ہے۔ باخبر رکھنے کے فیصلوں کے لیے عوامی رائے بہت اہم ہے۔ بعض عوامی سماعتوں کے استثناء کے ساتھ، سکول بورڈ کو قانون کے مطابق اپنی میٹنگوں کے دوران عوامی تبصرے فراہم کرنے کی ضرورت نہیں ہے لیکن باخبر فیصلے کرنے کے لیے ایسا کرتا ہے۔ سکول بورڈ اپنے کاروبار کو بروقت اور منظم انداز میں چلانے کے لیے عوامی تبصرے پر مناسب وقت، جگہ اور طریقے کی پابندیوں کی پیروی کرتا ہے۔ سکول بورڈ یہ بھی سمجھتا ہے کہ بعض موضوعات اضافی عوامی ان پٹ پیدا کرسکتے ہیں یا اس کی ضرورت پڑ سکتی ہے اور شہریوں کو اس پالیسی کے سیکشن I میں نشاندہی کردہ رابطے کے متبادل ذرائع کے ذریعے اپنے خیالات فراہم کرنے کی ترغیب دیتا ہے۔ اکثریتی ووٹ سے، سکول بورڈ، وقتاً فوقتاً، ٹاؤن ہال میٹنگز منعقد کرنے یا اس طرح کے موضوعات پر عوامی رائے حاصل کرنے کے لیے سکول بورڈ کی باقاعدہ میٹنگوں کے علاوہ دیگر فورمز فراہم کرنے پر بھی اتفاق کر سکتا ہے۔ درج ذیل اصولوں کا مقصد مؤثر گورننس کو یقینی بنانا، سکول بورڈ کے مؤثر اجلاسوں کو فروغ دینا، سول ڈسکورس کو فروغ دینا، سکول بورڈ کے سامنے کاروبار کی اشیاء اور سکول ڈویژن کی عمومی کارروائیوں یا پالیسیوں سے براہ راست متعلق موضوعات پر عوامی رائے کی حوصلہ افزائی کرنا، اور توازن قائم کرنا ہے۔ سکول بورڈ کو سکول کے کاروبار کے منظم، سول اور فوری طرز عمل کے ساتھ عوامی رائے جمع کرنے کی ضرورت ہے۔ - سکول بورڈ کی باقاعدہ میٹنگز کے لیے سائن اپ کا طریقہ کار
- سکول بورڈ کی باقاعدہ میٹنگوں کے لیے شہریوں کے تبصرے کا دورانیہ ایک گھنٹے تک محدود ہے تاکہ ایجنڈے کے آئٹمز یا PWCS کے آپریشنز اور پالیسیوں سے متعلق دیگر موضوعات پر تبصرے کیے جا سکیں۔ مقررین بھی تین منٹ تک محدود ہیں، مقررین کے لیے ایک اضافی وقت الاؤنس فراہم کیا جاتا ہے جس میں ترجمہ کی مدد کی ضرورت ہوتی ہے، جو چیئرمین ایٹ-لارج کی صوابدید پر طے ہوتا ہے۔ جن مقررین کو مترجم کی خدمات درکار ہوتی ہیں وہ کلرک کو اس کی اطلاع دیں اور میٹنگ سے کم از کم 24 گھنٹے پہلے اپنا نام اور رابطہ کی معلومات فراہم کریں۔
- پرنس ولیئم کاؤنٹی کے شہری، اور PWCS ملازمین، والدین/سرپرست، طلباء، اور کاروباروں یا دیگر تنظیموں کے مالکان یا ملازمین جن کا پرنس ولیئم کاؤنٹی میں ڈاک کا پتہ ہے، جو پرنس ولیئم کاؤنٹی سکول بورڈ سے خطاب کرنا چاہتے ہیں، پرنس ولیئم کاؤنٹی سکول بورڈ پر رکھنے کی درخواست کر سکتے ہیں۔ شہری تبصرے کی مدت کے لیے مقررین کی فہرست سکول بورڈ کی ویب سائٹ https://www.pwcs.edu، پر موجود شہری تبصرہ کی مدت کے درخواست فارم کو مکمل کر کے یا سکول بورڈ کے کلرک (کلرک) کو ٹیلی فون کال کے ذریعے، ہفتہ کو صبح 8 بجے سکول بورڈ کے اجلاس سے فوراً پہلے جس میں شہری بات کرنا چاہتا ہے۔ سکول بورڈ کے اجلاس سے فوراً پہلے ہفتہ کی صبح 8 بجے سے پہلے موصول ہونے والی درخواستوں پر عمل نہیں کیا جائے گا۔ مقررین کو پہلے آئیے پہلے پائیے کی بنیاد پر سائن اپ کیا جائے گا، جو میٹنگ کے دن دوپہر بارہ بجے ختم ہو گا۔ سائن اپ کرنے والے کل مقررین کی تعداد بیس تک پہنچنے کے بعد سائن اپ کی فہرست بند ہو جائے گی اور اس کے بعد اور نہ ہی میٹنگ میں کوئی سائن اپ نہیں ہو گا۔
