Quyển: Chính sách và quy định
Chương: 100 - Quản trị và Điều hành Hội đồng Nhà trường
Tiêu đề: CHÍNH SÁCH - Sự tham gia của người dân
Mã số: 134
Trạng thái: Hoạt động
Thông qua: Ngày 23 tháng 9 năm 1998
Sửa đổi lần cuối: Ngày 5 tháng 12 năm 2023
Ngày sửa đổi trước đó: ngày 12 tháng 12 năm 2018; ngày 27 tháng 1 năm 2021; ngày 15 tháng 9 năm 2021; ngày 19 tháng 10 năm 2022
Quản trị và Hoạt động của Hội đồng Nhà trường
Chính sách 134
Sự tham gia của công dân
Hội đồng trường Quận Prince William hoan nghênh các thông tin liên lạc từ cộng đồng Quận Prince William về các vấn đề công chúng đang quan tâm hiện nay có liên quan trực tiếp đến hoạt động hoặc chính sách của Bộ phận trường học (PWCS). Hội đồng Nhà trường khuyến khích cư dân Quận Prince William gửi thông tin liên lạc bằng văn bản, băng video và/hoặc điện tử cho các thành viên Hội đồng Nhà trường, gửi ý kiến của họ thông qua trang web của Hội đồng Nhà trường, tham dự các cuộc họp của Hội đồng Nhà trường, họp theo dạng họp cộng đồng và các buổi điều trần hoặc xem các cuộc họp công khai trên truyền hình, và tham gia vào thời gian bình luận của công dân trong các cuộc họp định kỳ của Hội đồng Nhà trường, họp cộng đồng và tại các phiên điều trần công khai.
- Thủ tục về Công dân liên lạc với Hội đồng Nhà trường
Cư dân Quận Prince William, nhân viên Học khu Quận Prince William (PWCS), phụ huynh/người giám hộ, học sinh và chủ sở hữu hoặc nhân viên của các doanh nghiệp hoặc tổ chức khác có địa chỉ gửi thư ở Quận Prince William có thể trình bày quan điểm của họ về các vấn đề mà công chúng quan tâm liên quan trực tiếp đến hoạt động hoặc chính sách của PWCS, bằng cách gửi nhận xét bằng văn bản, ghi hình hoặc điện tử cho các thành viên của Hội đồng Nhà trường hoặc bằng cách giải quyết với Hội đồng trong khoảng thời gian được chỉ định để công dân đóng góp ý kiến tại Hội đồng Nhà trường thông thường các cuộc họp hoặc trong các phiên điều trần công khai hoặc tại họp cộng đồng. Những cơ hội tiếp nhận ý kiến đóng góp của cộng đồng này không yêu cầu các thành viên Hội đồng Nhà trường hoặc Giám đốc Học khu (Giám đốc Học khu) phải thảo luận hoặc phản hồi quan điểm của người phát biểu cũng như không hành động theo yêu cầu hoặc đề xuất. - Truyền đạt bằng văn bản, băng video hoặc điện tử tới Hội đồng trường
Hội đồng Trường học Quận Prince William hoan nghênh và khuyến khích các liên lạc từ công dân Quận Prince William về các vấn đề có tầm quan trọng chung đối với hoạt động của Hệ trường học. Các nhận xét bằng văn bản có thể được gửi tới Hội đồng bất kỳ lúc nào bằng cách gửi những tài liệu đó đến Văn phòng Hội đồng Nhà trường, PO Box 389, Manassas, Virginia 20108, hoặc bằng cách gửi đến Edward L. Kelly Leadership Center, 14715 Bristow Road, Manassas, Virginia 20112 Thông tin liên lạc điện tử có thể được gửi tới toàn thể Hội đồng theo địa chỉ [email protected] hoặc tới từng thành viên Hội đồng trường theo địa chỉ email được liệt kê trên trang web của Hội đồng trường tại https://www.pwcs.edu . Công dân cũng được khuyến khích mạnh mẽ cung cấp cho Hội đồng Nhà trường ý kiến đóng góp của họ về các vấn đề liên quan đến Bộ phận trường học thông qua Mẫu Bình luận Công khai của Công dân có trên trang web của Hội đồng Nhà trường tại https://www.pwcs.edu . Ngoài ra, các thông tin đóng góp bằng băng video đều được hoan nghênh và có thể được nộp cho Hội đồng Trường học Quận Prince William thông qua các thủ tục do Văn phòng Thư ký Hội đồng Trường cung cấp và được công bố trên trang web của Hội đồng Trường. - Thủ tục phát biểu tại Hội đồng Trường Quận Prince William trong Giai đoạn lấy ý kiến của Công dân, Điều trần Công khai, họp cộng đồng hoặc các Diễn đàn khác
