Prince William County Public Schools

QUẢN TRỊ VÀ ĐIỀU HÀNH HỘI ĐỒNG TRƯỜNG

CHÍNH SÁCH 134

SỰ THAM GIA CỦA CÔNG DÂN

Hội đồng Trường Prince William hoan nghênh thông tin trao đổi từ cộng đồng Hạt Prince William về các vấn đề hiện tại mà công chúng quan tâm liên quan trực tiếp đến hoạt động hoặc chính sách của Bộ phận Trường học (PWCS). Hội đồng Trường khuyến khích cư dân Prince William gửi thông tin liên lạc bằng văn bản, được ghi hình và / hoặc điện tử cho các thành viên Hội đồng Trường, gửi ý kiến của họ thông qua trang web của Hội đồng Trường, tham dự các cuộc họp của Hội đồng Trường, tòa thị chính và phiên điều trần hoặc xem các cuộc họp công khai trên truyền hình, và tham gia vào thời gian bình luận của công dân trong các cuộc họp Hội đồng Trường thông thường, tòa thị chính,  và tại các phiên điều trần công khai. 

1. Thủ tục liên lạc công dân với Hội đồng Trường 

   Cư dân hạt Prince William, nhân viên của Sở Giáo dục Prince William (PWCS), phụ huynh / người giám hộ, học sinh và chủ sở hữu hoặc nhân viên của các doanh nghiệp hoặc tổ chức khác có địa chỉ gửi thư ở Hạt Prince William có thể trình bày quan điểm của họ về các vấn đề mà công chúng quan tâm liên quan trực tiếp đến hoạt động hoặc chính sách của PWCS, bằng cách gửi nhận xét bằng văn bản, được ghi hình hoặc điện tử cho các thành viên của Hội đồng Trường,  hoặc bằng cách phát biểu trước Hội đồng trong khoảng thời gian được chỉ định để công dân đóng góp ý kiến tại các cuộc họp Hội đồng Trường thường xuyên hoặc trong các phiên điều trần công khai hoặc tòa thị chính. Những cơ hội này để lấy ý kiến của cộng đồng không yêu cầu các thành viên Hội đồng quản trị hoặc Tổng Giám thị Bộ phận (Tổng Giám thị) thảo luận hoặc trả lời quan điểm của diễn giả cũng như hành động theo yêu cầu hoặc đề xuất.

2. Thông tin liên lạc bằng văn bản, được ghi hình hoặc điện tử cho Hội đồng Trường

   Hội đồng Trường Hạt Prince William hoan nghênh và khuyến khích thông tin liên lạc từ các công dân Hạt Prince William về các vấn đề có tầm quan trọng chung đối với hoạt động của Bộ phận Trường học. Nhận xét bằng văn bản có thể được trình bày cho Hội đồng quản trị bất cứ lúc nào bằng cách gửi các tài liệu đó qua đường bưu điện đến Văn phòng Hội đồng Trường, PO Box 389, Manassas, Virginia 20108, hoặc bằng cách gửi đến Trung tâm Lãnh đạo Edward L. Kelly, 14715 Bristow Road, Manassas, Virginia 20112. 

   Thông tin liên lạc điện tử có thể được gửi đến toàn bộ Hội đồng tại pwcsclerk@pwcs.edu hoặc cho từng thành viên Hội đồng Trường theo địa chỉ email được liệt kê trên trang web của Hội đồng Trường tại www.pwcs.edu. Công dân cũng được khuyến khích cung cấp cho Hội đồng Trường ý kiến đóng góp của họ về các vấn đề liên quan đến Bộ phận Nhà trường thông qua Mẫu Góp ý của Công dân có sẵn trên trang web của Hội đồng Trường tại www.pwcs.edu. Ngoài ra, các thông tin liên lạc được ghi hình được hoan nghênh và có thể được đệ trình lên Hội đồng Trường Hạt Prince William thông qua các thủ tục do Văn phòng Thư ký Hội đồng Trường cung cấp và được công bố trên trang web của Hội đồng Trường. 