کسی فرد کو فہرست پر دوسرے فرد کی جگہ سائن کرنے یا رجسٹر کرنے یا فہرست میں درج سائن کردہ یا رجسٹر کردہ فرد کی جگہ پر بولنے کی اجازت نہیں ہو گی۔ کوئی بھی شخص جس نے بولنے کے لیے سائن اپ کیا ہو وہ اپنا وقت دوسرے مقررین کو نہیں دے سکتا۔
تمام مقررین کو پرنس ولیئم کاؤنٹی میں اپنی رہائش کی تصدیق کرنے کے لیے اپنا پتہ، کاروبار یا تنظیم کا ڈاک کا پتہ اور فون نمبر یا ای میل پتہ فراہم کرنا چاہیے اور اگر ضرورت ہو تو کلرک کو رہائشیوں سے رابطہ کرنے کی اجازت دیں۔ وہ افراد جو کاؤنٹی کے رہائشی ہیں مگر مستقل پتہ نہیں ہے وہ بھی مقررین کی فہرست میں اپنے نام کا اندراج کروا سکتے ہیں اور کلرک کو اپنے رابطے کے افراد کے نام لکھوا سکتے ہیں۔ اس مقصد کے لیے کلرک کو فراہم کردہ ذاتی رابطہ کی معلومات میڈیا یا عوام کے ارکان کے لیے دستیاب نہیں ہے جو معلومات کی آزادی کے قانون (FOIA) کے تحت اس کی درخواست کر رہے ہیں، جب تک کہ شہریوں نے بات کرنے کے لیے سائن اپ کرتے وقت اس طرح کی خبریں بتانے کے لیے اپنی منظوری کا اشارہ نہ دیا ہو۔ (ای میلز اور ویڈیو ٹیپ شدہ تبصروں کے مواد کو FOIA کے تحت افشاء کے تابع عوامی ریکارڈ سمجھا جاتا ہے۔) مقررین کو اس ایجنڈے کے آئٹم یا عوامی تشویش کے مسئلے کی بھی نشاندہی کرنی چاہیے جس پر وہ بول رہے ہوں گے۔ - جن مقررین کو مترجم کی خدمات درکار ہوتی ہیں وہ کلرک کو اس کی اطلاع دیں اور میٹنگ سے کم از کم 24 گھنٹے پہلے بذریعہ فون یا ای میل اپنا نام اور رابطہ کی معلومات فراہم کریں۔
- عوامی سماعت کے دوران شہریوں کے تبصرے
عوامی سماعت کے دوران شہریوں کے تبصرے کو سماعت کے موضوع تک محدود کیا جائے گا۔ چیئر مین ایٹ لارج مقررین کی تعداد اور ان مقررین کو ایڈجسٹ کرنے کی صلاحیت کی بنیاد پر مقررین کے لیے وقت کی حد کا تعین کرے گا۔ عوامی سماعتوں میں بولنے کے لیے سائن اپ کرنے کا وقت، مقام اور طریقہ کار سماعتوں سے پہلے PWCS کی ویب سائٹ پر مشتہر کیا جائے گا۔ شہریوں کی حوصلہ افزائی کی جاتی ہے کہ وہ اس پالیسی کے سیکشن I میں بتائے گئے رابطے کے متبادل ذرائع کے ذریعے سماعت کے موضوع پر سکول بورڈ کو اپنے خیالات فراہم کریں اور انتظامیہ کی طرف سے فراہم کردہ عوامی ان پٹ کے لیے کوئی دوسرا راستہ، بشمول عوامی سروے۔ عوامی سماعتوں کے دوران شہری تبصرے اس پالیسی میں بیان کیے گئے معمول کے شہری تبصرے کی مدت پر لاگو قوانین کی پیروی کریں گے، جب تک کہ دوسری صورت میں اشارہ نہ کیا جائے۔ - ٹاؤن ہالز یا دیگر فورمز کے دوران شہریوں کا تبصرہ