Một phần của tất cả các cuộc họp thông thường của Hội đồng Trường được dành riêng trong giai đoạn lấy ý kiến của công dân để tiếp nhận ý kiến đóng góp từ cư dân Quận Prince William và từ Nhân viên PWCS, phụ huynh/người giám hộ, học sinh và chủ sở hữu hoặc nhân viên của các doanh nghiệp hoặc tổ chức khác có địa chỉ gửi thư ở Quận Prince William về các vấn đề liên quan trực tiếp đến Học khu Quận Prince William, đặc biệt là các hạng mục công việc trong chương trình nghị sự của các cuộc họp đó để hỗ trợ Hội đồng đưa ra các quyết định sáng suốt khi biểu quyết về các nội dung đó. Các phiên điều trần công khai và họp cộng đồng được tổ chức nhằm mục đích cụ thể là tiếp nhận ý kiến đóng góp của công chúng về chủ đề của các phiên điều trần hoặc cuộc họp đó. Giai đoạn lấy ý kiến của công dân không được cung cấp cho các cuộc họp đặc biệt hoặc các buổi làm việc của Hội đồng Nhà trường, cũng như các cuộc họp chung với các cơ quan chính phủ khác, trừ khi được đồng ý trước bằng đa số phiếu của Hội đồng Nhà trường.- Các cuộc họp, Điều trần và Họp cộng đồng của Hội đồng Trường
Mục đích của các cuộc họp của Hội đồng Trường là cho phép Hội đồng Trường tiến hành công việc công một cách có trật tự và không gây rối. Ý kiến của công chúng là rất quan trọng để đưa ra quyết định sáng suốt. Ngoại trừ một số phiên điều trần công khai nhất định, theo luật, Hội đồng Nhà trường không bắt buộc phải đưa ra bình luận của công chúng trong các cuộc họp nhưng làm như vậy để đưa ra quyết định sáng suốt. Hội đồng Nhà trường tuân theo các hạn chế hợp lý về thời gian, địa điểm và cách thức đối với bình luận của công chúng để tiến hành hoạt động kinh doanh của mình một cách kịp thời và có trật tự. Hội đồng Nhà trường cũng hiểu rằng một số chủ đề nhất định có thể tạo ra hoặc yêu cầu thêm ý kiến đóng góp của công chúng và khuyến khích công dân đưa ra quan điểm của mình thông qua các phương tiện liên lạc thay thế được xác định tại Phần I của chính sách này. Bằng đa số phiếu, Hội đồng Nhà trường đôi khi cũng có thể đồng ý tiến hành các cuộc họp cộng đồng hoặc cung cấp các diễn đàn ngoài các cuộc họp Hội đồng Nhà trường thông thường để tiếp nhận ý kiến đóng góp của công chúng về các chủ đề đó. Các quy tắc sau đây nhằm đảm bảo quản trị hiệu quả, thúc đẩy các cuộc họp Hội đồng Nhà trường hiệu quả, thúc đẩy diễn ngôn dân sự, khuyến khích phản hồi của công chúng về các hạng mục kinh doanh trước Hội đồng Nhà trường và các chủ đề liên quan trực tiếp đến hoạt động hoặc chính sách chung của Bộ phận trường học và để cân bằng giữa Hội đồng Nhà trường cần thu thập ý kiến đóng góp của công chúng để tiến hành hoạt động kinh doanh của trường một cách có trật tự, văn minh và nhanh chóng. - Thủ tục đăng ký các cuộc họp định kỳ của Hội đồng trường
- Thời gian lấy ý kiến của công dân trong các cuộc họp định kỳ của Hội đồng Nhà trường được giới hạn trong một giờ để nhận xét về các mục trong chương trình nghị sự hoặc các chủ đề khác liên quan đến hoạt động và chính sách của PWCS. Mỗi người phát biểu được giới hạn tối đa ba phút. Nếu có trên 20 công dân yêu cầu phát biểu tại cuộc họp thì thời gian phát biểu sẽ được điều chỉnh thành hai phút cho mỗi người. Nếu có từ 20 công dân trở xuống yêu cầu phát biểu thì thời gian dành cho mỗi người phát biểu sẽ là ba phút. Phụ cấp thời gian bổ sung có thể được cung cấp cho những diễn giả cần hỗ trợ dịch thuật, tùy theo quyết định của Chủ tịch Hội đồng. Những người phát biểu yêu cầu dịch vụ thông dịch viên phải thông báo cho Thư ký và cung cấp tên cũng như thông tin liên hệ của họ ít nhất 24 giờ trước cuộc họp.