3. Thủ tục phát biểu trước Hội đồng Trường Hạt Prince William trong thời gian bình luận của công dân, các phiên điều trần công khai, tòa thị chính hoặc các diễn đàn khác

   Một phần của tất cả các cuộc họp thường xuyên của Hội đồng Trường được dành riêng trong thời gian bình luận của công dân để nhận ý kiến đóng góp từ cư dân Hạt Prince William, và từ nhân viên PWCS, phụ huynh / người giám hộ, học sinh và chủ sở hữu hoặc nhân viên của các doanh nghiệp hoặc tổ chức khác có địa chỉ gửi thư ở Hạt Prince William về các vấn đề liên quan trực tiếp đến Sở Giáo dục Prince William,  đặc biệt là các hạng mục công việc trong chương trình nghị sự của các cuộc họp đó để hỗ trợ Hội đồng quản trị đưa ra quyết định sáng suốt khi biểu quyết về các mục đó. Các phiên điều trần công khai và tòa thị chính được tổ chức với mục đích cụ thể là nhận được ý kiến đóng góp của công chúng về chủ đề của các phiên điều trần hoặc tòa thị chính đó. Thời gian lấy ý kiến công dân không được cung cấp cho các cuộc họp đặc biệt hoặc các buổi làm việc của Hội đồng trường, cũng như các cuộc họp chung với các cơ quan chính phủ khác, trừ khi được đồng ý trước bằng đa số phiếu bầu của Hội đồng trường.

   1. Các cuộc họp của Hội đồng Trường, Phiên điều trần và Tòa thị chính

      Mục đích của các cuộc họp Hội đồng Trường là cho phép Hội đồng Trường tiến hành công việc công một cách có trật tự và không gây rối. Ý kiến đóng góp của công chúng là rất quan trọng để đưa ra quyết định sáng suốt. Ngoại trừ một số phiên điều trần công khai nhất định, Hội đồng Trường không bắt buộc phải cung cấp ý kiến công khai trong các cuộc họp của mình nhưng làm như vậy để đưa ra quyết định sáng suốt. Hội đồng Trường tuân theo các hạn chế về thời gian, địa điểm và cách thức hợp lý đối với ý kiến của công chúng để tiến hành hoạt động công việc của mình một cách kịp thời và có trật tự. Hội đồng Trường cũng hiểu rằng một số chủ đề nhất định có thể tạo ra hoặc yêu cầu thêm ý kiến đóng góp của công chúng và khuyến khích công dân cung cấp quan điểm của họ thông qua các phương tiện truyền thông thay thế được xác định tại Phần I của chính sách này. Theo đa số phiếu biểu quyết, Hội đồng Trường có thể, theo thời gian, cũng đồng ý tiến hành các cuộc họp tòa thị chính hoặc cung cấp các diễn đàn khác ngoài các cuộc họp Hội đồng Trường thông thường để nhận được ý kiến đóng góp của công chúng về các chủ đề đó. Các quy tắc sau đây nhằm đảm bảo quản trị hiệu quả, thúc đẩy các cuộc họp Hội đồng Trường hiệu quả, thúc đẩy diễn ngôn dân sự, khuyến khích phản hồi của công chúng về các hạng mục công việc trước Hội đồng trường và các chủ đề liên quan trực tiếp đến hoạt động chung hoặc chính sách của Ban Giám hiệu và cân bằng nhu cầu của Hội đồng Trường để thu thập ý kiến đóng góp của công chúng có trật tự,  hành vi dân sự và nhanh chóng của công việc trường học.