جب پرنس ولیئم کاؤنٹی پبلک سکولز کے آپریشن سے متعلق عوامی تشویش کا کوئی اہم موضوع سامنے آتا ہے، تو انتظامیہ یا اسکول بورڈ، اکثریت کے ووٹ سے، مخصوص موضوع پر اضافی عوامی رائے حاصل کرنے کے لیے ٹاؤن ہال کا انعقاد کر سکتا ہے یا دوسرا عوامی فورم فراہم کر سکتا ہے۔ ٹاؤن ہالز یا دیگر فورمز ایجنڈے کی منصوبہ بندی کے عمل کے ذریعے طے کیے جائیں گے جو سکول بورڈ کی باقاعدہ میٹنگوں پر لاگو ہوتے ہیں، جیسا کہ پالیسی 132، "باقاعدہ، خصوصی اور بند کمرہ اجلاس" میں بیان کیا گیا ہے۔ ٹاؤن ہالز یا دیگر فورمز پر شہریوں کے تبصرے میٹنگ کے موضوع تک محدود ہوں گے اور اس پالیسی میں بیان کردہ معمول کے شہری تبصرے کے دورانیے پر لاگو ہونے والے قواعد کی پیروی کریں گے، جب تک کہ دوسری صورت میں اشارہ نہ کیا جائے۔
- سکول بورڈ اجلاس، سماعتیں، اور ٹاؤن ہال
- پرنس ولیئم کاونٹی سکول بورڈ سے خطاب کرنا
- چیئرمین ایٹ لارج کی طرف سے ایک وقت میں ایک مقرر یا مشترکہ گروپ کو منظوری دی جائے گی۔ وہ لوگ جو سکول بورڈ کو ایک مشترکہ گروپ کے طور پر مخاطب کرتے ہیں، وہ الگ الگ، یا کسی دوسرے مشترکہ گروپ کے حصے کے طور پر، اسی بورڈ میٹنگ، عوامی سماعت یا ٹاؤن ہال میں شہریوں کے تبصرے کی مدت کے دوران بورڈ سے خطاب نہیں کر سکتے۔ صرف وہی شہری جنہوں نے بولنے کے لیے سائن اپ کیا ہے وہ بورڈ سے خطاب کر سکتے ہیں، دوسرے افراد ان افراد کی طرف سے بات نہیں کر سکتے جنہوں نے سائن اپ کیا ہے لیکن میٹنگ میں موجود نہیں ہیں یا بصورت دیگر شرکت کرنے سے قاصر ہیں۔ وہ لوگ جنہوں نے بولنے کے لیے سائن اپ کیا ہے وہ دوسروں کو اپنا وقت نہیں دے سکتے ہیں۔
- مقررین بورڈ میں ایک مرکزی مقام کے مائیکروفون پر خطاب کریں گے اور اپنے تبصروں کو اپنے نام، پتہ، اور موضوع جس بارے میں وہ خطاب کرنا چاہتے ہیں کے ساتھ آگے بڑھائیں گے۔ مقررین جو عام لوگوں میں اپنا پتہ فراہم نہیں کرنا چاہتے، وہ اگر کلرک کو پہلے سے اپنا پتہ دے چکے ہیں تو صرف اپنے نام کے ساتھ اپنی شناخت کرا سکتے ہیں اور کہہ سکتے ہیں کہ ان کا پتہ کلرک کے پاس فائل میں موجود ہے۔ تبصرے پورے سکول بورڈ سے مخاطب ہونے چاہیئ، نہ کہ انفرادی بورڈ اراکین، سپرنڈندنٹ یا سامعین کے دیگر اراکین سے۔ چونکہ مجموعی تبصرے دوسرے موضوعات کو بروقت سننے سے روکتے ہیں، اس لیے متواتر مقررین کی حوصلہ افزائی کی جاتی ہے کہ وہ اپنے تبصروں کو محدود کریں تاکہ پہلے بیان کردہ پوزیشن کی حمایت یا مخالفت کی نشاندہی کی جا سکے۔
- چونکہ شہری تبصرے کی مدت، عوامی سماعت اور ٹاؤن ہال سکول بورڈ کے لیے پرنس ولیئم کاؤنٹی کے شہریوں کے خیالات حاصل کرنے کے مواقع ہیں نہ کہ بحث کے لیے، نہ تو سپرنٹنڈنٹ اور نہ ہی بورڈ کے اراکین اسپیکر کے ساتھ بحث میں شامل ہوں گے۔ اگر کوئی سکول بورڈ کا رکن مقرر کے تبصروں کے اختتام پر مزید معلومات چاہتا ہو، تو رکن صرف چیئرمین کی اجازت کے ساتھ ہی مقرر سے بات کر سکتا ہے۔