- Công dân của Quận Prince William và nhân viên PWCS, phụ huynh/người giám hộ, học sinh và chủ sở hữu hoặc nhân viên của các doanh nghiệp hoặc tổ chức khác có địa chỉ gửi thư ở Quận Prince William, những người muốn gửi thư đến Hội đồng Trường Quận Prince William có thể yêu cầu được đặt trên danh sách các diễn giả trong giai đoạn lấy ý kiến của công dân bằng cách điền vào biểu mẫu Yêu cầu giai đoạn lấy ý kiến của công dân trên trang web của Hội đồng nhà trường tại https://www.pwcs.edu hoặc gọi điện thoại cho Thư ký của Hội đồng nhà trường (Thư ký), bắt đầu từ 8 giờ sáng Thứ Bảy ngay trước cuộc họp Hội đồng Trường mà công dân muốn phát biểu. Các yêu cầu nhận được trước 8 giờ sáng Thứ Bảy ngay trước cuộc họp Hội đồng Nhà trường sẽ không được thực hiện. Các diễn giả sẽ được đăng ký trên cơ sở ai đến trước được phục vụ trước, kết thúc vào buổi trưa của ngày họp. Danh sách đăng ký sẽ đóng khi tổng số diễn giả đã đăng ký đạt ba mươi và sẽ không có người đăng ký sau đó cũng như tại cuộc họp.
- Các diễn giả được xác nhận sẽ phát biểu tại cuộc họp định kỳ của Hội đồng trường sẽ không đủ tư cách phát biểu tại cuộc họp định kỳ tiếp theo của Hội đồng trường.
- Các diễn giả đã xác nhận sẽ phát biểu tại cuộc họp định kỳ của Hội đồng trường nhưng không phát biểu tại cuộc họp mà họ đã được xác nhận sẽ không đủ điều kiện để đăng ký phát biểu tại cuộc họp định kỳ tiếp theo của Hội đồng trường trừ khi họ thông báo cho Nhà trường. Thư ký Hội đồng trước buổi trưa của ngày họp mà họ không thể tham dự.
- Trong trường hợp các vị trí phát biểu chưa được lấp đầy vẫn còn sau khi tất cả các diễn giả đủ điều kiện đã được chọn cho bất kỳ cuộc họp nào, các vị trí đó sẽ được lấp đầy bởi bất kỳ diễn giả không đủ tiêu chuẩn nào theo thứ tự mà họ đã đăng ký bằng cách sử dụng các quy trình nêu trong Phần III.B.2.
- Không ai được phép ký tên hoặc đăng ký tên người khác vào danh sách cũng như không được thay mặt người khác đã đăng ký hoặc ký tên vào danh sách người phát biểu. Không ai đã đăng ký phát biểu có thể nhường thời gian của mình cho người khác.
- Tất cả các diễn giả phải cung cấp địa chỉ, địa chỉ gửi thư của doanh nghiệp hoặc tổ chức cũng như số điện thoại hoặc địa chỉ email để xác minh nơi cư trú của họ tại Quận Prince William và cho phép Thư ký liên hệ với cư dân nếu cần. Cư dân của quận không có địa chỉ cố định cũng có thể thêm tên của họ vào danh sách người phát biểu và sẽ cung cấp cho Thư ký phương tiện để liên hệ với họ. Thông tin liên hệ cá nhân được cung cấp cho Thư ký vì mục đích này không được cung cấp cho giới truyền thông hoặc các thành viên của công chúng yêu cầu điều tương tự theo Đạo luật Tự do Thông tin (FOIA), trừ khi công dân đã thể hiện sự chấp thuận của họ cho việc tiết lộ đó khi đăng ký phát biểu. (Nội dung của email và nhận xét được quay video được coi là hồ sơ công khai phải được tiết lộ theo FOIA.) Các diễn giả cũng phải xác định nội dung chương trình nghị sự hoặc vấn đề mà công chúng quan tâm mà họ sẽ phát biểu.
- Những diễn giả yêu cầu dịch vụ thông dịch viên phải thông báo cho Thư ký cũng như tên và thông tin liên hệ của họ qua điện thoại hoặc email, ít nhất 24 giờ trước cuộc họp.