   2. Thủ tục đăng ký các cuộc họp hội đồng trường thường xuyên
      1. Thời gian bình luận của công dân cho các cuộc họp Hội đồng Trường thường xuyên được giới hạn trong một giờ để nhận xét về các mục trong chương trình nghị sự hoặc các chủ đề khác phù hợp với hoạt động và chính sách của PWCS. Các diễn giả cũng được giới hạn trong ba phút mỗi người, với một khoản phụ cấp thời gian bổ sung được cung cấp cho các diễn giả yêu cầu hỗ trợ dịch thuật, như được xác định theo quyết định của Chủ tịch nói chung. Các diễn giả yêu cầu dịch vụ thông dịch viên phải thông báo cho Thư ký về điều tương tự và cung cấp tên và thông tin liên lạc của họ ít nhất 24 giờ trước cuộc họp.
      2. Công dân Hạt Prince William, và nhân viên, phụ huynh / người giám hộ, học sinh và chủ sở hữu hoặc nhân viên của các doanh nghiệp hoặc tổ chức khác có địa chỉ gửi thư ở Hạt Prince William, những người muốn giải quyết Hội đồng Trường Hạt Prince William có thể yêu cầu được đưa vào danh sách các diễn giả cho giai đoạn bình luận của công dân bằng cách hoàn thành biểu mẫu Yêu cầu Thời gian Bình luận Công dân có trên trang web của Hội đồng Trường tại www.pwcs.edu , hoặc qua cuộc gọi điện thoại với Thư ký Hội đồng Trường (Thư ký), bắt đầu từ 8:00 sáng thứ Bảy ngay trước cuộc họp Hội đồng Trường mà công dân muốn phát biểu. Các yêu cầu nhận được trước 8:00 sáng thứ Bảy ngay trước cuộc họp Hội đồng Trường sẽ không được thực hiện. Các diễn giả sẽ được đăng ký trên cơ sở ai đến trước được phục vụ trước, kết thúc vào buổi trưa ngày diễn ra cuộc họp. Danh sách đăng ký sẽ đóng khi tổng số diễn giả đã đăng ký lên đến hai mươi và sẽ không có đăng ký sau đó, cũng như tại cuộc họp.

         Không ai được phép ký tên hoặc đăng ký tên người khác vào danh sách cũng như không được phát biểu thay mặt cho một cá nhân khác đã đăng ký hoặc ký tên vào danh sách diễn giả. Không ai đã đăng ký phát biểu có thể nhường thời gian của mình cho một diễn giả khác.

         Tất cả các diễn giả phải cung cấp địa chỉ, địa chỉ  gửi thư của doanh nghiệp hoặc tổ chức, số điện thoại hoặc địa chỉ email để xác minh nơi cư trú của họ tại Hạt Prince William và cho phép Thư ký liên hệ với cư dân nếu cần. Cư dân của quận không có địa chỉ cố định cũng có thể thêm tên của họ vào danh sách các diễn giả và sẽ cung cấp cho Thư ký một phương tiện để liên hệ với họ. Thông tin liên lạc cá nhân được cung cấp cho Thư ký cho mục đích này không có sẵn cho các phương tiện truyền thông hoặc thành viên của công chúng yêu cầu tương tự theo Đạo luật Tự do Thông tin (FOIA), trừ khi công dân đã cho biết sự chấp thuận của họ đối với việc phát hành đó khi đăng ký phát biểu. (Nội dung của email và nhận xét được ghi hình được coi là hồ sơ công khai có thể được tiết lộ theo FOIA.) Các diễn giả cũng phải xác định mục chương trình nghị sự hoặc vấn đề mà công chúng quan tâm mà họ sẽ phát biểu.

      3. Các diễn giả yêu cầu dịch vụ thông dịch viên phải thông báo cho Thư ký về điều tương tự và tên và thông tin liên hệ của họ, qua điện thoại hoặc email, ít nhất 24 giờ trước cuộc họp.
         
         
   3. Bình luận của công dân trong các phiên điều trần công khai

      Ý kiến của công dân trong các phiên điều trần công khai sẽ bị giới hạn trong chủ đề của phiên điều trần. Chủ tịch Bên ngoài (At-Large) sẽ xác định thời hạn cho người phát biểu dựa trên số lượng loa và khả năng đáp ứng cho người phát biểu đó. Thời gian, địa điểm và thủ tục đăng ký phát biểu tại các phiên điều trần công khai sẽ được quảng cáo trên trang web PWCS trước các phiên điều trần. Công dân được khuyến khích cung cấp cho Hội đồng Trường quan điểm của họ về chủ đề của phiên điều trần thông qua các phương tiện liên lạc thay thế được xác định trong Phần I của chính sách này và bất kỳ con đường nào khác để lấy ý kiến đóng góp của công chúng do chính quyền cung cấp, bao gồm cả các cuộc khảo sát công khai. Việc lấy ý kiến của công dân trong các phiên điều trần công khai phải tuân theo các quy tắc áp dụng cho thời gian lấy ý kiến công dân thông thường như được quy định trong chính sách này, trừ khi có quy định khác.