- وقت کی پابندیاں
جیسا کہ اس پالیسی کے سیکشن II میں فراہم کیا گیا ہے، ہر سپیکر یا مشترکہ گروپ کے لیے تین منٹ کاو قت مختص ہو گا۔ ایک مقرر یا مشترکہ گروپ جسے پورے تین منٹ کی ضرورت نہیں ہے، وہ کسی دوسرے مقرر کو اپنا غیر استعمال شدہ وقت نہیں دے سکتا ہے۔ مقررین کو اسی ترتیب سے سنا جائے گا جس میں ان کے نام کلرک کو جمع کرائے گئے تھے۔ جن مقررین کو مترجم کی ضرورت ہوتی ہے انہیں چیئرمین ایٹ لارج کی صوابدید پر ضرورت کے مطابق تین منٹ سے زیادہ اضافی وقت فراہم کیا جا سکتا ہے۔ - نا مناسب موضوعات اور شہری شا
شہریوں کے تبصرے کا وقت، عوامی سماعتوں، اور ٹاؤن ہالز کا مقصد پرنس ولیم کاؤنٹی سکول کی کمیونٹی کو سکول بورڈ سے ایسے موضوعات یا مضامین کے بارے میں خطاب کرنے کی اجازت دینا ہے جو براہ راست سکول ڈویژن کی مجموعی کاروائیوں اور پالیسیوں سے تعلق رکھتے ہیں اور جو سکول کمیونٹی کے لیے عوامی تشویش کا باعث ہیں۔ مقررین آداب، عزت، شہریت، اور تہذیت کے تمام عام اصولوں کو استعمال کرتے ہوئے سکول بورڈ کے توسیعی وقت کے استحقاق کا احترام کریں گے۔ فحاشی اور ذلت آمیز رویے کے استعمال کی سختی سے ممانعت ہے اور اسے باہر نکال دیا جائے گا۔ ایسے گروپس یا افراد جو میٹنگ کے منظم انعقاد میں خلل ڈالتے ہیں انہیں چیئرمین ایٹ لارج یا PWCS رسک مینجمنٹ اینڈ سیکیورٹی سروسز ڈیپارٹمنٹ کے ذریعے جانے کے لیے کہا جائے گا، جیسا کہ وہ گروپ یا افراد جن کے طرز عمل یا بیانات سے میٹنگ میں موجود کوئی بھی میٹنگ کی حفاظت کو خطرہ لاحق ہو گا۔ چیئرمین ایٹ لارج میٹنگ کے دوران کسی بھی وقت وقفے کا مطالبہ کر سکتا ہے جب افراد یا گروپ ان قواعد کی تعمیل کرنے میں ناکام رہتے ہیں، اور سکول بورڈ اکثریتی ووٹ کے ذریعے اس پالیسی کو معطل کرنے اور کسی بھی شہری کے تبصرے کی مدت، عوامی سماعت یا اسی وجہ سے ٹاؤن ہال۔
- اشاروں پر پابندی
سکول بورڈ کے کسی بھی اجلاس، سماعت، یا ٹاؤن ہال کے دوران سکول بورڈ کے میٹنگ روم میں کسی بھی نشانات، پوسٹرز، پلے کارڈز، بینرز یا اس جیسی چیزوں کی اجازت نہیں ہوگ ی، سوائے اس کے کہ جب PWCS سے منظور شدہ طالبعلم کی پریزنٹیشن کا حصہ ہو اور صرف اس طرح کے نشانات، پوسٹرز ، پلے کارڈز، بینرز یا اس جیسی اشیاء دوسروں کے دیکھنے میں رکاوٹ نہیں بنتی ہیں یا میٹنگ کے منظم انعقاد اور دوسروں کی حفاظت کے لیے خطرہ نہیں بنتی ہیں۔
سکول بورڈ اور سکول بورڈ کلرک اس پالیسی کے نفاذ اور نگرانی کے لئے ذمہ دار ہیں۔ اس پالیسی کا کم از کم پانچ سالوں میں جائزہ لیا جائے گا اور ضرورت کے مطابق دہرایا جائے گا۔
قانونی حوالہ جات
Va. Code § 22.1-253.13:7 (C) (4) and (6)
کراس حوالہ جات