- Ý kiến của Công dân trong các Phiên điều trần Công khai
Ý kiến của Công dân trong các phiên điều trần công khai sẽ chỉ giới hạn trong chủ đề của phiên điều trần. Chủ tịch Hội đồng sẽ xác định giới hạn thời gian cho các diễn giả dựa trên số lượng diễn giả và khả năng tiếp nhận những diễn giả đó. Thời gian, địa điểm và thủ tục đăng ký phát biểu tại các phiên điều trần công khai sẽ được thông báo trên trang web của PWCS trước phiên điều trần. Công dân được khuyến khích cung cấp cho Hội đồng Nhà trường quan điểm của họ về chủ đề của buổi điều trần thông qua các phương tiện liên lạc thay thế được xác định trong Phần I của chính sách này và bất kỳ cách nào khác để lấy ý kiến công chúng do chính quyền cung cấp, bao gồm cả các cuộc khảo sát công chúng. Ý kiến của công dân trong các phiên điều trần công khai phải tuân theo các quy tắc áp dụng cho giai đoạn lấy ý kiến công dân thông thường như được quy định trong chính sách này, trừ khi có quy định khác. - Bình luận của Công dân tại Cuộc họp cộng đồng hoặc các Diễn đàn khác
Khi nảy sinh một chủ đề được công chúng quan tâm liên quan đến hoạt động của Học khu Quận Prince William, ban quản lý hoặc Hội đồng Trường, theo đa số phiếu, có thể tổ chức cuộc họp cộng đồng hoặc cung cấp một diễn đàn công cộng khác để nhận thêm ý kiến đóng góp của công chúng về chủ đề cụ thể mà họ quan tâm. Cuộc họp cộng đồng hoặc các diễn đàn khác sẽ được lên lịch thông qua quy trình lập kế hoạch chương trình nghị sự áp dụng cho các cuộc họp định kỳ của Hội đồng Nhà trường, như được nêu trong Chính sách 132, “Các cuộc họp thường xuyên, đặc biệt và kín”. chủ đề của cuộc họp và tuân theo các quy tắc áp dụng cho thời gian lấy ý kiến của công dân thông thường như được quy định trong chính sách này, trừ khi có quy định khác.
- Các cuộc họp, Điều trần và Họp cộng đồng của Hội đồng Trường
- Phát biểu trước Hội đồng Trường Quận Prince William
-
- Sự công nhận của Chủ tịch Hội đồng sẽ được cấp cho một diễn giả hoặc nhóm kết hợp tại một thời điểm. Những người phát biểu trước Hội đồng Nhà trường với tư cách là một nhóm kết hợp không được phát biểu riêng rẽ hoặc với tư cách là một phần của nhóm kết hợp khác, phát biểu trước Hội đồng trong thời gian lấy ý kiến của công dân tại cùng một cuộc họp Hội đồng, phiên điều trần công khai hoặc cuộc họp cộng đồng. Chỉ những công dân đã đăng ký phát biểu mới có thể phát biểu trước Hội đồng, những cá nhân khác không được phát biểu thay mặt cho những người đã đăng ký nhưng không có mặt tại cuộc họp hoặc không thể tham gia. Những người đã đăng ký phát biểu có thể không nhường thời gian cho người khác.
- Các diễn giả sẽ phát biểu trước Hội đồng tại một micrô và bục giảng được đặt ở vị trí trung tâm và đặt trước phần phát biểu của họ tên, địa chỉ và chủ đề mà họ dự định đề cập. Những người phát biểu không muốn cung cấp địa chỉ của mình trước công chúng chỉ có thể tự nhận dạng bằng tên và nêu rõ rằng địa chỉ của họ có trong hồ sơ nếu trước đó họ đã cung cấp địa chỉ của mình cho Thư ký. Các nhận xét sẽ được gửi tới toàn thể Hội đồng Nhà trường chứ không phải tới từng thành viên Hội đồng, Giám đốc Học khu, nhân viên hoặc các thành viên khác của khán giả. Vì các ý kiến tích lũy có xu hướng ngăn cản việc lắng nghe các chủ đề khác một cách kịp thời, nên các diễn giả kế tiếp được khuyến khích hạn chế nhận xét của họ để thể hiện sự ủng hộ hoặc phản đối đối với một quan điểm đã nêu trước đó.
- Người phát ngôn không được phép phát các bản ghi âm hoặc ghi hình trong Thời gian bình luận của công dân. Bất kỳ diễn giả nào muốn chia sẻ bản ghi âm hoặc video với Hội đồng Nhà trường đều có thể làm như vậy bằng cách sử dụng các quy trình được nêu trong Phần II của Chính sách này.