   4. Bình luận của công dân trong tòa thị chính hoặc các diễn đàn khác

      Khi một chủ đề được công chúng quan tâm đáng kể liên quan đến hoạt động của các Sở Giáo dục Prince William phát sinh, chính quyền hoặc Hội đồng Trường, bằng cách bỏ phiếu đa số, có thể tổ chức một tòa thị chính hoặc cung cấp một diễn đàn công cộng khác để nhận thêm ý kiến đóng góp của công chúng về chủ đề cụ thể cần quan tâm. Các tòa thị chính hoặc các diễn đàn khác sẽ được lên lịch thông qua quy trình lập kế hoạch chương trình nghị sự áp dụng cho các cuộc họp Hội đồng Trường thông thường, như được nêu trong Chính sách 132, "Các cuộc họp thường xuyên, đặc biệt và khép kín". Nhận xét của công dân tại các tòa thị chính hoặc các diễn đàn khác sẽ bị hạn chế trong chủ đề của cuộc họp và tuân theo các quy tắc áp dụng cho thời gian bình luận của công dân thông thường như được quy định trong chính sách này, trừ khi có quy định khác.

4. Phát biểu trước Hội đồng Trường Hạt Prince William
   1. Sự công nhận của Chủ tịch Hội đồng Trường sẽ được trao cho một diễn giả hoặc nhóm kết hợp tại một thời điểm. Những người phát biểu trước Hội đồng Trường như một nhóm kết hợp có thể không riêng biệt, hoặc là một phần của một nhóm kết hợp khác, phát biểu trước Hội đồng trong thời gian bình luận của công dân tại cùng một cuộc họp Hội đồng, phiên điều trần công khai hoặc tòa thị chính. Chỉ những công dân đã đăng ký phát biểu mới có thể phát biểu trước Hội đồng quản trị, các cá nhân khác không được thay mặt những người đã đăng ký nhưng không có mặt tại cuộc họp hoặc không thể tham gia. Những người đã đăng ký phát biểu có thể không nhường thời gian của họ cho người khác.
   2. Các diễn giả sẽ phát biểu trước Hội đồng tại một micrô và bục nằm ở vị trí trung tâm và cho biết tên, địa chỉ của họvà chủ đề mà họ dự định đề cập. Những người nói không muốn cung cấp địa chỉ của họ ở nơi công cộng chỉ có thể tự nhận dạng bằng tên và tuyên bố rằng địa chỉ của họ có trong hồ sơ nếu trước đó họ đã cung cấp địa chỉ của mình cho Thư ký. Các ý kiến sẽ được gửi đến toàn bộ Hội đồng Trường chứ không phải cho từng thành viên Hội đồng quản trị, Tổng Giám thị, nhân viên hoặc các thành viên khác của người nghe. Vì các nhận xét tích lũy có xu hướng ngăn các chủ đề khác được lắng nghe một cách kịp thời, các diễn giả liên tiếp được khuyến khích hạn chế nhận xét của họ để thể hiện sự ủng hộ hoặc phản đối đối với một quan điểm đã nêu trước đó.
      
      
   3. Vì thời gian bình luận của công dân, các phiên điều trần công khai và tòa thị chính là cơ hội để Hội đồng Trường tiếp nhận quan điểm của công dân Hạt Prince William và không phải để thảo luận, cả Tổng Giám thị và các thành viên Hội đồng Trường sẽ không tham gia thảo luận với diễn giả. Nếu bất kỳ thành viên Hội đồng Trường nào muốn biết thêm thông tin khi kết thúc bài phát biểu của diễn giả, thành viên đó chỉ có thể phát biểu trước diễn giả khi có sự cho phép của Chủ tịch.
      