- Vì thời gian lấy ý kiến của công dân, các buổi điều trần công khai và các cuộc họp cộng đồng là cơ hội để Hội đồng Nhà trường tiếp nhận quan điểm của công dân Quận Prince William chứ không phải để thảo luận nên cả Giám đốc Học khu và các thành viên Hội đồng đều không tham gia thảo luận với diễn giả. Nếu bất kỳ thành viên Hội đồng Nhà trường nào muốn biết thêm thông tin khi kết thúc bài phát biểu của diễn giả, thì thành viên đó chỉ có thể nói chuyện với diễn giả khi có sự cho phép của Chủ tịch toàn thể.
- Giới hạn thời gian
Như được quy định tại Mục II của chính sách này, thời gian dành cho mỗi diễn giả hoặc nhóm kết hợp sẽ là ba phút. Một diễn giả hoặc một nhóm kết hợp không cần đủ ba phút có thể không nhường lại thời gian chưa sử dụng cho người khác. Các diễn giả sẽ được điều trần theo thứ tự tên của họ được nộp cho Thư ký. Những diễn giả yêu cầu phiên dịch viên có thể được cung cấp thêm thời gian ngoài ba phút quy định nếu cần, theo quyết định của Chủ tịch Hội đồng. - Các chủ đề không phù hợp và nghi thức dân sự
Thời gian bình luận của công dân, các buổi điều trần công khai và họp cộng đồng nhằm mục đích cho phép cộng đồng trường học Quận Prince William trình bày với Hội đồng nhà trường về các chủ đề hoặc đề tài liên quan trực tiếp đến các hoạt động và chính sách tổng thể của Hệ trường và thuộc về sự quan tâm của cộng đồng nhà trường. Các diễn giả phải tôn trọng đặc quyền do Hội đồng Nhà trường ban hành bằng cách sử dụng các quy tắc lịch sự, tôn trọng, lịch sự và trang nhã được chấp nhận rộng rãi. Việc sử dụng những lời lẽ tục tĩu hoặc phỉ báng đều bị nghiêm cấm và sẽ bị loại trừ. Các nhóm hoặc cá nhân gây rối, cản trở trật tự của cuộc họp sẽ bị Chủ tịch Hội đồng hoặc Phòng An ninh và Quản lý Rủi ro của PWCS yêu cầu rời đi, cũng như các nhóm hoặc cá nhân có hành vi hoặc tuyên bố đe dọa đến sự an toàn của bất cứ ai tham dự cuộc họp. Chủ tịch toàn thể có thể yêu cầu tạm dừng bất kỳ lúc nào trong cuộc họp khi các cá nhân hoặc nhóm không tuân thủ các quy tắc này và Hội đồng nhà trường có thể đồng ý, bằng đa số phiếu, đình chỉ chính sách này và mọi giai đoạn lấy ý kiến của công dân, điều trần công khai, hoặc họp cộng đồng vì những lý do tương tự.
- Cấm băng rôn, bảng hiệu
Không được phép sử dụng biển báo, áp phích, bảng hiệu, biểu ngữ hoặc đồ vật tương tự trong phòng họp của Hội đồng Nhà trường trong bất kỳ cuộc họp, phiên điều trần hoặc họp cộng đồng nào của Hội đồng Nhà trường, ngoại trừ khi một phần của buổi thuyết trình và hội thảo của học sinh đã được PWCS phê duyệt. chỉ khi các biển hiệu, áp phích, biểu ngữ, biểu ngữ hoặc đồ vật tương tự không cản trở tầm nhìn của người khác hoặc đe dọa đến trật tự của cuộc họp và sự an toàn của người khác.
Hội đồng Nhà trường và Thư ký Hội đồng Nhà trường chịu trách nhiệm thực hiện và giám sát chính sách này. Chính sách này sẽ được xem xét lại ít nhất 5 năm một lần và sửa đổi khi cần thiết.
Khung pháp lý
Va. Code § 22.1-72, Cuộc họp tổ chức thường niên của hội đồng nhà trường
Va. Bộ luật § 22.1-78, Nội quy và quy định
Va. Code § 22.1-79 (A) (8), Quyền hạn và nhiệm vụ.
Va. Code § 22.1-86, Các cuộc họp của người dân hệ trường; ủy ban địa phương
Bộ luật Va.§ 22.1-253.13:7 (C) (4) và (6)
Tham khảo chéo