      
   4. Giới hạn thời gian

      Như được quy định tại Phần II của chính sách này, thời gian dành cho mỗi diễn giả hoặc nhóm kết hợp sẽ là ba phút. Một diễn giả hoặc nhóm kết hợp không cần đủ ba phút có thể không mang lại thời gian chưa sử dụng cho người khác. Các diễn giả sẽ được nghe theo thứ tự mà tên của họ đã được gửi cho Thư ký. Các diễn giả yêu cầu thông dịch viên có thể được cung cấp thêm thời gian ngoài ba phút quy định khi cần thiết, theo quyết định của Chủ tịch.

   5. Chủ đề không phù hợp và hành xử dân sự

      Thời gian bình luận của công dân, các phiên điều trần công khai và tòa thị chính nhằm mục đích cho phép cộng đồng trường học Hạt Prince William phát biểu trước Hội đồng Trường về các chủ đề hoặc môn học liên quan trực tiếp đến các hoạt động và chính sách tổng thể của Bộ phận Trường học và là mối quan tâm của công chúng đối với cộng đồng trường học. Các diễn giả phải tôn trọng đặc quyền do Hội đồng Trường mở rộng bằng cách sử dụng các quy tắc lịch sự, tôn trọng, lịch sự và đàng hoàng thường được chấp nhận. Nghiêm cấm việc sử dụng ngôn từ tục tĩu hoặc phỉ báng và sẽ bị loại ra khỏi phòng họp. Các nhóm hoặc cá nhân tạo ra sự xáo trộn cản trở việc tiến hành cuộc họp có trật tự sẽ bị Chủ tịch hoặc Bộ phận Dịch vụ An ninh và Quản lý Rủi ro PWCS yêu cầu rời đi, cũng như các nhóm hoặc cá nhân có hành vi hoặc tuyên bố đe dọa sự an toàn của bất kỳ ai tham dự cuộc họp. Chủ tịch có thể dừng cuộc họp bất cứ lúc nào khi các cá nhân hoặc nhóm không tuân thủ các quy tắc này và Hội đồng Trường có thể đồng ý, bằng cách bỏ phiếu đa số, đình chỉ chính sách này và bất kỳ thời gian bình luận nào của công dân, phiên điều trần công khai hoặc tòa thị chính vì những lý do tương tự.

5. Cấm sử dụng biểu ngữ

   Không được phép có biển hiệu, áp phích, bảng hiệu, biểu ngữ hoặc các đồ vật tương tự trong phòng họp của Hội đồng Trường trong bất kỳ cuộc họp, phiên điều trần hoặc tòa thị chính  nào của Hội đồng Trường,  ngoại trừ khi một phần của bài thuyết trình của học sinh được PWCS chấp thuận và chỉ khi các dấu hiệu, áp phích, bảng hiệu, biểu ngữ hoặc các đối tượng tương tự như vậy không cản trở tầm nhìn của người khác hoặc gây ra mối đe dọa cho việc tiến hành có trật tự của cuộc họp và sự an toàn của người khác.

Hội đồng Trường và Thư ký Hội đồng Trường chịu trách nhiệm thực hiện và giám sát chính sách này. Chính sách này sẽ được xem xét ít nhất năm năm một lần và sửa đổi khi cần thiết.

Cơ sở pháp lý     

            Điều § 22.1-72 Luật Virginia , Cuộc họp tổ chức thường niên của hội đồng trường

Điều § 22.1-78 Luật Virginia, Quy định và quy định

Điều § 22.1-79 (A) (8) Luật Virginia, Quyền hạn và nhiệm vụ

Điều § 22.1-86 Luật Virginia, Các cuộc họp của những người thuộc bộ phận trường học; Ủy ban địa phương

Điều § 22.1-253.13: 7 (C) (4) và (6) Luật Virginia